【2024年最新】PMOコンサルタントを活用するならコンサルティング会社が良い？支援内容や費用相場まで解説

近年は、日本企業においてもDX（デジタルトランスフォーメーション）推進やメタバース、大規模なシステム開発などに関するプロジェクト案件を動かす企業が増加しています。その状況を受け、需要が高まっているのが「PMO」と呼ばれる担当者、組織の設置です。PMOは社内の人材、部門が担当するケースもありますが、人材が不足している場合やより高度なPMOを必要とするケースでは、外部のコンサルタントにPMOを委託する「PMOコンサル」という選択肢があります。

しかし「どのコンサルティング会社がいいのかわからない」「相場を知りたい」といった悩みから、PMOコンサルタントの活用に踏み切れていない方も多いのではないでしょうか？当記事ではコンサルティング会社の選び方やおすすめの依頼先、PMOコンサルの役割などを解説します。ぜひ最後までチェックしてください。

1.PMOとは？

「PMO」という言葉は、「Project Management Office」の略語です。具体的にどのような仕事を担うのかというと、その実態は多岐にわたります。

アメリカの非営利団体PMIがプロジェクトマネジメントの知識や手法、ノウハウを体系的にまとめて解説している「PMBOKガイド（A Guide to the Project Management Body of Knowledge）」（第5版）では、PMOを「プロジェクトに関連するガバナンス・プロセスを標準化し、資源、方法論、ツール、および技法の共有を促進するマネジメント構造」と定義したうえで、「PMOの責任はプロジェクトマネジメントの支援を提供するところから実際のプロジェクトを直接マネジメントする責任をもつところまで幅がある」としています。

この言及でも「幅がある」とされているように、PMOの職責や仕事の範囲のあり方は多種多様。組織やプロジェクト案件の内容によって対応範囲は異なります。

そしてその仕事を1人で担当するケースもあれば、組織として構成・設置されるケースもあり、後述するようにPMO業務を外部のフリーランス人材やコンサルティング会社に委託するケースもあります。

2)PMOとPMの違い

同じくプロジェクト管理に関連する職務に「PM（Project Management／Project Manager）」があります。PMとPMOは混同して語られることがありますが、PMはプロジェクト自体を管理・マネジメントする役割であるのに対し、PMOはプロジェクトマネジメントを管理・サポートする役割を担うものであり、その職責は明確に異なります。大規模なプロジェクトでは複数のチームを組んで業務を進めることが多く、その規模によってはPMも複数人になりますが、PMだけでは個別のチームのマネジメントとプロジェクト全体のマネジメントを並行することが難しくなることも少なくありません。

そのように、困難な状況が増えているPMを支援してプロジェクトの実行を支えるのがPMOというわけです。PMOはすべてのプロジェクトに存在するとは限りませんが、IT業界、メディカル業界、建設業界などでは案件がプロジェクトベースで進められることも多く、そのほかの業界でもさまざまな組織でプロジェクトが推進されるなか、PMOの必要性は高まっています。

2.PMOフレームワークの種類とPMOの役割

PMOはPMを支援する役割ですが、その業務内容と同様に、PMとの関係性やプロジェクト内でのポジションもケースバイケースです。PMの直下にPMOが配属されるケース、企業経営者などのプロジェクトオーナー直属の組織・ポジションとしてPMOが設置されるケースなどがあります。PMBOK第6版では、PMOの形態を、PMに及ぼす影響の度合いに応じて次の3つに分類しています。

また、プロジェクトを成功に導くPMOに求められる知識をまとめた書籍『PMO導入フレームワーク』（高橋信也・著／峯本展夫・監修、生産性出版）では、PMOには次の3タイプがあるとしています。

こうした分類を見ると、PMOのあり方に多様な幅があることがイメージできるでしょう。

3.PMOコンサルが必要とされる理由とは？

近年は、DX（デジタルトランスフォーメーション）推進やメタバースなどに関する大規模なプロジェクトを手がける企業も増加しています。組織横断で幅広い人材が参画し、多数のチームが構成されるような大規模なプロジェクト案件では、その進行をいかにうまくマネジメントするかが成否の鍵を握りますが、それは決して容易ではありません。また、社会の変化が激しく先行きを予測することが困難な「VUCAの時代」といわれる今は、予期せぬトラブルでプロジェクトが難航することも珍しくなく、特に中長期的なプロジェクト案件では、そのマネジメントの負担は非常に大きいものとなります。

そうした状況で、PMを支援しプロジェクトの遂行を推し進めるPMOが必要とされるなか、その方法の一つとして注目されているのが「PMOコンサルタント（PMOコンサル）」です。「SAP HANA」「SAP Analytics Cloud」など、SAP社のERP製品・システム導入を通じてクライアント企業の課題解決を支援するSAPコンサルタントはよく知られています。それと同じように、外部のコンサルティング会社やフリーランスのプロフェッショナルに業務委託してプロジェクトに参画してもらい、コンサルタントにPMOの役割を託すのがPMOコンサルです。

外部のコンサルタントにPMOを依頼することで、そのクライアントとなる企業にとっては以下のようなメリットが期待できます。

労働人口が減少傾向にあり多くの業界で人材不足が叫ばれる現在、IT業界に精通する人材も例外ではなく、システム開発などのプロジェクトでPMOを任せられるような人材が社内にいないということも散見されます。新たな人材採用には時間がかかりますし、求める人材が見つかるとも限りません。そうした状況と上記のようなメリットが、外部のPMOコンサルが必要とされる理由といえます。

4.PMOコンサルに依頼できること4選

PMOコンサルタントを活用する場合、以下のようなサポートを依頼できます。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1)プロジェクトの総合的な管理

PMOコンサルの基本となる仕事は、プロジェクトの総合的な管理です。複雑化するビジネス環境において、プロジェクトを成功させるためには、綿密な計画立案と関係者間のコミュニケーション促進は欠かせません。

具体的な管理業務として、次の3点を重点的に行います。

たとえば、全体スケジュールや部門間の利害調整、さらには組織の変革に伴う社員の不安解消まで、幅広い視点でプロジェクトを支えます。こうした総合的な管理により、プロジェクトの目標達成だけでなく、組織全体の変革も実現できるでしょう。

2)コストマネジメント力

PMOコンサルによるコストマネジメントは、企業の成長戦略を左右する重要な取り組みです。ITシステム開発やDX推進など、大規模なプロジェクトでは、予算の使い方が成功の鍵を握ります。ただ計画通りに実行するだけでなく、投資に見合った成果を出さなくてはなりません。

コストマネジメントに関わる業務には、次のようなものがあります。

複数のITプロジェクトを同時進行する場合、各プロジェクトへの経営資源の配分を最適化し、企業全体としての投資効果を最大化します。また、PMOコンサルを経営者の下に配置することで、プロジェクトの費用対効果を高められるでしょう。

3)品質や作業効率の向上

品質や作業効率の向上は、プロジェクトを成功させるために重要な要素です。スピーディな対応が求められるプロジェクトでは、品質管理や効率化の両立が課題となっています。特に社内のPMが日々の業務に追われると、重要な管理項目が疎かになりがちです。そこでPMOコンサルは、次の観点から品質と効率を高めます。

たとえば、大規模なシステム開発では、PMの上位にPMOコンサルを配置することで、開発の品質を保ちながら、作業の効率化も実現できます。このように、PMOコンサルをうまく活用することでプロジェクト成功へと近づけるでしょう。

4)複数チームのとりまとめが必要となるケース

大規模なITシステム開発やDX推進のプロジェクトでは、様々な部門から集まった複数のチームが同時に動くため、全体のとりまとめが難しくなります。さらに、各部門の利害関係や考え方の違いが、プロジェクトの進行を妨げることも少なくありません。

そこでPMOコンサルが以下の役割を担い、チーム間の調整を図ります。

外部のプロフェッショナルとして中立的な立場から支援することで、社内の力関係に左右されない、公平な判断ができます。このように、PMOコンサルの活用により、複雑な組織体制でもスムーズなプロジェクト運営が実現できるでしょう。

5.PMOコンサルタントを活用する2つのメリット

PMOコンサルタントを活用することで、プロジェクトの運営がスムーズになるだけでなく、組織としての知見も蓄積されます。ここからは、PMOコンサルタントを活用する際の主な2つのメリットについて詳しく解説します。

1)プロジェクト管理の効率が上がる

PMOコンサルタントは豊富な経験と専門知識を活かし、効率的なプロジェクト管理を実現してくれます。

多くの企業では、プロジェクト管理の経験やノウハウが不十分なため、進行に手間取ったり、予期せぬ問題に直面することが少なくありません。そこで、PMOコンサルタントは以下のような施策を通して、プロジェクトの失敗を避けながらスムーズに進行してくれます。

たとえば、複数のプロジェクトが同時進行する場合、PMOコンサルタントが全体の優先順位を決めて、経営資源の配分を行います。そうすることで、プロジェクトの無駄が省かれ、よりスムーズにプロジェクトの運営を行うことが可能です。

2)プロジェクト管理に関する知見が溜まる

外部の専門家と一緒に働くことで、自社のプロジェクト管理力が向上したり、ノウハウを吸収したりなどのメリットを享受できます。

習得できる知見としては、以下の通りです。

PMOコンサルタントと共に進めたプロジェクトで得た経験は、次回以降の案件で活かせます。こうした知見の蓄積により、将来的には自社だけでプロジェクトを円滑に進められるようになるでしょう。

6.PMOコンサルタントを活用する2つのデメリット

PMOコンサルタントを活用する場合は、費用面や情報管理の面でいくつかの懸念点があります。ここからは、PMOコンサルタントを活用する際に考慮すべき2つのデメリットについて説明していきます。

1)コストがかかる

専門性の高いPMOコンサルタントの報酬は、比較的高い傾向にあります。

ただし、費用は案件の規模や期間、コンサルタントの経験やスキルによっても大きく変動します。たとえば、大規模なDXプロジェクトでは、より高額な費用設定になることもあるでしょう。一方、短期間かつ比較的規模の小さいプロジェクトであれば、費用が相場よりも安く済む場合もあります。

PMOコンサルを活用する際は、プロジェクトの規模や重要度に応じて、適切な予算配分を検討するのがおすすめです。

2)情報漏洩の恐れがある

PMOコンサルタントを起用すると、以下のような自社の機密情報や重要なプロジェクト情報を、外部の人間と共有することになります。

個人情報が漏洩してしまうと企業の信用に瑕がつくほか、競合企業に自社の戦略が漏洩することで対策を取られてしまい、後れを取ってしまう恐れもあります。

上記のようなリスクを避けるためにも、NDA（機密保持契約）の締結はもちろん、アクセス権限の適切な設定や、情報の取り扱いルールの明確化が重要です。そのため、信頼できるコンサルティング会社を通じてPMOコンサルタントを起用し、情報管理を徹底する必要があるでしょう。

7.PMOコンサルティング会社を活用する際の費用相場

PMOコンサルティング会社を活用する際の費用は、プロジェクトの規模や期間によって大きく異なります。

料金体系は、プロジェクトの特性に応じて選択できます。たとえば、常駐型の場合は月額固定、スポット支援の場合は時間単価での契約が一般的です。

また、成果報酬型を採用するコンサルティング会社もあり、プロジェクトの成功度合いによって最終的な費用が変動する場合もあります。そのため、自社の予算や目的に合わせて、適切な料金プランを選択することが重要です。

8.PMOコンサルの採用方法とポイント5つ

では、PMOコンサルを依頼する場合、その人選についてどのような点に留意すればいいのでしょうか。そのポイントを5つ解説します。

1)PMOコンサルの目的を考える

そもそもPMOという職務は役割が一定でなく、求められる仕事もスキルも組織や案件の性質によって異なるもの。そこで漠然と「優秀なPMO人材がほしい」と考えると、後々「期待と違った」ということになりがちです。

PMOコンサルの活用で満足する結果を得るためには、具体的にどのような支援を受けたいのか、どのような仕事をしてほしいのか、どのような課題を解決してほしいのか、ということを明確にしましょう。現状の課題を洗い出し、何が足りないのかを分析することが、その第一歩となるはずです。

2)自社に合うPMOのあり方を考える

PMOは外部のコンサルティング会社やフリーランスのプロ人材に依頼するのではなく、社内の人材に担当してもらう選択肢もあることを先に述べました。どちらが自社のケースに適しているのか、外部に委託するとしてコンサルティング会社に依頼するべきかフリーランスのプロ人材を探すべきか、前項と合わせて検討しておきましょう。

専門知識や豊富な経験を有するコンサルタントにPMOとしての力を発揮してもらいたいと考えるなら、コンサルティング会社を通じてコンサルタントに入ってもらう選択肢が適しているでしょう。また、フリーランスのプロ人材に依頼する場合でも同様の効果が期待でき、社内のPMに伴走するようなかたちでプロジェクトの支援を受け、同時にPMの教育や社内でのノウハウの蓄積も任せるといった依頼も可能になります。

3)構造化面接を実施する

PMO人材を社員として採用するケースでも、フリーランスのコンサルタントにPMOコンサルとして入ってもらうケースでも、自社とのマッチングは非常に重要な要素です。そのマッチングをより高い精度で確認するためには、構造化面接を実施するのも選択肢の一つとなります。

構造化面接とは、質問項目や評価基準をあらかじめ決めておき、その手順に沿って面接を実施するもの。面接官ごとの質問の違いや評価のばらつきなどに左右されず、キャリアや経験、価値観やカルチャーフィットなどを確認しやすくなります。

4)実績が豊富か確認する

プロジェクトが成功するかは、PMOコンサルタントの経験値に大きく左右されるため、豊富な実績を持つコンサルタントを選ぶことが重要です。

確認すべき実績のポイントを以下にまとめました。

なお、実績の確認をする場合は、コンサルティング会社やエージェントを通じて行うことができます。必要に応じて、過去のクライアントへの問い合わせも検討しましょう。

5)契約前の提案は市場動向や競合動向に沿っているかチェックする

PMOコンサルタントを選定する際の最後のチェックポイントは、提案内容の妥当性です。優れた提案書には、市場分析や競合動向といった客観的な視点が必ず含まれています。

契約前に以下の項目を入念にチェックしましょう。

良い提案書の例として、DX推進プロジェクトであれば、同業他社の取り組み状況や、市場全体のデジタル化トレンドを踏まえた具体的なアプローチが示されています。提案内容を十分に精査することで、プロジェクトを成功へ導くことができるでしょう。

9.PMOコンサルのおすすめ相談先

PMOコンサルの相談先には、以下のような選択肢があります。

ここからは、主な3つの相談先について、それぞれの特徴と活用方法を詳しく解説します。

1)コンサルティング会社

豊富な実績とノウハウを持ち、組織的なサポート体制を整えてくれるのが、コンサルティング会社の特徴です。また、緊急時のバックアップ体制も整っているため、大規模プロジェクトの運営に適しています。

コンサルティング会社を活用するメリットは、以下の通りです。

たとえば、基幹システムを刷新するプロジェクトでは、マネジメント支援に加えて最適なシステム選定や移行計画の策定まで、一貫したサポートを受けることができます。

ただし、大手コンサルティング会社は費用が高額になる傾向があるため、プロジェクトの規模や予算に応じて選択するのがおすすめです。

2)フリーランスのPMOコンサルタント

フリーランスのPMOコンサルタントは、柔軟な対応と専門性の高さが魅力です。大手企業での豊富な経験を持つフリーランスコンサルタントは、クライアントのニーズに合わせて柔軟に動くことができます。また、コンサルティング会社と比べて、意思決定が早く、スピーディーな支援を受けることが可能です。

その他にも、以下のようなフリーランスならではの強みがあります。

ただし、個人との契約となるため、フリーランスのコンサルタントを選定する際は、実績や信頼性の確認が重要です。

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さらに次のようなメリットもあるため、PMOコンサルの利用を検討している方は候補に入れてみるのも良いでしょう。

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10.PMOコンサルに関するよくある質問

PMOコンサルについては、費用対効果や活用のタイミング、コスト削減の方法など、様々な疑問が寄せられています。ここからは、企業からよく聞かれる3つの質問についてお答えしていくので、最後までチェックしてください。

1)PMOコンサルの働きが期待以下だった場合はどうすれば良い？

PMOコンサルが期待外れな働きであった場合は、なぜ上手く機能していないのか、原因を特定することが重要です。多くの場合、プロジェクトの目的や期待する成果が共有されていなかったり、PMOコンサルの役割が曖昧なままプロジェクトが進行していたりすることが考えられます。

解決策としてはPMOコンサルと話し合いの場を設け、現状の課題と改善点を明確にしましょう。その上で、具体的な改善計画を立て、定期的な進捗確認の機会を設けることが効果的です。それでも改善が見られない場合は、コンサルティング会社に相談し、担当者の交代や契約内容の見直しを検討することも選択肢の一つです。

早め早めの対応が、プロジェクトの成功につながります。

2)PMOコンサルはどんなときに活用するべき？

プロジェクトの規模が一定以上になったときが、PMOコンサルを活用する最適なタイミングです。特に、以下のような状況では、PMOコンサルの導入を積極的に検討すべきでしょう。

なお、小規模なプロジェクトや、社内で十分な管理体制が整っている場合は、必ずしもPMOコンサルを活用する必要はありません。自社の状況に合わせて、臨機応変に対応していきましょう。

3)PMOコンサルの費用を抑えるコツは？

PMOコンサルの費用を抑えるコツは、プロジェクトの内容に合わせて使い分けることです。たとえば、プロジェクト立ち上げ期に集中的にPMOコンサルを活用し、その後は育成された社内人材が徐々に業務を引き継ぐことで、総コストを抑えることができます。

また、部分的にフリーランスのPMOコンサルタントを活用したり、エージェントサービスを通じて適切な人材を見つけたりすることで、コストを最適化することが可能です。

11.まとめ

昨今の企業経営にIT活用は不可欠であり、ITシステム開発は多くの企業で行われています。加えてDX推進の必要性も高まるなど、多くの企業で多様なプロジェクトが稼働するようになりました。プロジェクトを成功させるためには、目標設定やスケジュールの作成にはじまり、進捗管理やメンバーのマネジメント、複数チームが構成されている場合はそのチームのマネジメントなど、プロジェクトマネジメントが欠かせません。そのPMの業務をさまざまな方法で支援することを通じてプロジェクトをサポートするのがPMOです。

PMOは社内人材で対応することももちろん可能で、社内で対応することのメリットもあります。しかし、人材不足が叫ばれる昨今、任せようにも人材がいないという企業も少なくないでしょう。そして、高いレベルのPMOを実行しようとすれば、より高度なスキルも必要となります。

そこで注目されているのが、外部のコンサルタントにPMOを委託するPMOコンサルです。専門的な知識、多様な業界でのPMO経験、キャリアで培ったスキル……クライアントとなる企業にとっては、PMOコンサルに依頼する理由だけでなく依頼するメリットも多々あります。

今はPMOサービス、コンサルティングサービス、人材紹介サービスなどさまざまなサービスが展開されており、自社に適したPMOコンサルもいろいろな探し方をすることが可能です。そうした状況も、PMOコンサルを活用する後押しになるはずです。

（株式会社みらいワークス　Freeconsultant.jp編集部）