ChatGPTの使い方が分からない担当者向け｜基本操作から解説

ChatGPTという名前は知っていても、「実際にどう使えばよいのか分からない」「会社の業務で使わせても大丈夫なのか不安」という担当者は少なくありません。特に社内への展開を任されると、基本操作だけでなく、活用シーンや注意点まで理解しておく必要があります。

この記事では、次の内容を分かりやすく解説します。

• ChatGPTとはどのようなサービスか
• 登録から基本操作までの使い方
• できること・できないこと
• 無料版と有料版・法人向けプランの違い
• 業務で使える活用例とプロンプトのコツ
• 安全に使うための注意点と、導入時の失敗要因・対策

基礎から順を追って解説するため、初めての方でも自社での活用イメージを持てるようになります。

ChatGPTとは｜使い方を知る前に押さえておきたい基礎知識

ChatGPTの定義と仕組み

ChatGPTは、OpenAI社が開発した、人間と自然な文章でやり取りできる対話型の生成AI（人が作成するような文章・画像などをゼロから作り出せるAI）サービスです。質問や指示(プロンプトと呼びます)を入力すると、AIが学習したデータをもとに文章を生成して回答します。

文章の作成・要約・翻訳・アイデア出し・プログラミング支援など、幅広いタスクに使える汎用性の高さが特徴です。

出典：リコージャパン「ChatGPTの使い方とは？｜初めての使い方からコツまでを解説」
AIsmiley「ChatGPT（チャットGPT）とは？無料での始め方と使い方をわかりやすく解説」

ChatGPTのモデル・プランの違い（概要）

ChatGPTには複数のモデル（AIの頭脳にあたる部分）があり、無料で使える標準モデルと、有料プランで使える高性能モデルとでは、回答の精度や対応できるタスクの幅が異なります。料金プランの詳細は後述しますが、無料の範囲でも基本的な使い方は十分に試せるため、まずは気軽に触れてみることをおすすめします。

ChatGPTの使い方｜登録から基本操作まで

ここでは、ChatGPTを初めて使う方が登録から質問の送信までを迷わず行えるよう、手順を具体的に説明します。

アカウント登録の手順

ChatGPTは、公式サイトにアクセスし、メールアドレス・Googleアカウント・Microsoftアカウントなどのいずれかで登録することでアカウントを作成できます。登録なしでも一部の機能は試せますが、会話履歴を残すなど快適に使うには登録が推奨されます。

PCではブラウザから公式サイトにアクセスして利用し、スマートフォンでは公式アプリ（iOS／Android）をインストールして同じアカウントでログインすれば、外出先からも同様に利用できます。

出典：リードプラス「プロが教えるChatGPT使い方｜今すぐ始められる基本操作と便利な命令文（プロンプト）集」

チャット画面の基本操作と質問の仕方

登録が済んだら、チャット画面の入力欄に質問や指示を日本語でそのまま入力し、送信（Enterキー）するだけで回答が得られます。専門的な操作は不要です。

ChatGPTは会話履歴を保持できるため、「先ほどの内容を300字で要約して」のように、続きの質問を重ねて回答を絞り込んでいく使い方ができます。話題を切り替えたいときは、新規チャットを開始すると回答の精度が保ちやすくなります。

ChatGPTでできることとできないこと

ChatGPTを業務で活用するには、得意な分野と苦手な分野を正しく理解しておくことが欠かせません。過度な期待による誤用を避けるため、両方を対比して見ていきます。

ChatGPTが得意なこと

ChatGPTは、文章の作成・要約・校正、外国語の翻訳、アイデアのブレーンストーミング、プログラミングのサポートなどを得意としています。ゼロから資料や文章を作るのではなく、たたき台を高速に作る用途で特に力を発揮します。

出典：侍エンジニア「ChatGPTの始め方！基本的な使い方から使いこなすコツまで紹介」

ChatGPTが苦手なこと・注意が必要なこと

ChatGPTは、学習した時点までの情報しか持たないため、最新の情報には対応できない可能性があります。また、事実と異なる内容をもっともらしく生成してしまう「ハルシネーション」と呼ばれる現象が起こることがあり、専門的な計算や厳密な数値処理にも誤りが生じやすい傾向があります。

そのため、生成された内容は必ず人が事実確認をしてから使うという運用が重要です。

項目	得意なこと	苦手なこと・注意点
情報の扱い	既知の情報をもとにした説明・要約	最新情報への対応（学習時点までの情報に限られる）
文章作成	文章のたたき台作成・翻訳・校正	事実と異なる内容をもっともらしく生成する場合がある（ハルシネーション）
数値処理	おおまかな整理・要点抽出	厳密な計算・専門的な数値処理での誤り

出典：リコージャパン「ChatGPTの使い方とは？｜初めての使い方からコツまでを解説」

業務で使えるChatGPTの活用例とプロンプトのコツ

ここでは、バックオフィス業務や企画業務での具体的な活用シーンと、良い回答を引き出す質問の工夫を紹介します。

業務別のChatGPT活用例

ChatGPTは部門を問わず、次のような場面で活用できます。

• 総務・人事：社内文書のたたき台作成、就業規則などの分かりやすい言い換え（質問例：「この就業規則の一文を、新入社員にも分かるように言い換えてください」）
• 営業・マーケティング：提案文・メール文面の作成、市場調査の要点整理（質問例：「以下の調査データの要点を3つに絞って箇条書きにしてください」）
• 経営企画：会議資料の要約、アイデアの壁打ち相手（質問例：「この事業アイデアのリスクを、経営層の視点で3つ指摘してください」）
• 情報システム：社内問い合わせ対応のFAQ下書き作成、マニュアル・規程の分かりやすいQA化（質問例：「以下の利用ガイドラインを、社員からのよくある質問形式に書き換えてください」）

いずれも、ゼロから作成する時間を短縮し、たたき台をもとに人が仕上げる使い方が現実的です。作業時間の削減効果は業務ごとに数値化しやすいため、経営層への説明では「特定の業務でどれだけ作業時間を短縮できたか」を示すと、費用対効果を伝えやすくなります。

良い回答を引き出す質問（プロンプト）のコツ

思ったような回答が返ってこない場合、次の3つの工夫で改善できることが多くあります。

• 役割を指定する：「あなたは経験豊富な営業企画担当者として回答してください」のように立場を伝える
• 背景・目的を伝える：「新規取引先への提案資料に使うため」のように用途を添える
• 出力形式を指定する：「箇条書きで」「表形式で」のように欲しい形を伝える

例えば「営業メールを作って」という質問より、「新規取引先へのアポイント打診メールを、丁寧かつ簡潔な文体で作成してください」と伝えたほうが、修正の手間が少ない回答を得やすくなります。一度で満足のいく回答が出なくても、追加の指示で回答を修正・改善できる対話形式の特性を活かし、やり取りを重ねながら精度を高めていく使い方が現実的です。

出典：AIsmiley「ChatGPT（チャットGPT）とは？無料での始め方と使い方をわかりやすく解説」
リードプラス「プロが教えるChatGPT使い方｜今すぐ始められる基本操作と便利な命令文（プロンプト）集」

ChatGPTの料金プラン｜無料版・有料版・法人向けプランの違い

会社としてどのプランを選ぶべきか判断できるよう、無料版・有料版・法人向けプランの違いを整理します。

個人向けプラン（無料版・有料版）の違い

無料版でも基本的な使い方は試せますが、有料版（月額制）では、より高性能なモデルや利用制限の緩和が得られます。個人向けの代表的な有料プラン「ChatGPT Plus」は月額20ドル（為替レートにより日本円の請求額は変動します）で、公式サイトで最新の料金を確認できます。ただし、個人の業務利用であっても、無料版のままではセキュリティ・機能面で不十分な場合があると考えられます。

項目	無料版	有料版（個人向け）	法人向けプラン
主な特徴	基本的な使い方を無料で試せる	高性能モデル・利用制限の緩和	入力内容の非学習設定・セキュリティ管理機能
費用感	無料	月額20ドル程度（ChatGPT Plusの場合。為替により変動）	契約規模・座席数などに応じた個別見積もり
向く利用者	まず試したい個人	個人で本格活用したい人	複数人での利用・ガバナンス重視の企業

出典：OpenAI公式「ChatGPT Plans」
リコージャパン「ChatGPTの使い方とは？｜初めての使い方からコツまでを解説」

法人向けプランを選ぶべきケース

法人向けプランでは、入力内容が学習に利用されない設定や、利用状況を管理できるセキュリティ管理機能など、個人向けプランにはない機能が提供される場合があります。複数人での利用やガバナンス（統制）を重視する企業では、個人向け有料版よりも法人向けプランの検討が現実的です。

出典：リコージャパン「ChatGPTの使い方とは？｜初めての使い方からコツまでを解説」

企業がChatGPTを導入する際の失敗要因と対策

会社として導入・展開する際につまずきやすい失敗要因を、対策とあわせて紹介します。

機密情報・個人情報の入力によるリスク

顧客情報や社外秘の資料をそのままChatGPTに入力してしまい、意図せず情報が外部に渡ってしまうリスクがあります。特に、個人向けの無料版・有料版では入力内容が学習に利用される設定になっている場合があり、注意が必要です。

対策：入力してよい情報の範囲を定めた社内ルールを整備し、入力内容が学習に利用されない設定や、法人向けプランの活用を検討します。

生成内容を鵜呑みにすることによる誤情報の拡散

もっともらしい誤情報が生成され、確認しないまま資料や顧客対応に使ってしまうリスクがあります。特に、数値や固有名詞を含む内容は誤りが紛れ込みやすい傾向があります。

対策：生成結果は必ず人が事実確認をしてから使う運用ルールを設け、事実確認が必要な用途とたたき台作成の用途を切り分けます。

現場任せの利用によるルール不徹底・定着の失敗

一部の社員だけが利用し、活用ルールや事例が共有されないまま形骸化してしまうケースがあります。

対策：利用ガイドラインを整備し、部門別の活用事例を社内で共有します。社内に知見を持つ人材が少ない場合は、外部の専門家の支援を受けながら展開を進める方法も有効です。

失敗要因	主なリスク	対策
機密情報・個人情報の入力	情報が外部に渡る可能性	入力ルールの整備、非学習設定・法人向けプランの活用
生成内容の鵜呑み	誤情報の拡散	人による事実確認の徹底、用途の切り分け
現場任せの利用	ルール不徹底・定着の失敗	利用ガイドラインの整備、事例共有、外部専門家の活用

ChatGPTの導入支援は「フリーコンサルタント.jp」へご相談ください

自社だけでのChatGPT導入・定着が難しい理由

ここまで、ChatGPTの基本的な使い方から、業務での活用例、導入時の失敗要因と対策までを紹介してきました。とはいえ、「自社にはAI活用に詳しい人材がいない」「ルール整備や活用シーンの洗い出しに時間を割けない」という担当者の方も多いと考えられます。

社内展開を進める際は、次のような論点を整理しておく必要があります。

• どの業務から着手すれば、効果とリスクのバランスが取りやすいか
• 入力ルール・利用ガイドラインをどこまで具体的に定めるか
• 展開後、活用状況をどう把握し改善につなげるか

一般的には、情報漏えいなどのリスクが低く、かつ作業時間の削減効果を数値で示しやすい定型業務から着手し、効果を確認しながら対象業務を広げていく進め方が定石とされています。

これらを自社の担当者だけで一から検討すると、負担が大きくなりがちです。フリーコンサルタント.jpでは、事業会社やコンサルティングファーム出身のプロ人材を、必要な期間だけ活用いただけます。AI活用の方針設計といった上流の検討から、実際の運用ルール整備・社内展開・定着支援まで一貫して伴走できる点が特長です。

ChatGPTなどの生成AI活用でお悩みの方は、フリーコンサルタント.jpのサービスサイトから、無料相談をご検討ください。

フリーコンサルタント.jpによるAI導入支援の事例

ここでは、フリーコンサルタント.jpがこれまでに支援してきた、AI・DX活用に関する取り組みの一部を紹介します。企業規模や活用するAIの種類は異なりますが、いずれも「社内にAI活用の専門人材が不足している」「自走できる体制をどう作るか」という、企業規模によらず共通する課題への取り組みです。

大手飲食業界企業（200店舗以上）では、発注業務が店舗担当者の経験と勘に頼っており、業務が属人化していました。データサイエンティストなどのAI活用の経験者が社内に不足し、AIの本格運用に向けた進め方が分からない状態でした。

当時の課題	・データサイエンティスト、AI活用の経験者が社内に不足 ・需要予測を複数人が同じ精度で行うことが困難 ・発注業務が現場の勘に依存し、担当者の休暇・退職で業務が滞るリスク
実施したこと	・店舗ごとの特徴を踏まえた変数を定義し、データを整理 ・PoC（概念実証）を経て、店舗ごとに高い精度で需要予測ができるAIモデルを構築・運用

需要予測AIの活用により発注業務の多くを自動化し、作業時間を削減しました。バックオフィス業務の負荷が軽減し、店舗担当者が接客などの対応に時間を割けるようになっています。

また、大手通信キャリア企業では、業務効率化を目的にデジタル活用組織（CoE：複数部門の知見を集約する専門組織）の立ち上げを決定したものの、組織立ち上げの推進とデジタル技術活用の両方を担える人材が社内に不足していました。

当時の課題	・デジタル領域の知見と組織立ち上げ経験を併せ持つ人材が社内に不足 ・業務効率化ツールの開発・運用体制をゼロから構築する必要
実施したこと	・CoE組織の立ち上げから全体設計・運用構築・実運用までを一気通貫で伴走支援 ・事業部門への課題ヒアリングをもとにしたツール開発の仕組みを構築し、プロパー社員が自走できる体制へ知見を移転

CoE組織の立ち上げと運用の安定化により、業務工数の削減につながりました。プロパー社員が主体的に運用できる体制を構築し、外部人材への依存から段階的に脱却しています。

まとめ

ChatGPTは、登録さえすれば無料でも基本的な使い方を試せる手軽さが魅力です。一方で、業務で本格的に活用するには、できること・できないことの理解、質問の工夫、安全に使うための社内ルール整備が欠かせません。

まずは自部門の小さな業務から試し、効果を確認しながら社内展開の範囲を広げていくことをおすすめします。自社だけでの進め方に迷う場合は、外部の専門家の支援を受けることも選択肢のひとつです。