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【プロ監修】プロジェクトマネジメント成功の3つのポイントとは?

【プロ監修】プロジェクトマネジメント成功の3つのポイントとは?

企業や組織において、決められた期限や予算のなかで目標を達成し成果をあげるための「プロジェクト」に取り組む場面は少なくありません。
時間や人材などのリソースに制約があるなかでプロジェクトを成功へ導き成果をあげるには、プロジェクトマネジメントが必要です。
しかし、多くの関係者や要因が複雑に絡み合うプロジェクトの進行において、プロジェクトマネジメントは決して簡単なものではありません。

「どのようにマネジメントすれば良いかわからない」
「マネジメントしているつもりなのにうまくいかない」
といった悩みを抱えることもあるでしょう。

そこで今回は、プロジェクトとプロジェクトマネジメントの基本、プロジェクトが失敗しがちな要因をふまえつつ、プロジェクトを成功へ導くためのマネジメントのポイントやプロジェクトマネージャーに求められるスキルについて、プロフェッショナル人材が解説します。

1.プロジェクトマネジメントとは?

1.プロジェクトマネジメントとは?
プロジェクトマネジメントを正しく理解するために、まずは「プロジェクト」と「プロジェクトマネジメント」の基本について解説します。

1)そもそもプロジェクトとは?

「プロジェクト」とは、定められた一定期間のなかで、特定の目的を遂行するための業務を指します。
プロジェクトには「開始」と「終了」があり、その間をどう進めていくかを計画しながら実行していくことになります。

企業や組織においてプロジェクトが実行される場面は、新製品の開発、システム開発、組織の改革など多岐にわたります。
近年、多くの企業・組織から注目を集めているDX(デジタルトランスフォーメーション)の推進についても、プロジェクトとして実行されていることが多いです。

プロジェクトの規模は大小さまざまですが、実行にあたっては複数人でチームを組んで行われることが多く、「プロジェクトチーム」と呼ばれます。
プロジェクトチームは社内の人材だけで構成されることもあれば、社外の専門家やコンサルティングファームのコンサルタントが参画することもあります。

2)プロジェクト、タスク、プロダクトの違い

「目的を遂行するための業務」というと「タスク」も該当するのではないかと思われるかもしれませんが、タスクとは個々の仕事、職務、作業、工程などを指すものです。
これに対してプロジェクトは、目的達成に向けて実施する一連の業務全般を意味します。
つまりプロジェクトにおいては、プロジェクトの中に個々のタスクがあるということになります。

システム開発プロジェクトを例に挙げて説明すると、とある目的の達成のために、システム開発が行われます。
そのシステム開発における各工程、開発するシステムの要件定義、基本設計や詳細設計、システムのプログラミングやテストといった業務それぞれが「タスク」に該当します。
そうしたタスクを実行して最終的にシステムという成果物を開発して、当初の目的を達成するのが「プロジェクト」です。

つまりプロジェクトには、「複数タスクの集合体」という特徴もあるのです。
また、「プロダクト」もプロジェクトと混同されがちですが、プロダクトとは製品やサービス、成果物のことです。
システム開発プロジェクトでいえば、プロジェクトを通じて開発したシステムが「プロダクト」ということになります。

3)プロジェクトマネジメントとは

プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトを円滑に進めて目的を遂行するための活動を意味します。
具体的には、目的の達成から逆算してプロジェクトの計画を立案し、計画実行のために人材や費用、スケジュール、進捗などのさまざまな要素を総合的にマネジメントし、プロジェクトを進めていく仕事です。

プロジェクトマネジメントは「プロジェクト管理」と呼ばれることもありますが、個々のタスクやプロセスをコントロールする点に重きを置く狭義の「管理」と、プロジェクト全体の計画から実行、プロジェクトの品質や納期、コストといったところまで総合的に見る広義の「マネジメント」として区別されることもあります。

プロジェクトマネジメントを担当する人材が「プロジェクトマネージャー」で、「プロマネ」「PM」と略されます。

4)プロジェクトマネジメントが必要とされる理由

プロジェクトマネジメントが必要とされるのは、プロジェクトを失敗させないようにするため、プロジェクトを成功させるためです。

長年繰り返されてきたルーティンワークであれば、業務の遂行にかかる時間や費用を精緻に見積もることもできるでしょう。
しかし、大半のプロジェクトはある目的に挑む新たな業務であり、複数人や複数部門が関与します。

そうした状況でプロジェクトマネジメントを行わなければ、

  • プロジェクトの遂行に想定以上の時間がかかり、期日までにプロジェクトが完了できない
  • プロジェクトの実行スピードを重視するあまり、成果物の品質が低くなる
  • 工数の見積もりが不正確で人材不足に陥り、メンバーに大きな業務負荷がかかる
  • 決められた予算をオーバーしてしまい、プロジェクトが赤字になる

といったことが起こり、プロジェクトは失敗に終わってしまいます。
そうならないよう、プロジェクトを円滑に進めて成功させるためにマネジメントが不可欠なのです。
プロジェクトマネジメントを適切に実施することで人的資源や予算のむだが省かれれば、利益を最大化することも可能になります。

5)プロジェクトマネジメントの重要性

現在用いられているプロジェクトマネジメントの概念が確立したのは、1950年代にもさかのぼります。
アメリカ国防省が軍事兵站管理手法としてマネジメント手法を体系化したのが、そのはじまりとされています。

その後、米国の非営利団体PMI(Project Management Institute)によって「プロジェクトマネジメント知識体系ガイド(PMBOK:Project Management Body of Knowledge)」が策定されると、プロジェクトマネジメントの世界標準として用いられるようになりました。

世界各国で進められているDX推進をはじめ、さまざまな市場で多様なプロジェクトが展開される現在、プロジェクトマネジメントの重要性は年々増加の一途をたどっています。
PMIが今2021年6月に発表したレポート(※1)では、プロジェクトマネジメントスキル需要の高まりを受け、2030年までに新たに2500万人のプロジェクトマネジメント人材が世界規模で必要になると予測されています。

2.プロジェクトが失敗に終わってしまう要因

2.プロジェクトが失敗に終わってしまう要因
プロジェクトマネジメントの重要性が認識されるようになった現在も、残念ながらプロジェクトが失敗に終わってしまうことは珍しくありません。
ここからは、よく見られるプロジェクトの失敗事例を通じて、プロジェクトが失敗に終わってしまう要因や、プロジェクトマネジメント上考慮すべきポイントについて解説します。

1)使っている言葉の定義が合致していない

プロジェクトを進めていくなかでは、メンバー間でコミュニケーションをとる場面が数えきれないほどあります。
その際、同じ言葉を使っていても、その言葉が同じ定義であるとは限りません
言葉の定義が合致していない、つまり同じ言葉を違う意味で使っており、ここからさまざまな齟齬が生じていくなどのケースが散見されます。

システム開発のプロジェクトでいえば、要件定義、基本設計、プログラミング、テストなどのマイルストーンがありますが、こうした用語もメンバーどうしが違う意味合いで使っていたら、マイルストーンとしての意味を果たさなくなってしまいます。
「このプロジェクトにおける、この言葉の定義」を都度明確にしておくことは、誤解を防ぐために重要なプロセスといえます。

2)コスト感覚を共有できていない

プロジェクトを成功させるためには、労力、費用、時間といった資源のコストを適切にコントロールする必要があります。
しかし、実働するメンバーとプロジェクトマネージャー、またはメンバーどうしでコスト感覚にずれがあると、コスト管理が難しくなります。

例えばシステム開発のプロジェクトにおいて、要件定義は非常に重要なプロセスですが、「要件定義が一番大事だから、ここは時間もお金も費やす必要がある」と考える方もいれば、「要件定義なんてPowerPointでまとめるだけだから、簡単で安くできるでしょ」と考える方もいます。
コストへの言及は漠然とした定性的表現ではなく、明確な数値をもとに定量的表現で議論、共有するなど、コスト感覚をきちんと共有できるような手法の採用が、プロジェクトのマネジメントには求められます。

3)誰も決めない

システム開発のプロジェクトにおける要件定義では、最初はさまざまな要望が挙がるものですが、多くの場合要望のすべてを採用することはできず、要望に優先順位をつけて採用可否を決めていくことになります。

しかし、なかには、要件採用の可否を誰も判断できず、言われた要望を全部詰め込もうとするケースもあります。
そうなれば肥大化した要件の分開発に時間も費用もかかり、目的の納期に間に合わない可能性が高くなることになってしまいます。

あるいは、要件を一旦決めたにもかかわらず追加要望にノーと言えず追加開発が必要になるケース、上層部から無茶なオーダーがスケジュールギリギリで降りてくるケースなども、納期遅延やコスト超過につながりがちです。
プロジェクトを計画にそって進め成功させるためには、「これはできません」「これは諦めましょう」と決断できること、それを伝えられることも大事なポイントです。

4)リモートで状況が見えない

昨今はリモートワークで進められるプロジェクトも珍しくなくなりました。
従来のように全員がオフィスに集まっている状態であれば、会議の議事録がなくてもあとで確認しやすく、各メンバーのタスクの進捗もなんとなく視界に入っていましたが、リモートワークではそうはいきません。

アジェンダや議事録などのドキュメントがない会議は決定事項も未決事項もあやふやになりやすいですし、タスクの進め方に迷っているメンバーがいてもその雰囲気をチャットで察するのは困難です。
こうしたところからプロジェクトが少しずつうまく進まなくなることもあるでしょう。
リモートワークでは特に、ドキュメントを作って共有する、プロジェクトメンバーとのコミュニケーションのとり方を考えることは、プロジェクトマネージャーの重要な仕事です。

3.プロジェクトを成功へ導くマネジメントの3つのポイント

3.プロジェクトを成功へ導くマネジメントの3つのポイント
プロジェクトを成功させるために、プロジェクトマネージャーが押さえておきたいマネジメントのポイントはさまざまあります。前述でもその一部を取り上げましたが、ここでは特に重要な3つのポイントについて解説します。

1)目的の明確化

システム開発プロジェクトには「企業が達成したい目的」があり、システム開発はその手段、一つの手法でしかありません
マーケティング分野の格言に「ドリルを買いにきた人が欲しいのはドリルではなく『穴』である」というものがあります。

これになぞらえれば、システム開発のプロジェクトにおけるゴールは、システムという『ドリル』ではなく、システムによって開けることが可能になる『穴』なのです。
システム開発には高額な投資を行うことになりますが、目的がさまよってしまうと要件も絞りきれません。

果てはシステム開発が目的化してしまい、本来の目的を見失ってしまうこともあるでしょう……。
システム開発を外部委託する場合でも、目的が明確でないと受託者からの提案が低いレベルに留まりがちです。

「このシステムを作って何を実現するのか」
「この投資でどれだけの効果を得ることができるか」
上記の2つをを常に明確に意識しておく
ことが、開発するシステムの品質、ひいてはプロジェクトの成功自体を左右します。
プロジェクトマネージャーはまず経営者の目的意識を明確に引き出し、そしてプロジェクトメンバーと共有することが大切です。

2)現状の把握

プロジェクトの遂行を「車で目的地に行く」ことにたとえると、急ぐ事情があるのか時間がかかってもいいのか、走るのは晴天なのか雪の中なのか、といった状況によって、選択する車の種類は必然的に変わるものです。

プロジェクトの目的を明確にするためにも、プロジェクトの計画を適切に立案するためにも、現状を正しく把握することは不可欠
です。
DX推進プロジェクトやIT化プロジェクトでは、経営者の「DXをやりたい」「IT化したい」といった抽象的なオーダーをもとに進められるケースもよく見られます。

こうしたプロジェクトを成功へ導く第一歩としては、目的の明確化です。
何がどう変わるとうれしいのか?を整理する必要があります。
そのためには既存の組織構成や業務フローを書き出し、そこにどのような現状があり、どのような課題があるのかといったことを可視化することで、現状を経営者に把握してもらい経営者自身で目的を明確化ところから始めるという手法が良いでしょう。

目的を明確化することが難しくとも把握できればコミュニケーションの中で目的を可視化できると思います。
経営者と現場の間で現状を可視化し、全員の現状認識をすりあわせながらプロジェクトを進行できるようにするのも、プロジェクトマネージャーに求められる重要な仕事の一つです。

3)関わる人々とのコミュニケーション

プロジェクトチームには、その目的や現状に応じてさまざまなメンバーが参加します。
メンバーが有するスキルや知識、経験、プロジェクトとの利害関係や達成への思い入れは人それぞれです。

多様なメンバーを適切にマネジメントするためには、プロジェクトマネージャーが「自分とメンバー」「メンバーどうし」のコミュニケーションプランを整理しておく必要があります。
システム開発のプロジェクトについていえば、開発部門と運用部門の関係がよくない、営業担当者とSEの仲が悪いといった話がよくあります。

その原因として多いのは、双方がプロジェクトの目的や現状を理解していない、利害の衝突を訴えているというような要素です。
プロジェクトマネージャーはその状況を把握し、原因を推察してコミュニケーション上の対策を打ち立てる必要があります。

また、先のリモートの話とも関連しますが、従来のオフィスワークであればクッキーや飴を持っていってちょっとしたコミュニケーションをとることができましたが、今はなかなかそうはいかないです。
つまり、コミュニケーションするまでのコストが高い状態になっています。

メンバーから見て「マネージャーに話さなきゃ」「あの人(別のメンバー)に連絡しないと」のコミュニケーションコストが高くなることと、プロジェクトマネジメントが難しくなることは比例関係
にあります。

リモートワークが広く導入されるようになっている現在、メンバーのコミュニケーションコストを下げ、気軽に話し合える関係になれるようなコミュニケーションプランは、現在のプロジェクトマネージャーの大きな課題です。

4.まとめ

建築機械を製造する仕事、自動車を作る仕事、橋をかける仕事……そうした仕事は目的が明確で関係者全員が理解しやすく、そのプロセスも目で見ることができます。
他方、システム開発や新サービス開発のプロジェクトなどは、成果物や目的が「モノ」ではないため、目に見えず、あやふやになりがちです。

このことはプロジェクトの全容を見えにくくさせ、メンバーの理解を妨げるといった観点で、プロジェクトの遂行を阻害する大きな要因となります。
また、プロジェクトを進行しているのはAI(人工知能)や機械ではなく人間です。
そのため、ちょっとしたコミュニケーションがプロジェクトのスムーズな進行に寄与する反面、リモートワークでメンバーのことが見えづらくなっている状況がプロジェクトの遂行を難しくする要素にもなり得ます。

そうした点をふまえ、プロジェクトマネージャーがプロジェクトを適切に管理し、成功へと導くためには、想像力をもつことが重要なポイントです。
昨今は特に、リモートワークで進捗管理が難しくなっている面もあるかもしれませんが、想像力を働かせてプロジェクトの進行を支えることが、プロジェクトマネージャーとしての重要なスキルといえるでしょう。

監修者プロフィール 大手通信事業会社で経験を積んだのち、法人を立ち上げ独立した、IT・DX推進、業務整理・改善を得意とするコンサルタント。 大手通信事業会社時代は、入社時からプロジェクト責任者として活躍し、新規サービス基幹システム構築や、業務整理・業務改善のプロジェクトで9年近く経験を積む。その後、自身で仲間と立ち上げた法人では、経営業務や中小企業のDX推進、システム導入を多岐にわたって経験。クライアントの状況にあったシステム導入の提案に強みを持つ。



(株式会社みらいワークス Freeconsultant.jp編集部)
出典
※1:PMI、今後10 年間のプロジェクトマネジメント指向人材の雇用傾向とその世界的影響予測レポート「PMI人材ギャップ・レポート(PMI Talent Gap Report)」を発表(PR TIMES) https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000001.000081046.html
※1:Talent Gap: Ten-Year Employment Trends, Costs, and Global Implications(Project Management Institute)
https://www.pmi.org/learning/careers/talent-gap-2021

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