【マニュアル付き】5Sとは？導入する理由やメリット、デメリット、事例まで解説！

「5S」は「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」の5項目からなる、職場環境の維持や改善を目的として行われる活動です。5Sにより会社の無駄な部分をなくし、作業効率が改善されることで、生産性の向上につながります。

当記事では、5Sの事例を紹介するとともに、5Sのメリットやデメリットを詳しく紹介していきます。5Sの手順についても紹介するため、5Sの導入を検討している企業はぜひ最後までご覧ください。

1.5Sとは？

5Sとは「整理（Seiri）」「整頓（Seiton）」「清掃（Seiso）」「清潔（Seiketsu）」「躾（しつけ）（Shitsuke）」の頭文字を取って生まれた言葉です。生産現場の効率化と整理整頓の手法を表す言葉であり、この5つの要素が安全かつ最適に安定した生産活動を実現するための基礎であるとして定着しました。

なお、5Sは各項目をピックアップして「3S」「4S」と呼ばれることもあります。生産活動中の労働災害を防ぐためには、まず「整理（Seiri）」「整頓（Seiton）」「清掃（Seiso）」の3Sを満たしていることが欠かせません。そのうえで「清潔（Seiketsu）」を満たして4Sになっていれば、作業環境の向上や従業員満足度の改善が可能です。

さらに「躾（しつけ）（Shitsuke）」を満たして5Sを達成できていれば、生産現場が綺麗に保たれ生産性が向上するなどのメリットが現れやすく、理想的な状態にあると判断できます。近年は製造業だけでなく、病院や一般企業にも5Sの視点が広がり、職場環境のチェックリスト代わりとして活用している事例も増えました。

次項からは各項目について詳しく解説していくため、ぜひチェックしてください。

5Sのそれぞれの項目について詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

①整理

整理は、必要なものと不要なものを見分け、不要なものを処分することを指します。

たとえば、製造現場で出た不要なものをそのままにしておくと、本当に必要なものが分からなくなり、作業効率の低下を招きます。さらに、片づけを怠ったことで、使用物が原因となる転倒事故や火災など、トラブルの原因となる恐れもあるのです。

そのため、社内整理や情報整理をおこないコスト削減や生産性の向上実現のため、必要なものと不要なものをしっかりと見分け、不要なものは処分しておきましょう。

なお、5Sの整理でいう不要なものには、書類や道具などの物理的なものだけでなく、情報やデータなども含まれます。不要なデータを溜め込んでおくと、データ容量が膨大となり、PC稼働が遅くなり業務に使えなくなるということもあるので注意が必要です。

②整頓

整頓は、必要な書類や情報データ、物理的なものでは工具や資材などを使用しやすい場所に配置することを指します。

使用頻度や作業手順などを考慮し、定位置を決めておくことで、必要な書類や情報データ、その他工具や資材を探す手間が軽減され、生産性の向上が期待できます。また、配置する場所だけでなく、必要なものをすぐに取り出せる状態にしておくことも重要です。

たとえば、マーケティングや広報系の部門では年に数回のオフラインイベントがある場合があります。その際に「使用中」や「持ち出し中」などの札を用意しておくことで、イベントで使用する資材を探す手間が省け、円滑に準備作業が進みます。

情報の整頓では、データの保存場所やファイル名をつける際のルールを決めることを指します。欲しい情報がすぐに見つけられるようにしておくことで、業務効率はもちろん、案件の後任者への引継ぎなども行いやすくなるでしょう。なお、書類などの場合は、ファイルなどに振り分けて、ラベルなどを張り付けておくことで管理が楽になります。

③清掃

清掃は、製造機械や作業場などをいつでも使えるようにきれいに掃除しておくことを指します。

定期的に清掃やメンテナンスを行うルールを決めることで、不具合を発見しやすい体制づくりに繋がります。不具合や異常を早い段階で発見できれば、大きな事故を未然に防ぐことができ、最終的には安全性が向上します。

情報の清掃では、定期的に不要な情報を削除することが重要です。不要なフォルダやデータが溜まり続けると、空き容量がなくなり、PCの不具合や故障を招く原因になりかねません。情報の整理を行ったついでに不要なデータは削除するように心がけましょう。

また、近年重要視されているセキュリティの観点においても、個人情報をPCに残しておくのは適切だとは言えません。個人情報や企業の重要書類などを扱う場合は、資料の利用後、不要となったファイルは削除するか適切な保存先に格納するようにしましょう。

④清潔

清潔は、整理、整頓、清掃をマニュアル化して継続的に行い、きれいな状態を維持することを指します。

使った道具を元の場所に戻すことを心がけるだけで、快適な作業環境づくりにつながります。プレートやシールなどを用い、戻す場所がわかりやすいようにするのもおすすめです。

情報の清潔では、各従業員のPCを定期的に点検することで安全な作業環境の維持と改善を行うことが目的となります。点検を行うことで、データエラーやウイルス等の対策も行うことができるため、情報漏えい等のリスクも防ぐことが可能です。

⑤躾（しつけ）

躾は、整理、整頓、清掃、清潔の4Sを習慣づけ、ルールを設けて快適な職場環境を保っていくことを指します。

作業しやすい環境を維持していくためには、4Sを一度だけ行っても意味がありません。事務書類や工具の定位置を従業員で共有し、ルール化することで、常に作業しやすい状態を保てます。

なお、ルールに不備や実行のし辛さを感じる場合は、その都度ルールの見直しを行って共有しましょう。

5S活動の始まり

5S活動は、昭和30年代に自動車メーカーのTOYOTAが始めたことがきっかけとなって広がりました。今でも「トヨタ式5S」として定着しており、安心、安定の生産活動を支え、従業員満足度や生産性の向上にも貢献するシステムとして活用されているのが特徴です。

「トヨタ式5S」では特に整理と整頓の2項目を重視しており、最初は物の置き場所を統一するところから始めました。「必要な物がどこにあるか探す時間」は意外にも業務の手を止めてしまうことに気づいたのをきっかけに、物の定位置を決め、必要なタイミングで必要な分だけ手軽に取り出せる状態を作り上げています。結果、作業時間の短縮だけでなく在庫を正しく把握できるようになって管理が楽になるなど、副次的な効果も得られるようになりました。

「何がどこにいくつあるか」把握できる整理整頓術は、生産現場以外でも役立ちます。必要なExcel資料がどこに格納されているか、どれが最新版のデータなのか、誰がいつ作った資料なのか、一目でわかる整理、整頓ができていれば、生産現場以外の効率化にも効果的です。

企業が5Sに取り組むねらい、目的

企業が5Sに取り組む狙いは、生産性の向上にあります。「トヨタ式5S」でも触れた通り「必要なものがどこにあるか探す時間」「今ある在庫数を都度確認する時間」などは、本来短縮できる時間です。5Sが徹底できていれば、どこに、なにが、どれだけあるか誰でも手軽に把握でき、必要なものと不必要なものを最短時間で分類できます。その分、限られた時間内での生産数が向上したり、不要な残業をなくして人件費のカットや従業員が求めるワークライフバランスが叶ったりするのです。

また、5Sの中でも「躾（しつけ）（Shitsuke）」が徹底できていれば、企業の行動指針として5Sが定着します。会社に指示されて仕方なく整理整頓をするのではなく、5Sの意義や目的を理解したうえでルールの策定、運用ができれば、自主的に動ける組織として成長していくでしょう。従業員が高い危機管理意識を持って生産活動と向き合えるようになり、現場のマネジメントが行いやすくなるのも利点です。

なお、従業員の5Sに対する意識づけが上手くいかない、不安だと感じる場合には、人材を定着させるために必要なことが学べるセミナー「本当に取り組むべき意識行動改革とは」をご活用ください。アーカイブ動画を配信しているため、いつでもお気軽にご視聴いただけます。

「5Sが製造業をダメにした」と言われている理由

5Sには多くの利点がある一方で「5Sが製造業をダメにした」という意見もあります。

たとえば、作業に必要な工具が作業位置から移動することなく届く場所に格納されていた場合、毎回取りに行く必要がなくなって効果的に感じる一方、作業位置ごとに工具を設置する必要があるため総数を把握しづらくなります。反対に、格納場所を決めていることが原因となって「毎回工具を取りに行く」という手間が発生し、大きな工場であればあるほど非効率が発生してしまうのも問題です。

「何を優先するべきか」を可視化できていないと、5Sの導入自体が目的になってしまうこともあります。現場から「却ってやりづらい」「働きにくくなった」という声が上がる5Sが多かったからこそ、製造業をダメにする仕組みであると言われているのです。

5Sを徹底するのは一見すると良いことのように思えますが、導入方法や運用ルール次第では却って不便な仕組みとなってしまう点に注意しましょう。

3.5Sの4つのメリット

5Sを行うことで、以下のようなメリットが享受できます。

5Sによって、情報データや物の整理整頓が行き届く事で、小さなミスや不具合などがなくなり、業務効率化が図れます。さらに、定期的な点検や検査を行うことで、職場で発生する事故やトラブルが減り、質の高い業務や製品の提供が実現できるようになるのです。

このように、企業に一定のルールを分かりやすく提示して社員が守るようにすることで、余計なストレスを感じにくく、働きやすい環境が生まれます。5Sは、業務を効率化することで社員のストレスを減らし、モチベーション低下を未然に防ぎます。

①生産性の向上、業務効率化

作業スペースや工具の保管場所の整理整頓を意識することで、必要なタイミングで必要なものを素早く取り出せるようになり、物を探す不必要な時間を削減できます。結果、限られた時間でも効率よく大量の製品を作るなど、生産性が改善するのがメリットです。

要るものと要らないものを分ける、ラベルやマーキングにより物の位置がすぐにわかるようにする、不必要な在庫を抱えずいつもすっきりとした作業スペースを維持する、などの5Sを心がけましょう。

また、5Sにより作業工程が簡略化されると、業務効率化にも繋がります。最小限の手間やコスト、時間で最大限の生産活動ができるようになり、自社の収益最大化を狙えるようになるのが利点です。

②職場環境の改善、安全性の改善

5Sは、職場環境や安全性の改善にも役立ちます。たとえば、床が濡れていて滑りやすい状態にあったり、安全バーや事故防止ツールが正しく活用されていなかったりする場合、労働災害が起きやすくなるでしょう。一方、5Sを徹底して作業に最適な環境を構築できていれば、不慮の事故を防げます。

また「清潔である」「作業に適した服装、気温で働ける」という満足感は、従業員満足度の向上にも貢献するのがメリットです。心理的安全性が高く、作業に集中できる環境だからこそ、働きやすさが向上すると考えて良いでしょう。逆に、不潔で居心地の悪い環境では従業員の離脱も起きやすく、採用、教育コストの増大につながります。

③商品サービスの品質向上

生産活動に集中できる環境にあると、従業員の集中力が続くため人的エラーやミスを予防でき、商品サービスの品質向上につながります。商品についた僅かな傷に気づけたり、作業行程上のミスを予防できたりなど、作業のクオリティを上げられるのがメリットです。

まずは生産ラインやサービス提供のプロセスから不要な作業や手順を取り除き、ミスや遅延を防ぐよう意識してみましょう。

また、5S推進に際して作業工程を見直している最中に、要らないプロセスに気づくなど副次的なメリットも現れます。品質向上を図るための具体的な施策は、以下の通りです。

さまざまな対策を講じることで、より作業や商品サービスの質を高められるでしょう。

④社員の質が上がる

5Sの維持、増進が当たり前になっている会社では、社員の意識も変わっていくのがメリットです。「使った工具は元あった場所に戻そう」「きちんと清掃することが翌日の作業クオリティ維持に欠かせない」と意識づけることができ、5Sを徹底できるようになります。やがて5Sの意識は新入社員やアルバイト、パートにも浸透し、やるべきことをきちんとやる社風として定着していくのです。

「清潔でクリーンな場所で働いている」「統率が取れていて誰もルール違反する人がいない」という意識は、愛社精神の促進にも貢献します。誰もがストレスフリーで安心、安全に働ける会社を目指して5Sに取り組むのも良いでしょう。

4.5Sの3つのデメリット

5Sには多くのメリットがありますが、一方でデメリットがあるのも事実です。ここでは5Sの主なデメリットについて解説します。

①すぐに効果が得られるものではない

5Sを社風として浸透させるには長い時間がかかるため、すぐに効果が得られるものではありません。ルールを考えるだけでも時間がかかる他、実際にルール通り仕事をしてみたらやりづらい部分があり運用手法を変えざるを得なくなるなど、思わぬ落とし穴も生じます。自社の業務内容や従業員のニーズに合わせてトライ＆エラーで挑戦することで時間がかかり、最初は思うようにいかないかもしれません。

とはいえ、5Sを推進していく場合、ある程度時間がかかることを覚悟のうえで少しずつ意識を変えていくしかないのも事実です。なぜ5Sに取り組むのか、5Sに取り組むことでどんなメリットがあるのかも詳しく従業員に周知し、協力体制を得ておきましょう。

②正しく進めないと従業員の不信感に繋がる

5Sを実施する際には、自社のムリ、ムラ、ムダを把握し、的確に業務効率化を図ることが重要です。削減するべき箇所を正しく把握せずやみくもに5Sを進めているだけの場合「本当に意味があるのか」「無駄なのではないか」という不信感を従業員が抱いてしまい、ストレスの原因となってしまいます。

ストレスを感じている状態ではベストなパフォーマンスはできず、結果的に生産性の低下に陥ってしまうでしょう。5Sを実施する際には、自社の無駄がある部分を的確に把握し、従業員へ目的やねらいを浸透させておくことが欠かせません。

③コストがかかる

5Sは意識変革だけでできるように感じるかもしれませんが、意外にもコストがかかります。在庫管理システムを導入して在庫の「見える化」、整理整頓や清掃の時間を設けることによる人的コストの増大など、見えない部分でじわじわとコストがかかるケースは少なくありません。5S徹底に向けたミーティングやルールづくりにも人の手が取られてしまい、その分本業に割ける工数も減ってしまいます。

別途プロジェクトチームを立ち上げる場合は、5Sに割く予算や期間をある程度策定しておくと良いでしょう。「タダでできる5Sはない」という意識を持ちつつ、コスト管理を徹底することで費用面での負担を軽減するのがポイントです。

5.【業界別】5Sの活用事例5Sの活用事例

ここからは、5Sの活用事例についてご紹介します。

5Sの導入を検討している企業は、ぜひ参考にしてみてください。

①食品、物流業界

食品、物流業界ではきれいで衛生的な作業環境を維持し、食品や荷物に悪影響が及ばないようにするため、5Sを導入している企業が多いです。

たとえば、工場内への飲食物や危険物などの持ち込み禁止物を管理しやすくするために、業務中に使用する個人管理備品を工場側が支給したといった事例があります。

また、異物混入によるトラブルを防ぐために、洗浄剤や消毒剤などの保管場所を固定したり、ラベルを使って中身がわかりやすいようにしたりするなどの工夫を行っている企業も多いです。このように、トラブルの原因となる可能性のあるものを見える化し、業務改善に繋げていくことで、最終的には生産性の向上にも繋がります。

更に、食品業界の中には清掃を「清掃」「洗浄」「殺菌」の3つに分け、7sとしている企業もあります。7sにすることでより衛生管理の徹底に繋がり、消費者からのクレームや取引先とのトラブルを未然に防ぐことが可能です。

②医療業界

京都大原記念病院では、ヒューマンエラーや医療ミスの予防を目的に5Sを導入しています。機材、薬品、カルテなどの資料を扱う際の取り違えや患者の認識ミスを予防するには、必要なものを間違いなく取り出し、参照できる環境が大切だと考えました。

ステータスごとに物品を色分けする、複数名によるダブルチェック体制の構築、整理、整頓による業務効率化で看護師の業務時間にゆとりをもたせる、などさまざまな施策を実行しています。

その他、担当者ごとの動線を考えた業務振り分けで「院内を歩き回る時間を減らす」など、小さなことから始める病院も出てきました。一つひとつは小さなことでも、施策が集まることで大きな5S効果が現れます。

③電機業界

日本電産では、整理、整頓、清掃、清潔、躾、作法の6sに「良い社員（Quality Worker）」「良い会社（Quality Company）」「良い商品（Quality Products）」の3Ｑを加えた「6s3Ｑ」を大切にしています。

3Qを実現するためには、6sの推進が必要不可欠です。日本電産は、整理、整頓、清掃、躾に合わせて、作法を取り入れることで、社員のビジネスマナーや接客対応など営業力の強化を図っています。

6.5S導入の4つのポイント

ここからは、5Sを導入する際に押さえておきたい4つのポイントを紹介します。

5Sの導入を検討している企業は、4つのポイントを詳しくチェックしておきましょう。

①実施することだけを目的としない

実施することだけを目的にしてしまうと、何のために5Sを徹底しているのかわからなくなる社員が出てくる可能性があります。また、5Sの目的がはっきりしていないと、せっかく導入しても途中で終わってしまう可能性が高いです。

5Sを導入する場合は「ミス発生件数を〇件に減らす」「毎月の残業時間を△時間削減する」などのように定量化し、具体的な目標設定をしたうえで全社員に周知させましょう。

なお、導入時に設定した目標を達成した際には、効果検証を行ったうえで新たな目標を設定することが大切です。新しい目標を設定することで、職場環境のさらなる快適化につながります。

②明確な意思を持って取り組む

5Sは意志を持って取り組むことで、各社員の自己成長へ繋がります。

1つ目のポイントでお伝えしたように5Sは、目的を持って取り組むことが重要です。しかし、目的を遂行するためには、自身がどのような行動を取る必要があるのかを十分に考えたうえで取り組むことが求められます。目的を達成するための意思がない場合、ただ「やらされている」という感覚で5Sが進んでしまう恐れもあるのです。

そのため、社員には自分が達成するべき目的に合わせて、意思を持って行動する必要があることを理解してもらう必要があるでしょう。

③従業員の意見もしっかりとヒアリングする

5Sを行う際には、ルール策定が欠かせません。ルールを策定する際に従業員の意見を取り入れずに上層部だけで決定してしまうと、反感を買ってしまったり5Sの浸透に時間がかかる可能性があります。

また、実際に現場で働いている従業員の意見を取り入れないと、どの部分を効率化すれば良いのかがわかりづらく、5Sを実施する意味が無くなってしまうでしょう。もしもヒアリングをしたうえで実施が難しい部分があるのであれば、従業員と話し合いを行い、お互いに納得したうえでルールを決めるのがおすすめです。

なお、現場で働いている従業員の声を取り入れるためには、ミーティングやアンケートを行うなど、工夫が欠かせません。現場の意見を取り入れることで、従業員満足度の向上も期待できます。

④チェックシートなどを活用する

チェックシートを活用して5Sのステップやルールを可視化することで、達成状況を容易に確認できるようになります。進捗状況や達成までに必要な作業が可視化されていると、効率化に繋がるだけではなく、抜け漏れなどのミスを減らすことも可能です。

なお、本記事の「5Sチェックシートの具体例」内では厚生労働省から提供されているチェックシートについて詳しく解説しているため、ぜひチェックしてください。

7.【4ステップ】5Sの進め方

ここからは、5Sの進め方を詳しく解説します。

5Sを円滑に進めていくためにも、あらかじめ4つのステップをしっかりと把握しておきましょう。

Step1.研修の実施や考え方の共有など基礎となる体制作り

5S活動の役割分担を明確にしたり、定期的に研修を行って5Sの基本的な考え方を社員に共有し、しっかりと体制を作っておきましょう。

突然5Sを行うといわれても、重要性や目的が分からず行動に移せないという社員が多いでしょう。そのため、5Sを行うことでどのような効率化につながるのか、逆に5Sを行わないとどのようなトラブルが起こる可能性があるのかを企業全体で認識しておく必要があります。

しっかり組織の体制を作っておけば、5Sを行った際にしっかり目的に向かって取り組んでくれるようになるでしょう。

Step2.具体的な目的や目標を設定し共有する

体制作りが完了したら、5Sの目的や目標を明確にしておきましょう。

行う意味や最終目標を全社で共有することで、5Sの導入が成功しやすくなります。なお、5Sを成功させるためにも、できるだけ具体的な目標を設定することが重要です。「安全性の確保」「コストの削減」など、具体的な目標を設定して進めるようにしましょう。

Step3.ルール策定

5Sの目的や目標を明確にしたら、実際にルールを策定しましょう。

ルールの策定は、社員全体の目的を揃えるためにも非常に重要です。社員の目的を揃えることで、各々が意志を持って業務に取り組んでくれるような仕組みを作ることにも繋がります。

現状の見直しを行うとともに、改善点や強化点を見極めて具体的なルールを策定しておきましょう。

Step4.チェックシートを用いて現状の分析や修正を行う

ルールを策定したら、チェックシートを用いて5Sによる達成度を可視化できる状態にしましょう。

5Sによる達成度を可視化できる状態にすれば、改善すべき点や問題点を一目で確認できるため、社員のさらなるレベルアップにつながります。

なお、社員の認識を統一させるためにも、作成したチェックシートは全社員が共有できる場所に掲示するのがおすすめです。

実施する際は5Sのマニュアルを活用しよう

5Sを実施する際は、厚生労働省が公開している「生活衛生関係営業の生産性向上を図るためのマニュアル」を参考にしましょう。「労働環境改善」のフェーズで作業しやすい環境づくりに言及されており「探す時間を最小限に」「移動時間を最小限に」などさまざまな施策が紹介されています。

その他、5Sに取り組む際の手順や具体的な施策立案方法も解説されているので、何から手をつければいいか迷ってしまったときに便利です。

5Sチェックシートの具体例

厚生労働省では「5Sチェックリスト」の例を公開しています。例えば整理、整頓、清掃の分野では「職場の整理は日常化されていますか？」「不用品は所定の場所に置き、はっきり表示されていますか？」「使用する機械設備は点検・清掃がされていますか？」など、全て満たしておきたい必須項目がリストアップされています。その他、清掃や躾（しつけ）に関する項目や転倒防止の項目なども公開されているため、自社の業務性質に応じて必要なリストを活用してみましょう。

なお、ある程度チェックすることに慣れた段階で、自社オリジナルのチェック項目を設けるのもおすすめです。定期的なチェックで振り返りを促し、改善点があればすぐに改善するよう意識すれば、5Sが浸透するのも早くなります。

8.まとめ

今回は、5Sのメリット、デメリットや具体的な進め方について解説しました。

5S活動には、生産性の向上や商品サービスの品質向上など多くのメリットがあります。すぐに効果を得られるものではありませんが、効率的かつ快適な職場環境の実現につながります。

5S活動をスムーズに進めるためにも、ぜひ今回紹介した内容を参考にしてみてください。

なお、みらいワークスは国内最大級のプロフェッショナル人材データベースを運営している企業です。社内の精度や体制構築を行う上で、外部プロフェッショナルの意見を聞きたい方はお気軽にお問い合わせください。

（株式会社みらいワークス　Freeconsultant.jp編集部）