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【効率化】社内稟議の目的とは?オンラインでシステム化するメリットも解説!

社内稟議とは?稟議書が通りやすい人の特徴や書き方のポイントを解説
新規事業の立ち上げやサービスや製品の購入を行うとき、必須となるのが社内稟議です。
目的や効果、かかる費用などをまとめ、決裁者に承認を得る必要があります。 
しかし若手社員が大きなプロジェクトの稟議を上げるとなると、なかなか決済が下りないこともあるでしょう。こういったケースでは、内容自体に問題がなくても書類の書き方や出し方に問題があることも多いです。

『稟議書が中々通らない…』という方は、稟議の意味や目的をあまり考えず、形式的に決められたフォーマットで作成している方も多いのではないでしょうか?
スムーズに社内稟議を通せないと、業務効率が落ちるだけではなく自分がやりたいプロジェクトを実現できず将来のキャリアにも影響します。

そこで社内稟議が持つ意味を解説した上で、上司や経営層にすんなり決裁してもらうコツを解説していきます。

1.社内稟議とは?

1.社内稟議とは?意外と知らない基礎知識

社内稟議の意味を正確に知らないという方がほとんどではないでしょうか。
社内稟議とは、企業などの組織内での活動に対して、上司や経営層に承認してもらうことです。
予算や規模が大きくなれば、課長から部長、というように複数人の間で順に決裁が行われます。

新規事業プロジェクトを立ち上げる場合、コストや人材などさまざまなリソースが必要となります。企業としてこれらのリソースに見合うリターンがあるのか、事業戦略にマッチしているか、リスクが大きくないかといった経営面での判断が必要となります。

しかしあらゆる事項を決める度に管理職や経営層を集めて会議を行うのは、効率的ではありません。そこで全員で会議をする代わりに文書を作成して、課長→部長→役員・・・という流れで回覧、決裁してもらうことが社内稟議の目的です。

複数人がそれぞれの視点でチェックするため、課題を洗い出しやすい点が社内稟議のメリットです。また決裁が下りれば社内で正式にGOサインが出たことになるため、他部門から協力を得やすくなるというメリットもあります。

社内稟議の種類

社内稟議は大きく「契約稟議」「購買稟議」「採用稟議」という3つの種類に分かれます。

(1)契約稟議

外部企業と業務委託契約を結ぶ場合など、他社と契約を締結するときに上げる稟議のことです。
稟議書とあわせて契約書の原案や契約先企業の与信情報などもそろえて稟議に回します。

(2)購入(購買)稟議

製品やサービスを購入するときに上げる稟議のことです。
購入費用によって、決裁者が変わります。
稟議書とあわせて、製品やサービスの詳細がわかる資料や見積もりをそろえて稟議に回します。

(3)採用稟議

社員採用にあたって採用活動を始めるために上げる稟議のことです。
職種や求める能力のほか、人材紹介会社や採用広告にかかるコストも含めて稟議に回します。

社内稟議と決裁の違い

社内稟議と決裁、意味は似ていますが厳密には違いがあります。最もわかりやすい違いは「立場」と「承認する役職者の人数」です。
もともと「稟」という字には「申し出る」という意味があります。

つまり社内稟議は申請する側の視点です。担当者から見て、管理職、さらにその上の経営層という流れで複数人に承認してもらうという意味です。
一方で決裁とは決裁権のある役職者の視点であり、下から上がってきた申請を承認するという意味があります。

【効率化】社内稟議書は多くの企業でオンライン化が進んでいる

社内稟議書は、多くの企業でオンライン化が進んでいます。従来は紙の稟議書を各担当者ごとに回覧板形式で回していくのが一般的でしたが、近年はオンライン化が進み、基幹システムや社内ポータルサイト上で回せるようになりました。

稟議の申請決済方法

上図では、紙媒体による社内申請、決済が全体の3割近くまで減少していることがわかります。システム、メール、チャット等によるオンライン化に対応している企業は全体の6割近くを占めており、もはやオンラインでの稟議が主流になりつつあると言えるでしょう。

これは働き方改革による業務効率見直しや、新型コロナウイルス感染症対策に伴うテレワークの浸透などによる影響が考えられます。在宅でも短時間で承認、チェックができるオンライン稟議は、今後も幅広く導入されると予想できます。

紙で稟議書を作成する場合の課題点

オンライン稟議が浸透している背景には、そもそも「紙の稟議書が不便」という課題があります。下記では、紙で稟議書を作成する場合の課題点についてチェックしていきましょう。

工程に時間がかかる

紙での稟議書は、作成から承認に至るまでの多くの工程で時間がかかります。

まず、作成者がExcelやWord等で作成したフォーマットから稟議内容に合うものを選定し、内容をひとつひとつ入力または自筆記入しなくてはなりません。その後は稟議書を印刷してファイルに挟む等して回覧できる状態に整え、上長に持参する必要があります。

承認者側である上長も、承認印の準備やコメントの手記入などに時間がかかるという問題を実感している方も多いのではないでしょうか。「外回りをしていてなかなかオフィスに戻れず、稟議書の承認作業が溜まってしまった」「長時間の会議に出ているうちに重要な稟議に対応漏れが起きた」という状況はできるだけ無くしたいですよね。

「紙の稟議書はひとつひとつの工程に時間がかかるからこそ非効率である」という声が高まったことから、オンライン稟議書のニーズが拡大しました。

進捗の把握がしにくい

複数の承認者が必要な稟議書の場合、そもそも今稟議書が誰の手元にあるかわからなくなってしまうことも多いです。そのため、今どこで稟議が停止しているのかが分かりにくく、進捗が掴めにくいという問題点があります。

ときには「どの稟議書が誰の手元にあるか」「差し戻ししたいとき誰に渡せばよいか」がはっきりせず、そのまま稟議書が行方不明になってしまうこともあります。申請者も承認者も度々声をかけ合うことが多くなり、時間的な非効率が生まれる点が課題として上げられるでしょう。

作成後の管理やセキュリティに手間がかかる

紙の稟議書は、承認作業を一通り完了した後も保管が必要です。

誰がいつどんな予算に対して許可を出したのか、後日照会されることがあるので「申請が通ったから終わり」と破棄するわけにもいきません。戻ってきた稟議書をファイリングしたり、管理番号を振り分けて倉庫に戻したり、都度PDFスキャンしてファイルタイトルをつけたりする雑務が発生します。よって、社員による細かな作業が増え、勤務時間内の作業時間にロスが生まれます。

また、ヒューマンエラーによる紛失も起こりやすいです。外出先に稟議書を持ち出して紛失した場合、重大な機密情報も流出する恐れがある等のセキュリティ上の問題が生じる点も、課題といえるでしょう。

社内稟議をオンライン化する場合の注意点

社内稟議をオンライン化する場合、いくつか注意点があります。これまで紙での管理が当たり前だった会社は、下記に目を通しておきましょう。

導入に時間やコストが必要

既存のワークフローシステムを導入する場合、社員数に応じて月額料金がかかることが多く、企業規模が大きく、利用期間が長いほどコストが膨らむのがデメリットです。

また、基幹システムを大幅に改修する場合でも開発費用がかかる他、自社開発であればその分時間もかかるので、オンライン化できる日が遠のくかもしれません。

なるべく安く簡潔な手段を試すとしても、コストも時間もゼロにすることはできないでしょう。そのため、あらかじめ予算を確保し、厳密なスケジュール管理をしながら進行していくことが欠かせません。

適切なデータ管理能力が必要

たとえばセキュリティ対策が不十分で大部分の稟議書データが破損した場合、必ずしも復旧できるとは限りません。社外に流出した場合は重要な機密情報が知られてしまう原因となり、貴重なビジネスチャンスを失ったり具体的な損失が出たりすることも考えられます。

そのようなトラブルを未然に防止するためにも、システム上のセキュリティ対策を完全にしておくことはもちろん、使う側である社員のITリテラシー向上も必須です。どんな使い方をするべきか丁寧なオンボーディングをしながら、軌道に乗せていきましょう。

社内稟議をオンライン化するメリット5つ

次に、社内稟議をオンライン化するメリットを解説します。紙の稟議書の場合と比較しながら、オンラインならではのメリットがどこにあるか探っていきましょう。

稟議承認までがスピーディーに進む

社内稟議をオンライン化した場合、システム上でボタンひとつクリックするだけで稟議が進むので、紙の稟議書をバトンタッチしていく手間がかかりません。

また、不備があったときの差し戻しもボタンひとつで完了し、コメントも記入できるのでコミュニケーションもスムーズです。そのため、複数の承認者が必要な稟議書であっても、申請から承認まで1日足らずで完了することもあります。急ぎの稟議のときほど活用しやすい手法であり、業務効率化にも貢献するでしょう。

稟議の進行状況が分かりやすい

オンライン稟議システムは「稟議書作成中」「承認待ち」「承認完了」などのステータスが現れる他「〇〇部門△△課長の承認待ち」など担当者の表記もできるので、進行状況がわかりやすくなるでしょう。もし滞りがあれば担当者に直接声をかけることができるので、管理側の工数も減らせます。

また、権限が付与されている人であれば、自分の管理下にある稟議書の全てを閲覧できるため「なぜ稟議が跳ねられたのか」などの理由分析を行うのにも便利です。

データの保管管理が簡単

稟議書に管理番号をつけたり、ワークフローシステムに則って次の承認者にバトンタッチしたりすることも自動化できるので、申請書作成の手間がかかりません。

完了した稟議書もデータとして保存できるので、後で参照したくなったときの検索も容易です。

監査効率がアップする

監査の際に稟議書を参照するときも、データ化されていれば必要な情報をすぐに引き出せます。また監査担当者に一定の権限を与え、自発的に稟議書を検索できるように設定するなど、一時的にフレキシブルな使い方ができるのもメリットです。

管理番号で検索、稟議書タイトルで検索、担当者名で検索するなど、さまざまな探し方ができるため、倉庫から稟議書を探し出す時間も削減できます。

紛失のリスクが減らせる

オンライン稟議書は全てデータ化されて管理されるので、紙の稟議書のように社内・社外問わず紛失の可能性が少ないでしょう。定期的なバックアップや災害復旧プランを実施することにより、データそのものを守ることも可能です。データの紛失や破損に備えやすく、情報漏洩のリスクも減らせます。

また、全てデータ化されるため「飲み物をこぼした」「誤ってシュレッダーしてしまった」などの破損、汚損も怒りにくいです。確実かつ正確に稟議書を保管したいのであれば、データ化をおすすめします。

社内稟議書をスムーズに通すポイント

2.ワークフローシステムで社内稟議を通りやすくする方法
社内稟議がスムーズに通るかどうかは、3つのポイントがあります。

ここでは、この3つのポイントに分けて、具体的なコツを解説します。

実績を重ねて信頼を高めておく

日頃から信頼関係を作っておくことで「この人からの提案なら信頼できる」と判断されやすいです。

逆に、日ごろから適当な対応を行っていたり、細かなミスが多かったりする人は信頼が少ないため、なかなか提案が通らないということもあるでしょう。そのために、日ごろから丁寧に仕事をしたり、正確な情報を提供したりして信頼を高めておくと良いでしょう。

根回しや事前調整を行う

社内稟議では複数人の承認を得る必要があります。しかし新規事業など会社として大きなチャレンジをするとなると、反対意見をもつ人も出てきます。

また導入する技術や機能の理解度も人それぞれでしょう。こうした中で何の準備もせずワークフローシステムで申請しても、途中で誰かがに却下されてしまいやすくなります。
申請前にそれぞれの承認者にあわせた説明を行い、承認者の疑問や心配ごとを洗い出して潰していくことが重要です。

テレワークなどで対面する機会が少ない今こそ、こういった根回しや社内での調整などの承認を得やすい環境を自ら作っていくことがより大事です。

稟議に対する強い熱意を伝える

難易度が高いプロジェクトや規模の大きなプロジェクトでは、申請者のスキルだけではなく熱意や主体性も大切です。
特に若手社員の場合、「会社をよりよくしたい」「自分自身を成長させたい」という熱意が上長や経営陣の心に響くこともよくあります。

しかしワークフローシステムを使って申請する場合、こうした熱意は意識しないと伝わりません。直接対話する機会を設けるなどして、熱意を伝えるよう工夫しましょう。

5.まとめ

新たなプロジェクトを立ち上げる上で障壁となりやすい社内稟議ですが、通りやすい稟議書作成のためには、そもそも社内稟議の意味や本来の目的を整理することが第一歩であるため、なぜ必要かをよく理解した上で臨むことが重要です。

ただし、社内稟議を通すためには2つの重要なポイントがあります。
まずは申請者自身のイメージ戦略です。どんな業務でも丁寧に対応するなど、普段から信頼を得ておく必要があります。事前の根回しができるよう、社内のコミュニケーションも日ごろから積極的に取り組みましょう。
また実際に申請するときは、熱意のアピールも効果的です。

もうひとつのポイントは稟議書の書き方です。
読みやすさに配慮した上で、リターンやリスク回避策など経営層が知りたいことを記載しておくことが重要です。

社内稟議は将来のキャリアも左右する重要な業務です。
自分のやりたいビジネスにチャレンジできる可能性が広がります。若手のうちから社内稟議のコツや周りの人材の使い方に慣れておくと、将来大きな強みになるはずです。

とはいえ若手のうちはひとりでは必要事項を網羅できません。
社内外の人材をうまく活用して、説得力のある稟議書に仕上げましょう。
リスクマネジメントや新規事業の経験の豊富な外部プロフェッショナルに頼るのも1つの選択肢となります。

なお弊社は、国内最大規模のプロフェッショナル人材データベースの運営企業です。
『新規事業の旗振り経験が豊富なプロフェッショナル』や
『リスクマネジメントに長けているプロフェッショナル』など
プロフェッショナル人材をお求めの方はお気軽にご相談下さいませ。



(株式会社みらいワークス Freeconsultant.jp編集部)
出典
※1:緊急事態宣言下でも稟議申請・決裁は31.4%が「紙」で実施!約4割が「そもそも在宅では稟議不可」など紙媒体の課題噴出(ワークフロー総研)
https://www.atled.jp/wfl/article/68/

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