後編：制約からの開放。パフォーマンスを発揮しながら実現する“新しい働き方”を支える「チャットワーク」

「かつてメールが商慣習や働き方を変えたように、今度はチャットが働き方を変えるのです」と語るのは、ChatWork株式会社で代表取締役CEO兼CTOを務める山本正喜さんです。実際にChatWork株式会社では、リモートワークも積極的に導入し、社員が働き方を柔軟に選択できるようになっています。そうした多様な働き方を支えているのが、主力事業であるクラウド型ビジネスチャットツール「チャットワーク」と、ツールを用いたチャットコミュニケーションです。とはいえ、リモートワークでパフォーマンスを出し続けるのは容易ではないという言葉も聞かれる中で、ChatWork株式会社が考える「あるべき働き方、コミュニケーション」とは、また、「働き方を変えたい」という要望に応えるチャットコミュニケーションとはどういうものなのか、山本さんに詳しくお話をうかがいました。

リモートワークもチャットを活用して情報共有を担保

前編では、リモートワークしている方々のお話にも触れていただきました。御社でのリモートワークの取り入れ方について、もう少し詳しく教えてください。

山本さん（以下、敬称略）：当社では全員誰でも、マネージャーの許可を得ればいつでも一時的、短期的なリモートワークはOKとしています。たとえば、「今日は雨だから家で仕事したい」と伝えて、それに対してマネージャーがOKを出すならば、その日は問題なくリモートワークに就くことができます。実際当社では、雨の日には社員があまり来なくなります（笑）。暑いと出社率は下がりますし、台風などもそうです。そのぐらい、リモートワークはカジュアルにOKとしています。当社は基本的に10時から16時をフレックスのコアタイムにしていますが、リモートワークで仕事をする社員は、チームとのチャット上で「今から仕事を開始します」「今日はこの仕事をします」といった情報共有をしているケースが多いです。その他にも、「今これで悩んでいます」というような、いわば独り言のようなことまでチャットに書いているところも散見されるなど、意図的にチャットの量を増やしているようなところがあります。全員がオフィスに揃っているチームに比べて、リモートワークをしているチームは共有できる情報がどうしても少なくなりがちです。そこで、チャットに書き込む量を増やして細かなことまで共有することで、物理的な距離があってもつながりや情報量を保ちやすくなるのです。

オフィスにまったく出社せず、恒常的にリモートワークすることも？

山本：それについては別途トライアル・審議を経てOKかNGを判断します。トライアルでは、希望者に実際に2カ月から3カ月程度リモートワークに就いてもらい、パフォーマンスに影響が出るかどうかということを見るのです。1日2日の在宅勤務と違って、恒常的にリモートワークをするというスタイルには向き不向きがあります。向いている人もいれば向いていない人もいて、向いている仕事、向いていない仕事もあります。そうしたところを見極めたうえで、会社とワーカーの双方に良い選択をしたいというのがトライアルの趣旨です。

トライアルを経てリモートワークNGとなるケースもありますか。

山本：あります。過去に、在宅勤務で家にいる時間が増え、家事や育児に追われるようになってしまって業務のパフォーマンスが下がってしまったというケースがありました。そういう人は、出社マストとしています。反対に、1人でリモートで仕事をしているうちにプライベートと仕事の切り分けができなくなり、働きすぎてしまうケースもあります。在宅勤務を前提として入社するケースもありますが、その場合でも最初の1カ月から3カ月は出社していただきますし、1カ月に1回程度オフィスに来てもらうといったこともします。まず対面でのコミュニケーションで人間関係を作った上でないとリモートワークは機能しませんし、継続して機能させるには定期的に直接顔を見るということがとても大事です。最初からずっとリモートワークでオフィス不在では、心理的な距離が非常に遠くなります。

パフォーマンスを出す働き方を選べることが大事

御社では、副業についてはどのような運用をなさっていますか。

山本：副業は申請制で、どういった仕事にどのぐらい携わるといった内容の申請を受けて、OKかNGかを判断します。OKとなっても、副業によって平日の就業時間が減ることが見込まれれば給与の調整も入りますし、リモートワークのようにパフォーマンスを見てNGと判断することもあります。社内に副業従事者は多いですが、パフォーマンスのアップダウンはシビアに見極めており、並行が無理であると思われれば副業はやめたほうがいいのではないかとジャッジすることもあります。

リモートワークも副業も、パフォーマンスをシビアに評価されているのですね。

山本：リモートワークも副業も、それだけ、会社にも本人にも難しいものなのです。働き方改革が声高に叫ばれる中にあって、リモートワークや副業の良さが喧伝（けんでん）されることが増えました。利点が多いのは事実ですが、それはオフィスにいるのと変わらないパフォーマンスを出すからこそのものです。みんな働いているのが当たり前で、自然と“仕事モード”になれるオフィスで働くのと同様のパフォーマンスを、テレビや電話、家族の会話で気が散りがちな在宅勤務や、時間や負荷を割かれがちになる副業との並行で実現するのは容易なことではありません。それに、リモートワークでも副業でも、会社のマネジメントと社員が離れている時間が増えれば、社員の健康管理、就労管理が難しくなります。仕事に集中できずパフォーマンスが低下するのも憂慮すべき問題ですが、パフォーマンスを出すべくがんばりすぎて“ブラック”な働き方をしてしまい健康に支障が出るというのも非常によくない事態です。お互いにリスクがあり、それをふまえてやっていかないといけないのがリモートワークや副業。パフォーマンスの評価も、その点を見極める大きな要素の一つです。それでもリモートワークや副業を禁止にしないのは、働く人々をとりまく家庭や社会の環境が多様化していて、オフィスに通うのを前提とする働き方だけではやっていけないと思うからです。家庭の事情がある方、オフィスに通うのが難しい方、在宅で仕事したいという方・・・多くの優れた人材に思う存分仕事をしてもらうためには、一定のパフォーマンスを維持できるという前提のもとで、各々が一番パフォーマンスを出せる時間と場所を選べるようにする必要があるということです。そして、チャットワークという僕らのプロダクトは、時間と場所の制約からワーカーを解放し、自分が一番パフォーマンスを出せる時間と場所を選べる働き方の実現を支えます。そうした働き方を推奨し、それに必要なものを作るというのが、当社の基本的な考え方です。

チャットで活性化する社内のコミュニケーション

同じ社内とはいえ、コミュニケーションツールのリテラシーには違いがあるでしょう。若手のインターンから60代の社員まで、同じスピード感をもってチャットでコミュニケーションをとるのは難しいということもあるのではありませんか。

山本：確かに、1人ひとりキーの打ち方も違えば読む速度も違います。画面で読むことが苦ではない人もいれば、印刷して読もうとする人もいます。ただ、チャットに関していえば、はっきり言えばメールより簡単です。今はみなさんがメールを使いこなしている時代ですから、メールは簡単だと思っていらっしゃるかもしれません。しかし、メールには、To・Cc・Bccの使い分けがあり、送信者のみにリプライするか全員にリプライするかを決めなければならず、本文にも引用のルールやファイルの添付などがあります。それらを判断したら今度は操作しなければなりませんが、Ccの相手を間違えたり添付ファイルを忘れたり、Bccで送るべきところをCcで送信してしまったりと、難易度が高いのです。対してチャットは、「相手を指名して、本文を書く、以上」と基本的にはこれだけで、これ以上簡単にできないというほど簡単です。内容を間違えてしまったり別のグループチャットに“誤爆”してしまったりしても、チャットワークなら編集も削除もできます。「送信したメールを取り消せない」というプレッシャーから解放されるチャットワークはとても楽です。

効果的なチャットの使い方などがもしあれば、教えてください。

山本：チーム単位、部署単位、社員全員といったグループチャットを設けるのは多くのお客様が実践していらっしゃいますが、チャットの威力をフル活用するには、とにかくトピックごとに細かくグループを分割するのが効果的です。チャットの使いこなし方はお客様ごとに全然違いますが、プロジェクトごと、お客様ごとにチャットを作っているという会社さんも多いですし、制作会社さんでは案件ごとにチャットを作っているケースもあります。チャットのグループを細かく分割する利点は、発言しやすくなることです。全社員が参加しているグループチャットでは「これは発言していいのかな」と思うこともあるでしょう。でも、「A社様案件チャット」「困ったこと相談チャット」などがあれば「こういうことは、このグループに書き込めばいいんだ」「このグループなら、こんなことでも書いていいんだ」と、発言のハードルを下げることができます。トピックごとに“部屋”を作ることで、非常に話しやすくなるのです。数が多くなって統制がとれないといったことは心配する必要はありません。チーム内で会話が活性化していけばいいのです。

若い方の多い会社では、チャットを取り入れることでコミュニケーションが盛り上がりそうですね。

山本：確かにそういう面もあるでしょう。ただプラベート用途のチャットサービスをみてもわかるように、僕らの親世代やおじいさん、おばあさんと言われるような世代の方も使いこなしていらっしゃる。僕らのユーザーさんでも、ご高齢者の方はたくさんいらっしゃいます。チャットのグループを分けたりするような操作はリテラシーのより高い方に任せるとしても、チャットに流れる会話を読んで発言するだけならそれほど多くのリテラシーが求められることはありません。そして、チャットワークはビジネス向けのコミュニケーションに最適化しています。膨大なコミュニケーションの中から自分に必要なものをきちんとピックアップできる設計になっているのです。ビジネスチャットというカテゴリで、パイオニアとしてやってきている当社には、その自負があります。

チャットを「働き方を改善するコミュニケーションツール」に

コミュニケーションといえば対面を重んじる企業や、とにかく電話を選択する企業もまだまだ多くあります。そうした中で、チャットというコミュニケーションのあり方についてはいかがお考えですか。

山本：当社でのコミュニケーションの大半はチャットですし、当社はビジネスコミュニケーションにおいてチャットというツールの有用性を信じ推進している立場です。しかしそれでも、対面や電話、メールといったコミュニケーションも活用しています。エモーショナルなコミュニケーションでは対面でのコミュニケーションが効果的ですし、緊急連絡に適しているのは電話です。一度お会いして名刺交換した社外の方とコミュニケーションがとりやすいのはメールでしょう。世の中からこうしたコミュニケーションがなくなるとは一切思っていません。一方で、継続したコミュニケーションはチャットが一番向いています。意思決定自体だけでなくその経緯や雑談までさかのぼることができますし、発言のしやすさもあります。日本各地や海外に点在するオフィス、それからリモートワークをしている個々の場所といった距離も超えてコミュニケーションをとることができます。大切なのは、コミュニケーションのレイヤーを区分して、レイヤーごとに最適な手段を使い分けることです。僕らはそういったコミュニケーションの手段を、会社としてかなり意識して使い分けています。電話がない、紙もほとんどない、デュアルディスプレイやトリプルディスプレイが当たり前という当社のスタイルは、他社さんからみると特殊に映るかもしれません。僕らは学生起業で普通の会社員経験もほとんどありませんから、そういう意味ではいわゆる“常識”がないというところもあるでしょう。けれど、根本として重視しているのは、「自分が効率よく働ける時間と場所を選んで働くことができる」ということです。オフィスの自席でも家でもカフェでも働けること、リモートワークやビデオ会議が特別なものではないことというのは、それを実現するための手段です。それは僕らの特徴的なところではあると思いますが、決して特殊なものではないと思っています。

チャットワークは、まさに働き方をよくするためのコミュニケーションツールなのですね。

山本：チャットは普及しつつあるとはいえ、今はまだ戸惑いが大きく、世の中がついてきていないところもあるでしょう。チャットは絶対に使わないというような会社もあるかもしれません。それでも、多くの方に実際に使ってその簡単さと効果を実感していただき、それに慣れていただけるようになれば、ビジネスの慣習は少しずつ、チャットを前提としたものに変わっていきます。そういう世界観に変わっていけば、「チャットを使わない」というのは今でいうところの「メールを使わない」と同じようなニュアンスになる。そういえばわかりやすいでしょう。

＜前編：電話・会議から雑談までそのあり方を変えるチャットというコミュケーションは働き方も変える＞

＜早稲田大学 教授 巖淵 守氏：人の凸凹スキルや多様性が、組織を強くする。時間管理アプリの開発者に聞く、働き方改革につながるテクノロジーとは＞