プロジェクトの成功を目指すために、人・物の管理（プロジェクト管理）は、欠かせない業務です。プロジェクト管理が疎かになると、プロジェクトの目標を達成できなかったり、プロジェクトの進行が大幅に遅れてしまったりすることが考えられます。
近年では、プロジェクト管理に特化したツールも開発されているため、ツールなどを活用しながら適切にプロジェクトを管理しましょう。
この記事では、プロジェクト管理の重要性と流れについて解説します。併せて、プロジェクト管理に便利なツールを紹介するので、その管理を任された方はぜひ参考にしてください。
1.プロジェクト管理こそ成功の要
プロジェクト管理を怠ると、納期遅延や品質不備、予算超過などのトラブルが発生する可能性が高まります。プロジェクト管理の重要性を理解し、管理の概要を知っておくことが大切です。
まずは、プロジェクト管理の目的と、その流れを見ていきましょう。
プロジェクト管理の目的
プロジェクト管理の目的は、「プロジェクトの目標達成による利益の最大化」と「プロジェクトを決められた予算と時間内で実行すること」の2つです。
プロジェクト目標の達成は、チームの最重要課題です。プロジェクトを適正に管理することは、プロジェクト目標の達成に寄与します。目標達成後の展望を含めてプロジェクト管理を進めれば、より利益を拡大できるでしょう。
また、プロジェクトの進行にはトラブルがつきものです。トラブルはスケジュールの変更や新たな予算の確保などのタスクを生むため、最悪の場合、プロジェクトを頓挫させることになりかねません。
トラブルの発生を考慮し、余裕をもって進捗を管理することで、トラブルにもスムーズに対応できるようになるでしょう。
プロジェクト管理の流れ
プロジェクト管理では、まずその目的を明確にすることが必要です。目的が曖昧だとスケジュールや必要な資源を正確に把握できません。
続いて、プロジェクトの目標達成に必要なタスクを洗い出します。タスクごとに作業内容や手順を決定し、プロジェクト全体のスケジュールに落とし込みましょう。プロジェクト着手後は定められたタスクを実行し、進捗を把握・修正します。
以上が、プロジェクト管理の大まかな流れです。
プロジェクト管理は、プロジェクトマネージャーなどの組織をまとめる役割を担う人がおこないます。メンバーと連携を取りながら、プロジェクト管理を進めましょう。
また、大きなプロジェクトでは、複数の小さなプロジェクトを同時に進行させることがあります。この場合、プロジェクト管理が複雑化しますが、基本的な流れは変わりません。一つひとつのプロジェクトの進捗を丁寧に管理し、全体把握に努めましょう。
2.プロジェクト管理の手法
プロジェクト管理には、さまざまな手法が用いられます。
一般的に使用されている、5つのプロジェクト管理手法を簡単に見ていきましょう。
ガントチャート
ガントチャートは表の横軸に日付や時間、縦軸に業務内容や担当者名を記載したものです。時間、担当者、業務内容を一枚の表に落としこむことで、タスクや納期を明らかにできます。
全体の状況を一目で把握できるだけでなく、将来的に必要となる作業も予測できるため、ガントチャートはトラブルが発生した場合にも役立ちます。
ただし、ガントチャートは優先すべきタスクの洗い出しや、急に発生したタスクを組み込むのには向いていません。
PERT（Program Evaluation and Review Technique）
PERTは、タスクや作業のつながりを図にまとめて、依存関係を把握する手法です。工程が可視化でき、それぞれにかかる時間も把握しやすいのが特徴です。
プロジェクトの進行が遅れている場合、どの工程がボトルネックになっているのかPERTを用いれば一目でわかります。新しいタスクが発生した場合でも、すぐに各工程に追加できるため、予算や人員配置の見直しにも役立つでしょう。
WBS（Work Breakdown Structure）
WBSは、プロジェクトの作業を細分化して構造化し、今何をすべきかを洗い出す手法です。細かいタスクの把握ができるため、必要な時間や予算を計算しやすくなります。
タスク同士の関係性も明らかにできるため、どのタスクを優先的に進めるべきか把握しやすくなります。ガントチャートなどの他の管理手法と組み合わせると、よりプロジェクトを管理しやすくなるでしょう。
QFD（Quality Function Deployment）
QFDは製造業向けの品質管理手法です。顧客が求める品質と、それを実現させるために必要な要素を整理し、優先すべき製品の品質を把握します。把握したニーズを製品に反映させれば、より顧客に求められる製品になるでしょう。
QFDを用いると、顧客ニーズの把握により商品開発に役立つほか、各工程の目標と課題を明確化できます。
ウォーターフォールモデル
ウォーターフォールモデルはプロジェクトを複数のフェーズに分けて、上流工程から順番に終わらせていく手法です。ウォーターフォールモデルを利用すると、進捗状況や予算の把握が容易になります。
ただし、ウォーターフォールモデルは、プロジェクトの内容が具体的に決まっていない場合には利用できません。プロジェクトの実行途中で新しいタスクが増えることが予想される場合は、その他のモデルの利用を検討してみましょう。
3.プロジェクト管理に便利なツール
以前は、プロジェクト管理の手法として、Excelなどの表計算ソフトを使用する、紙などにアナログで進捗状況を記載するといった手法がとられていました。しかし、この方法では情報の共有や修正が困難です。
近年では、さまざまなプロジェクト管理ツールが開発され利用されています。プロジェクト管理ツールを使えば、作業をより効率化でき、情報共有も簡単におこなえるでしょう。
ここでは、プロジェクト管理ツールの概要と、自社に合ったツールの選び方を解説します。
プロジェクト管理ツールでできること
プロジェクト管理ツールにはさまざまな種類があり、種類によって可能な業務範囲は異なります。共通して得られるメリットは、以下の4つです。
- 複数のタスクや課題を同時に管理できる
- メンバーごとのタスクと進捗を把握できる
- メンバーのスケジュールを共有できる
- 情報や書類などを保管・共有できる
プロジェクト管理ツールの種類
プロジェクト管理ツールには、インターネットを介して利用するクラウド型のツールと、各パソコンにインストールして利用するインストール型のツールがあります。
また、ツールによって得意分野は異なります。機能性が充実しどのようなタスク管理にも活用できるもの、ソフトウェア開発や新製品開発など特定の分野に特化したものなど、ツールの特徴はさまざまです。そのため、その特徴も加味しながら、適したツールを選ぶ必要があります。
プロジェクト管理ツールの選び方
プロジェクト管理ツールは、価格や機能、操作性、利用可能人数、セキュリティなどから総合的に判断して選択しましょう。誰がどういった目的でツールを使いたいのかを明らかにしておくと、ツール選びの基準になるでしょう。
パソコンやツールに慣れていない社員が多い場合、UIが充実しているツールを選ぶのがおすすめです。また、長期間にわたってツールを使いたい場合、ストレージ容量を増やせる課金タイプのツールを選択するとよいでしょう。
4.プロジェクトを管理する際の3つのポイント
ここまで紹介してきたようなツールを活用することで、プロジェクトをスムーズに管理できるようになるでしょう。一方で、ツール活用＝管理の成功ではありません。ここでは、プロジェクト管理で失敗しないための注意点を3つ解説します。
プロジェクトに余裕を持たせる
スケジュールや予算は、トラブルを見越して余裕を持って管理しましょう。問題なく進行するのが理想ですが、プロジェクトは往々にしてトラブルに見舞われます。
また、プロジェクトを取り巻く環境は日に日に変化するため、状況に合わせて柔軟に対応できるようすることも必要です。
あらかじめプロジェクト推進の懸念点を洗い出しておき、予算とスケジュールに余裕を持たせておくと、問題発生時も適切に対処できるでしょう。
情報共有を徹底する
プロジェクトの成功には、メンバー間の連携が欠かせません。各種タスクの進行状況や今後の予定などの最新情報を、プロジェクトメンバー全員がすぐ把握できるような体制を整えておきましょう。
最新情報を共有できていなければ認識のズレが生まれ、トラブルの原因となってしまいます。また、進捗報告のタイミングや、共有したい情報がある場合の周知方法などをあらかじめ決めておくと、情報が錯綜せずに済むでしょう。
ツールを活用するなら使用環境を整える
プロジェクト管理ツールはプロジェクト管理における課題の解決に役立ちます。しかし、導入しただけではツールを活用できません。
ツール導入時はスケジュールを立てたうえでメンバーに周知し、使用方法や運用ルールを教育する時間を十分に設けましょう。
また、ツール導入後は定期的に運用状況をチェックし、その機能が発揮されているかを確認・改善することも大切です。ツールを活かせるような体制を構築し、よりスムーズに仕事ができるような環境を整えましょう。
5.まとめ
本記事では、プロジェクト管理におけるツール導入の有効性や、実際に取り組む際の注意点などについて詳しく解説してきました。
一方で、管理だけを完璧にこなしたとしても、プロジェクト全体が成功するとは限りません。そこで、企業における新規プロジェクトの成功を左右する要因について、事例を基に詳述した資料をご用意いたしました。
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（株式会社みらいワークス Freeconsultant.jp編集部）
