事業戦略や経営戦略を成功させるには「予算管理」が欠かせません。
予算管理を行い予算の上限を把握することは、適切な人員配置や業務計画を可能とし、計画的な事業推進を可能とします。現状、予算管理が不明確になってしまっている場合は、改めて見直してみると良いでしょう。
本記事では、予算管理の基礎や押さえておくべきポイントについて解説します。管理方法にも触れるので、これから予算管理を徹底したいときや予算管理の重要性について理解したいときにお役立てください。
■目次
1.予算管理とは？
予算管理とは、売上や必要な経費など企業の数値目標を管理することであり、経営管理のひとつと言えます。予算をどの程度確保するか、いつどの程度の金額を投資するか検討することもありますが、それ以外にもコスト面全般の計画、立案を担うのが特徴です。
具体的に言うと、設定した数値目標を達成するためのコスト面での計画作成はもちろん、実績との比較、分析、改善まで行います。
なお、企業規模が大きくなればなるほど予算管理も複雑になるため、担当分野を細分化させていることが多いです。たとえば売上、利益を生む各部署が現実的な目標売上や目標利益、それに伴う予算を洗い出し、財務部や経営層が精査、承認する形も珍しくありません。つまり、予算管理だからと言って、一概に経営層、財務部などお金を管理する部門が独断で決定するわけではないのです。
予算管理を行う目的
予算管理を行う目的は、自社の収益目標を達成することにあります。得られそうな利益に対して予算をどの程度かけるか、予算に合ったプロジェクト構成になっているか、など予算管理において考えるべきポイントは多いです。
たとえば、強い営業チームがいてどんなに案件を獲得できる会社であっても、その分コストがかかりすぎているのであれば高い収益にはつながりません。一方で適切な予算管理ができていれば収支のバランスが取りやすく収益目標を達成しやすい他、目標達成に至った要因や差分なども詳しく分析できます。
今後のビジネスにも大きく貢献するノウハウとなるため、業種、企業規模問わず予算管理を徹底する会社が増えているのです。
予算の種類
予算の種類として挙げられるのは、以下の4つです。
【予算の種類】
- 売上予算：自社の収益を支える「売上」について管理する業務
- 原価予算：仕入値や材料費などの「原価」について管理する業務
- 経費予算：人件費やオフィス賃料など多種多様な「経費」について管理する業務
- 利益予算：売上予算から原価予算および経費予算を際引いて管理する業務
売上予算は、主に前年同月比などの実績をもとに算出することが多いです。商品単価や目標販売数の兼ね合いで変更することもあります。
原価予算は、材料の仕入れにかかる費用など商品、サービスの生産に最低限必要な予算のことです。経済情勢によって変動しやすい項目であり、定期的な見直しが求められます。
経費予算は、商品、サービスの生産以外にかかるコストを可視化する項目です。人件費、出張費、移動費の他、細々とした文房具代やオフィス賃料などを含む場合もあります。
利益予算は利益目標を表す項目であり、売上予算から原価予算および経費予算を差し引いて算出するのが特徴です。最終的に達成するべき数値であるため、自社の置かれた状況を客観的に分析しながら決めていく必要があります。
2.予算管理と予実管理の違い
予算管理と似ている言葉に「予実管理」がありますが、実は異なる考え方であるため注意が必要です。どちらも予算に基づいた実績を管理、分析するための手法という点では同一ですが「予実管理」の場合は予算と実績の差異分析を主な目的としています。
事前に策定した予算と、実際の営業活動をしてから判明する実績を比較し、差異がどのような要因によるものかを可視化する手段と捉えましょう。
一方「予算管理」は、一定期間の収支を正しく把握し、数値目標を作るための材料とすることを主な目的としています。人材、物資、経費の配分の理想的な予算を作るための手法なので、実績管理までしないケースも多いです。
3.予算管理と経営管理との違い
経営管理とは、自社の資本である「ヒト（人材）」や「モノ（設備や知的財産）」を含めて管理することです。予算など「カネ（資金）」も管理対象に含まれていますが、それ以外の項目も含めて経営全体に関与する全てを管理します。
一方、予算管理は「カネ（資金）」の部分に特化した管理手法であり、経営管理の一部を担います。経営管理のひとつ下のフェーズに予算管理がある、と理解するとわかりやすいでしょう。
4.予算管理と予算統制との違い
予算統制とは、予算管理や予算計画と実績を照らし合わせ、差異をなくしていく取り組みのことです。コスト削減プロジェクトを立ち上げて実行したり、計画と現状との間にあるズレの要因を分析したりすることが多く、予算管理の実働部隊としても知られています。
一方、予算管理は予算統制するための根本的な計画、立案に携わることが多いです。企業によっては、予算統制も予算管理業務のひとつであると認識して同一に扱うケースもありますが、細かく分けると別物である点に注意しましょう。
5.予算管理を行う手順
ここでは、予算管理の手順を解説します。大きく分けて4つのステップに細分化されるので、ひとつずつ追っていきましょう。
①予算編成
まずは、事業部など部署ごとに予算編成をすることから始めます。予算編成とは、売上予算や経費予算など、複数の予算を事業計画にまとめあげることを指します。何にいくらコストがかかるのか、いつどの程度資金が出ていく（入ってくる）のかを可視化できるので、お金のフローをわかりやすく構築できます。
予算編成の根幹は、社長や執行役員などがトップダウン式で決定することもあれば、各部門の責任者が予算を積み上げて提案するボトムアップ式で決定することもあります。スピード重視であればトップダウン式を、現状に即したリアルな予算編成にしたいときはボトムアップ式を検討してみましょう。
②予算に基づいて計画を実行
続いて、予算編成に基づいて計画を実行します。実際の事業活動は各部門に任せることが多いですが、都度売上や原価、経費、利益などの情報を収集し、予算編成と照らし合わせます。
なお、具体的な数値を収集する頻度は事業の性質や企業体質により異なり、高頻度で実施することもあれば四半期ごとに実施するなどさまざまです。市場トレンドや顧客ニーズの激しい業種であれば高い頻度で情報収集し、分析、改善のスピード化を目指しましょう。
③実績の分析を行う
事業単位での結果を収集し、事前に作成した予算編成と照らし合わせながら分析を進めます。計画との差分を明らかにするフェーズであり、どの項目でどの程度のズレが出たのか可視化していきましょう。分析の回数を経るごとに「計画とズレやすい予算項目」「大幅にズレた要因」などがわかってくるため、次回の予算編成の質が向上します。
また、ほぼ計画通りに進んでいるのであればその要因や背景も探ります。「ズレがないからよし」とするのではなく、今後も質の高い予算編成にしていくためのコツを探りましょう。
④予算管理の改善を行う
計画値と実績値に差分がある場合、予算編成を変更します。原因分析しながら改善するイメージで進行し、理想的な状態に近づけるための予算編成を組みましょう。
また、市場トレンドや社会情勢に大幅な変動が起きた場合、実績値の収集や分析を待たずして改善に踏み込むことも必要です。いわゆる「軌道修正」のフェーズであり、早ければ早いほど損失を防げます。
6.予算と実績の差異を分析する方法
ここでは、予算と実績の差異を分析する方法を解説します。実績と比較しながら予算管理したいときにご参考ください。
単純比較による分析を行う
単純比較による分析では「売上」「原価」「経費」など項目ごとに比較をすることが特徴です。項目ごとの違いを可視化することに長けているため、収益の詳細を把握できます。
たとえば、1年前とほぼ同じ収益額で着地したとしても、単純比較した結果「去年は売上は安かったが原価も低かった」「今年は売上を高くできたがその分経費がかかった」など内容が異なるケースが多いです。詳細がわかれば「売上向上施策はこのままに、来年は経費削減施策に力を入れよう」など目指すべき方向性もわかります。
ただし、項目ごとの内容まで詳しく分析することはできない点に注意が必要です。たとえば、売上がアップしていても「商品Aの売上が爆発的に上がっているだけで、それ以外の商品は全て売上が落ち込んでいる」という場合も考えられます。単純比較では「売上総額が上がった」ということしかわからないため、ひとつの商品に依存してしまうリスクを正しく評価できません。
単純比較による分析はあくまでも全体の傾向をざっくり把握したいときに活用し、加えて詳細な分析をしていく必要があります。
利益差異を分析する
利益差異による分析では、予算策定時に設定した利益額と、分析時点における実際の利益額とを比較します。「売上」「原価」「経費」などの項目だけでなく、それぞれを構成する小項目レベルでの比較ができるのが強みです。
【利益差異を構成する要素】
- 市場数量
- 市場占有率
- 製品配合
- 販売費
- 製造原価
- 固定費
利益差異分析は「計画と比較してどれくらい差が生じたか」を可視化する手法であり、早い段階でミスマッチに気づけるようになるのがメリットです。軌道修正が早くなる他、原因の分析や次回に向けての対策ポイントも可視化できます。対策がわかれば、翌年の予算管理が適切に行える可能性が上がるでしょう。
フレームワークによる分析を行う
フレームワークによる分析を行うことにより、項目ごとの詳細を可視化できます。
たとえば売上高を可視化するには「顧客数×顧客単価」のフレームを用いることで、売上が上がった（下がった）原因が顧客数にあるのか、顧客単価にあるのかを知ることができます。同様に、顧客数を算出する「（新規顧客数 + 既存顧客数）×来店する頻度」、顧客単価を算出する「商品購入数×平均商品単価」などのフレームワークを使っても良いでしょう。
細分化を繰り返すことで自社の課題や成功の要因に気づきやすくなり、次回の戦略を考える際に役立ちます。
7.効率的な予算管理を行う際の7つのポイント
ここでは、予算管理を適切に行う際のポイントを解説します。クオリティの高い予算編成や実績値とズレのない予算計画を作るためにも、ぜひ参考にしてください。
①目標数値を算出した根拠を明確にする
まずはなぜその目標数値になったのか、根拠をひとつずつ明確にしていくことが大切です。「昨対比」「前年同月比」など比較基準の目標数値になってしまうことが多いですが、前年度比だけで、目標数値を算出している場合は、今一度見直すことをおすすめします。なぜなら、市場トレンドや経済情勢などにより、実現可能な目標数値も変動するからです。そのため、目標数値の根拠が前年度比だけとなっている場合は、それ以外の外的要因も今一度鑑みながら目標を設定し直してみてください。
なお、目標数値を算出した根拠が現場の従業員に伝わると、納得度が高くなり社員のモチベーションも高くなります。上層部から一方的に下されるノルマだという見解が少なくなり、自主的な貢献が期待できるでしょう。
②予算にこだわりすぎないようにする
最初の予算計画にこだわりすぎてしまうと、分析の内容に主観や理想が入ってしまうため注意が必要です。
「予算計画は必ず達成しなければならない」「現状厳しいのであれば他の部分で締めるしかない」など結果ありきの考えになってしまうと、フレキシブルな判断ができません。時には予算計画自体を大幅に変更したり、実態に合ったものに改変したりしながら運用していくことが大切です。
ビジネスは外的要因の影響も受けやすく、達成不可能な目標を追い続けることで従業員のモチベーションダウンにつながる恐れもあります。
③最初は予算設定を低めに見積もる
最初は予算設定を低めに見積もり、クリアできない無謀な目標にしないよう配慮することも大切です。特に予算管理を始めたばかりの頃や社内に予算管理ノウハウがない頃は、無理に高い目標を掲げることが正義になるとは限りません。むしろ手の届く範囲で正確に資金状況を確認することが、自社の透明度を上げるきっかけとなります。
そのためには、予算状況を正確に共有できる社内体制の構築が重要です。嘘偽りや誤魔化しなく予算管理できるよう、環境から整えていきましょう。
④予算分析を行い乖離が起こっている原因の特定をする
予算計画を立てても、実態に沿わず少しずつ乖離が広がってしまうことも多いものです。乖離が起こることそのものを怖がりすぎず、原因を探ることを優先しましょう。
「なぜ計画とズレが出たのか」「何がどうなっていたらズレが起きなかったのか」など複数の視点で分析すれば、計画の甘さに気づくことができます。新たな気づきは次の予算計画を作る際の参考となるため、定期的に振り返りの機会を儲けましょう。
⑤外部要因や季節性を考慮して作成する
予算管理は定型フォーマットに沿って作れるとは限らず、むしろ企業規模、地域、業種などにより大幅に異なります。また、内的要因だけでなく、市場トレンド、消費者ニーズ、競合他社の動き、経済情勢、新たな法整備など外的要因が多大に影響することもあります。商材次第では季節や文化の影響を受けることもあり、一辺倒にはいきません。
まずは自社を取り巻く環境を整備し、外部要因や季節性も考慮して予算計画を作成するのが第一です。定期的に環境を見直しながら予算計画に落とし込んでいけば、実態に合った内容になるでしょう。
⑥継続的に予算の動向をチェックし改善を行う
予算管理は、期末など区切りとなるタイミングで本格的な差異分析をするのが一般的ですが、それ以外のタイミングでも適宜予算の動向をチェックするのがおすすめです。
高頻度にチェックすることで目標との乖離にすぐ気がつくことができ、早めの軌道修正が叶います。大きなダメージを防いだり、修正施策のコストを安価に抑えたりする効果も高いです。
未達のまま終わりそうなときは新たな施策を、目標を大幅に達成しそうなときは追加の目標を立てるなどフレキシブルに動きましょう。PDCAサイクルを回すことにも繋がるため、期末以外にチェックするタイミングをあらかじめ決めてしまうのがおすすめです。
⑦リスク管理を行う
一見完璧なように見える予算管理をしていても、予想外の出来事や想定しない要因により予定とのズレが生じるケースは珍しくありません。予算管理をする際は事前にリスクも加味したうえで予備費を設けるなど、ひとつの「想定外」が大きなダメージに繋がらないようにする工夫が求められます。
予備費を設けるのが難しいときは、最初から各項目に余剰を持たせた予算管理にすることも効果的です。
あまりにもギリギリな予算管理にしてしまうと「どうせ達成しないだろう」「厳しい予算管理になりすぎて却ってやる気を失ってしまう」などネガティブな雰囲気が蔓延することもあります。
緩すぎる予算管理にするのも問題ですが、ある程度の想定外を予算に組み込んでおくのがおすすめです。
8.予算管理を行うメリット3つ
ここでは、予算管理を行うメリットや注意点について解説します。なぜ手間とコストをかけてまで厳密な予算管理を目指すのか、何に注意しないと想定通りの予算管理ができなくなるのか、下記でチェックしてみましょう。
①企業の目的、目標が明確になる
予算管理をすることにより、企業全体の目的、目標が明確になります。
ただなんとなく「売上を伸ばそう」「コストを削減しよう」という目標を掲げても、具体的数字が分からなければ行動に移すことができません。行動に移し成果を上げるためにも、従業員に明確な目標金額を共有したり、目標設定された理由や背景を伝えたりすることにより予算管理の重要性を理解してもらうことが必要不可欠です。
また、数値目標があると組織全体が同じ方向を向きやすく、一体感が出るのもメリットです。個人のイメージに左右される目標ではなく、ブレない数値目標を掲げるよう意識しましょう。
②経営の安定化に繋がる
常に予算状況を可視化しながら、定期的にPDCAサイクルを回す予算管理をすることは、経営の安定につながります。目標と現状との間に大きな乖離があれば即座に気が付くことができ、別の経営戦略を検討することも可能です。反対に目標通り調子よく進んでいるのであれば、予算管理のあり方を見直して上方修正するなどフレキシブルな対応ができます。
結果、自社の収益が改善し、ヒトやモノに投資できるようになった企業は少なくありません。新たな事業にも挑戦しやすくなり、会社全体の底力が上がります。
③経営資源を効率的に分配することができる
予算管理では、どの部門にどの程度のコストを投下するか検討することも多く、経営資源の最適な分配を実現します。
部署や事業に対して、利益が見込めないと分かっているのに「これまでもそうだったから」と予算を割いてしてしまうことも多いですが、それでは無駄なコストとなってしまいます。必要な部門に必要な金額を投資することは、事業の成功と失敗を分ける要因にもなります。
また予算管理は、経営層が複数人いるときの客観的な判断材料としても使えるため、経営のワンマン化を防ぐ効果も高いです。ひとりの決定による非効率的な投資を防ぐためにも、予算管理を適切に運用していきましょう。
9.予算管理を行う担当者に必要な3つのスキル
予算管理を行う担当者には、以下3つのスキルが必要です。完全にスキルがない状態で予算管理業務を担当した場合、手探りになりすぎて非効率が目立ったり、そもそも正確でない情報から予算を組み立ててしまったりすることが多くなるので注意しましょう。
①会計知識
予算管理をするためには、まず自社が置かれている状況を数値で可視化する必要があります。損益計算書、財務諸表、部門ごとの予算報告書を読み、内容を理解する最低限の会計知識は欠かせません。
「各項目が何を表しているかわからない」「基本的な会計フレームワークを知らず勘頼りの予算配分になっている」という場合、予算管理が適切に行われているのか、現時点で結果として収支バランスが取れているのか否かがわからなくなるため注意しましょう。
担当者の会計知識を標準化するのが難しいときは、直観的に使える会計ソフトを導入するのもひとつの手法です。自社の数値さえ入力してしまえば自動でレポートを生成する機能が搭載されている会計ソフトもあるので、分析にかかる手間と時間を削減できます。
②視点を変えて考える力
視点を変えて考える力があると、目から鱗の落とし穴やこれまで考えつかなった課題に気づけます。予算管理担当者には、ただ数値管理をしたり差異分析したりするだけでなく「なぜこの結果になっているのか？」「どの項目の数値がどうなったら利益が拡大するのか？」と常に俯瞰し続ける力が重要です。
必要であれば直近の経済ニュースや世界情勢を参考に、自社にどのような影響があるか考えるなど、フレキシブルな視点を持っておくと良いでしょう。
なお、視点を変えるのが難しいときは、同業他社の事例を参考にしたり、予算管理をしていない担当者や部署に意見を聞いたりするのが効果的です。自分にはなかった視点を授けてもらえるので、総合的に判断する能力が身につきます。
③コミュニケーション能力
予算管理は数字と徹底的に向き合うことが中心の仕事だと思われがちですが、実はコミュニケーション能力も欠かせません。予算管理は経営層と各部門の橋渡し的な存在になるケースが多く、経営層からの声を現場におろしたり、現場での工夫や苦労を経営層に伝えたりする役割が求められます。
「この予算で現場が厳しくなりすぎないか？」と現場目線の予算管理が必要なシーンもあれば「これだけ収益が確保できていれば新規事業に割く予算が作れるのか？」と経営目線の予算管理が必要なシーンもあるので注意しましょう。
また、各部門が作成した予算を修正するよう指示したり、部門間で金額を調整したりするシーンも多いです。衝突が多く、部門間連携ができないようであれば双方にフラストレーションが溜まってしまい、風通しの悪い組織になってしまいます。
10.予算管理を効率的に行うにはシステムやツールを活用しよう！
予算管理を効率的に実施したいときは、予算管理に特化したシステムやツールを使うことをおすすめします。近年において、以下のようなシステムおよびツールを導入する企業が増えました。
- 【予算管理を支援するシステムやツール】
- 予算管理ツール（予実管理ツール）
- プロジェクト管理ツール
- 会計ソフト
たとえば予算管理システムの場合、各部署からの情報収集や見込み数値の分析を支援してくれます。正しいデータを素早く収集でき、案件単位で予算管理が可能となったり、予算計画と実態を自動で照らし合わせてくれたりするので、実務面でも貢献するのがメリットです。
また、なかにはレポーティング機能のある予算管理システムもあるため、検討してみましょう。レポーティング機能があれば読み込んだ数値を照らし合わせながら自動で表やグラフを作成してくれるため、経営会議向けの資料作成が楽になります。ビジュアル的にわかりやすい資料を作りたいときや、面倒な分析作業を短縮化して改善、実行に割く時間を増やしたいときにおすすめです。
プロジェクト管理ツールの場合、プロジェクト単位での予算管理ができます。複数のプロジェクトを同時に管理、進行できるツールであれば、プロジェクト間の予算比較もしやすいでしょう。会計ソフトは自社の経営数値を全てインプットすることができ、数年単位がかかる大きなプロジェクトの管理やノウハウ、ナレッジの蓄積ツールとしても最適です。
11.まとめ
予算管理は企業の意思決定に必ず必要な業務であり、何にどの程度コストをかけるべきなのか、今後どの程度お金が入ってくるのか（お金が出ていくのか）を可視化できる業務でもあります。
正確な予算管理ができれば事業の大きな後押しとなる他、意思決定を支えてスピーディーな経営ができるようになるため、予算管理のノウハウを習得しておきましょう。
実務面で困ったときは、予算管理特化型のツールを使うのがおすすめです。正確かつ短時間で予算分析できれば、高頻度での分析、改善をしたい企業でも安心です。
予算管理に関する疑問が残る、どうしても自社の予算管理が上手くいかないという企業様は、外部のプロフェッショナルを頼るのも1つの手段となります。
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