【完全版】人事考課とは？目的や方法、評価基準まで具体的な書き方付きで徹底解説！

人事考課は、従業員の能力や成果、勤務態度などを総合的に判断する制度です。昇格や昇給の対象になるかを査定する材料にもなり、公平で適切な人事考課を行うことで、従業員のモチベーションアップにも繋がるため、非常に重要と言えます。

しかし、目的や方法を理解せずに不適切な人事考課になってしまうと、反感を買う原因にもなりかねないため、正しい知識を持って行わなくてはなりません。そこで本記事では、人事考課の目的や方法、評価基準などを具体的に解説していきます。人事考課を行う際のポイントまで紹介しているため、ぜひ最後までチェックしてください。

1.人事考課とは

人事考課とは、従業員が会社に貢献した業績や能力、勤務態度などを、会社が定めた基準に従って査定し、評価することです。評価は昇給や昇格、賞与などの形で反映されるため、人事考課は従業員のキャリアにも直結している制度といえるでしょう。

また、人事考課は上司の個人的判断ではなく、客観的で公平な評価が求められます。偏った評価を防ぐためにも、一般的に人事考課シートが用意されており、記入して社内でのランクづけを行います。人事考課シートを使用することで、従業員の挙げた具体的な成果や数値に基づいた事実が分かりやすくなるため、従業員を客観的かつ公平に評価することが可能です。

人事考課と人事評価の違い

人事考課は昇進や昇給などを通して従業員のモチベーションを上げることが目的なのに対して、人事評価は従業員の能力開発、人材育成、人事異動を目的として行われています。そのため、厳密には違う意味の言葉であり、人事評価の方が広い意味で利用されることが多いです。

ですが、ほとんど同じ意味として使っている企業も多いため、明確な違いは無いと言っていいでしょう。

2.人事考課の目的

人事考課の目的は、公平かつ適切な基準で従業員を評価し、人事配置の適正化、評価結果の可視化などを図ることです。これらを目的として人事考課を行うことで、成果を残せば適切に評価されるようになるため、会社全体のモチベーションの向上に繋がります。

なお、人事考課を行うことで昇進、昇給といった結果が得られ、従業員のモチベーションは上がりやすくなりますが、昇進や昇格はあくまで結果であり目的ではありません。目的と結果を混同しないよう、注意してください。

3.人事考課を行う2つのメリット

人事考課を行う2つのメリットを紹介します。

ただし、これらのメリットは人事考課が正しく公平に行われていることが前提となります。
評価基準が曖昧だったり、公平性が担保されていない状態だった場合、これらのメリットが得られないため注意が必要です。

①従業員は会社方針の理解が、企業は従業員の能力への理解が深まる

人事考課を行うことで、従業員は会社の方針に対する理解が、企業は従業員の能力や勤務態度などに対する理解が深まるのがメリットです。相互理解を深めることで会社全体が同じ方向を向いて働くことができ、ひとつひとつの作業への理解度が高まるため、企業の利益に繋がります。

従業員は会社の方針を再確認し、どのように貢献すれば会社から評価されるのか理解する機会になるでしょう。会社にとっても、従業員の人事配置や能力を確認する機会となるため、人材という資本の活用を見直す機会になります。

②従業員のモチベーション向上

人事考課を行うことで、従業員のモチベーションが向上するのも大きなメリットです。評価基準が明確になっているのとなっていないのでは、モチベーションに大きく違いがでます。

もし評価基準が不明瞭な場合、従業員達はどんなスキルを磨き、どんな勤務態度をとるべきかがわからず、モチベーションを保つことが難しくなってしまいます。一方で評価基準が明確であれば、自身が目指すべきポジションや、習得すべきスキルがわかりやすく、今後のビジョンが見えやすいためモチベーションを保ちやすいです。

また、自身が思い描いていた通りの評価を得られなかった従業員に対しては、人事との対話の機会を設けてフィードバックを行うなど、評価基準が浸透しやすい環境づくりを行うことで、意欲を持って仕事に取り組んでもらえるようになるでしょう。

4.人事考課を行う2つのデメリット

人事考課を行うデメリットは、以下の2つです。

デメリットへの対策についても補足しながら、詳しく解説します。

①評価を適切に行わないと従業員の不満につながる

人事考課を行い昇進する従業員もいる一方で、昇進した従業員と自身を比較して「自分の方が評価されるべきでは？」と考える従業員が出てくる恐れもあります。

適切に行われない、なんとなくで行われる評価基準が曖昧な人事考課では、かえって従業員のモチベーションが下がりかねません。できる限り適切に運用できるよう、公平な人事考課の評価項目を用意しましょう。

②適切な運用には相応のコストが必要

公平な評価基準を作成するには、会社のことを熟知している経営陣や、人事のスキルが欠かせません。その場合、経営陣や人事の時間的なコストがかかってしまう点には注意しましょう。

また、評価基準を作成するリソースがない場合は、外部委託するケースも考えられます。その場合、金銭的なコストがかかってしまうことを念頭に置いておきましょう。

5.【4ステップ】人事考課の実施手順

人事考課の実施手順は、以下の4つの流れで行うのがおすすめです。

それぞれ解説していきます。

①目標を設定する

まずは個人目標の設定を行います。目標設定は、直属の上司と相談を行い、従業員が主体となって行うのが一般的です。

設定する目標は、数値や数量など数字で設定できる「定量目標」と、直接実績としては目に見えない「定性目標」に分けることで設定しやすくなります。定量目標では1日当たりの案件獲得数や、人件費の削減率などの数値目標を、定性目標ではリーダーシップの発揮や仕事内のミスを減らすなどの行動目標を細かく設定しましょう。

また、目標設定時に以下の3つの制度についても考える必要があるため、こちらについても解説します。

評価制度

評価制度とは、一般的に従業員の能力や業績を評価する制度のことです。一定期間で従業員のパフォーマンスを評価し、その評価によって等級を決定したり、報酬を与えたりします。

詳しい評価基準については「人事考課の3つの評価基準」の項目で解説するため、合わせてチェックしましょう。

等級制度

等級制度は、評価制度によって等級を決定することを指し、従業員として求める能力や技量、業績を分類するために必要です。等級制度を利用することで、社内での位置付けが可視化され、裁量や権限を与える基準になります。

ただし、従業員を必要以上に評価してしまい、高い等級を定めてしまうと、技量以上の仕事が与えられるようになり、自身のスキルや能力が追い付かなくなってしまう恐れがあります。その場合、仕事がうまく回らなくなることで、会社としても悪影響になってしまうでしょう。逆に、優秀な人材の等級が低すぎる場合、裁量が与えられずモチベーションの低下に繋がる可能性もあります。

一人ひとりの技量を見極め、適切なポジションを与えることが大切です。

報酬制度

報酬制度は、評価制度を通して報酬を定める制度のことです。等級制度も合わせて参考にされる場合もあり、評価や等級に応じて役職や昇給、賞与を与えることになります。そのため、基本的に評価制度、等級制度、報酬制度は相互関係が成り立っている必要があり、従業員一人ひとりにあった評価を行うことが重要です。

②従業員による自己評価を行う

目標を設定して一定期間が経過したら、まずは従業員による自己評価から行います。従業員による自己評価を行うのは、自己評価と他者評価のズレを防ぐためです。

自分では評価に値すると思っていた項目に対して、逆の評価を付けられてしまうことで、モチベーションの低下に繋がりかねません。また、評価をもとに従業員と個別面談を行う際に「この評価をつけた理由は？」などのすり合わせを行い、評価のズレをなくすことができるため、お互いに納得しながら働くことができます。

従業員の満足度向上のためにも、必ず従業員による自己評価を先に実施しましょう。

③上司など評価者による評価を行う

自己評価を行った後で、上司などの評価者による評価を行いましょう。先に上司などによる評価を伝えてしまうと、従業員の自己評価が固定化されてしまい、自分を客観視することが難しくなってしまいます。

また、従業員の納得度を高めるためにも、評価を行う際はその評価になった理由を伝えるようにしましょう。ただし、評価と言ってもマイナス面を伝えるだけではなく、プラスに評価できる点はしっかりと褒めることも重要です。従業員のモチベーションアップが、人事考課の目的になっていることを頭に入れておきましょう。

④フィードバックを行う

フィードバックでは、評価結果やその理由を伝えるだけではなく、今後の経営方針や理想とする人物像などについても伝えることで、従業員自身のキャリアプランについても考える時間にすることが大切です。今後会社として何を期待するのかを明確に伝えることで、各々が今後のビジョンについてしっかりと理解、熟考することができ、人材育成に繋げられます。

6.人事考課の3つの評価基準

人事考課の評価基準は企業によって策定されるため違いがありますが、一般的に以下の3通りの評価基準を定めている場合が多いです。

それぞれ解説していきます。

①業績、成果考課

業績考課、成果考課は業績や成果を査定するための評価基準のことです。一定期間内でどのような業績を収めたのか、どの程度の売り上げになったのかを評価します。

業績や成果は定量的に判断されることが多く、そのプロセスが評価されないことがあるため、数値化できない部分の評価についても柔軟に対応する必要があるでしょう。

②情意考課

情意考課は、業務に取り組む姿勢や意欲を査定するための評価基準です。中でも「責任制」「積極性」「規律性」「協調性」という4つの項目が評価基準になることが多い傾向にあります。

また、情意考課は評価者の主観になることが多く、属人的な評価を招きやすいため、評価者にとって難しい評価基準と言われています。一方で、業績で評価されにくい新入従業員でも評価されやすいメリットがあります。

従業員の努力をしっかりと評価しながらも、情に流されない冷静な判断を行いましょう。

③能力考課

能力考課は、業務を通して得た能力や知識、資格、潜在的な能力などを査定するための評価基準です。数値で表すことが難しい業務や、目に見えづらい過程の部分を評価できる基準となっています。

ただし、過程を評価するということは日常的に従業員を観察しておく必要があるため、評価者の負担になる可能性がある点に注意が必要です。とはいえ従業員にとって、能力考課を高く評価してもらえることはモチベーションに直結しやすいため、重要な評価基準となります。

7.人事考課を行う際の3つのポイント

人事考課を行う際は以下の3つのポイントを意識して行いましょう。

それぞれ解説していきます。

①KPIとKGIを含めた目標を設定する

人事考課を行う際は、KPIとKGIを含めて目標設定しましょう。

KPIは中間目標、KGIは最終目標のことで、一般的にはKGIのみを掲げることが多いです。しかし、中間目標があることで目標の達成度合が確認でき、最終目標に到達しやすくなります。そのため、なるべくKPIとKGIはどちらも設定しておくと良いでしょう。

また、KPIとKGIを含めた目標設定にすることは、業績、成果考課に置いて有効です。従業員一人ひとりが目標達成のためのプロセスを明確にすることで、目標に沿った行動が起こしやすくなります。そうすることで、自然と目標の達成率も高まるでしょう。

②公平性、柔軟性を兼ねそろえた評価にする

入社5年目の従業員と、5年以上努めている社員全員が同じ評価基準を設けるというような評価では、平等ではあるものの公平とはいえません。従業員一人ひとりのスキルが評価される公平な評価を行ってはじめて、評価に納得しモチベーションにつなげてもらえます。

ただし、公平さを重視するあまり、一定分野に長けている従業員しか評価されなかったり、評価基準が下がったりしてしまうと、かえって従業員のモチベーションが低下してしまう恐れもあります。そのため、常に同じ評価項目を使い回すのではなく、評価項目も柔軟にアップデートしていく必要があるでしょう。

公平性、柔軟性を兼ねそろえた評価は簡単なものではありませんが、評価対象者に納得してもらえなければモチベーションの低下に繋がる恐れもあるため、重要なポイントといえるでしょう。

③相対評価ではなく絶対評価で評価する

絶対評価を用いて評価された人事考課は、自身の努力や成果がしっかりと反映されるため、従業員に納得してもらいやすくなります。

絶対評価は、目標をどれくらい達成できたかによって評価を行うことです。相対評価は、従業員同士を比較し順位を決めることで評価を行います。絶対評価は相対評価に比べて、ほかの社員と比較をせず、決められた基準に従って従業員を客観的に評価することができるため、他の従業員の業績に左右されないメリットがあります。

なお、評価者が絶対評価で評価していると思っていても、気づかないうちに相対評価に引っ張られてしまうこともあるため、意識をして絶対評価をしなければなりません。

8.人事考課に役立つ主な手法4選

人事考課を行う際に役立つ主な手法として、以下の4つを紹介します。

それぞれの手順について解説していきます。

MBO

MBOはManagement By Objectivesの頭文字を取った言葉で、日本語に翻訳すると目標管理制度となります。マネジメントで有名な経営思想家である、ピーター・ドラッカーが1950年代に提唱したマネジメント手法の1つです。

目標を自身で設定するのがMBOの特徴で、自身で設定した目標の達成率によって、評価者による評価が行われます。自身で設定する目標は大きく分けて「能力開発目標」「任務遂行目標」「業務改善目標」「業績目標」の4種類です。自身で目標を設定してもらうことで、従業員の自主性を養うことができます。

また、MBOは一人ひとりが目標を設定するため組織や個人のモチベーションアップにつながるほか、企業全体の目標と絡ませた目標を設定してもらうことで、人事考課の効率化、企業の成長など、幅広い目的で作用することでしょう。

コンピテンシー評価

コンピテンシー評価は、社内で優秀な成績や成果を残す従業員の行動特性を、他の従業員の評価基準にする評価方法です。

コンピテンシーとは行動特性のことで、成果が出ている人物にフォーカスし、行動や思考について分析、調査して評価項目を作成します。高い業績を上げるために必要な能力以外の理由を知ることができ、従業員にも評価基準として提示しやすいことがメリットです。

コンピテンシー評価をうまく利用することで、社内全体の水準の底上げにも繋がるでしょう。

360度評価

360度評価は、立場や関係性の違うさまざまな人物によって評価する手法です。

評価者は上司や部下、同僚以外にも、他部署の従業員などが担当することになり、複数の人材が必要になります。客観的な評価を行える点がメリットですが、評価基準を統一することが難しく、評価者にも知識が求められるため、360度評価を導入する場合は社内での教育が必須となるでしょう。

さらに、匿名性や評価が主観にならないための配慮、その後の業務に支障をきたさないように注意する必要もあります。

バリュー評価

バリュー評価は、企業が設定した行動規範に沿った行動をどれだけできているかを評価する手法です。業績や成果ではなく、従業員の行動を評価する手法のため、行動評価やプロセス評価という言葉が用いられることもあります。

なお、バリュー評価は、絶対評価ではなく相対評価が用いられることが多いため、他者と比較されて不公平を感じる人がいる点に注意しなければなりません。さらに、行動規範に基づいていなければ評価が得られないため、会社の売り上げに大きく貢献している人でもバリュー評価が低くなる可能性があります。一方で成果に関係なく誰でも評価されるため、従業員の勤怠態度のチェックや、潜在能力などを発見する機会にもなり得るでしょう。

また、客観的な評価となる360度評価と組み合わせて、従業員が評価者になることもあります。

9.人事考課制度の運用には「人事考課シート」を使用しよう

人事考課制度を運用する際は、人事考課シートを使用しましょう。

人事考課シートは、従業員の目標、業務スキル、実績、仕事への取り組み方など、人事考課に関するさまざまな評価項目を記載しているシートです。従業員を一定期間内で評価し、評価が完了したら従業員に人事考課シートを配布します。シートを配布することで、自身のどのような部分が評価されているか、逆に何が足りていないのかをわかりやすく伝えることができます。

また、人事考課シートは従業員のモチベーションに直結するため、成長につながるような記載を心がけるのがポイントです。受け取る相手の立場に立って作成することで、良い人事考課シートになるでしょう。

10.人事考課を行う際には「人事エラー」に注意しよう

人事エラーは人事考課エラーと呼ばれることもあり、無意識のうちにバイアスが生じて贔屓してしまったり、厳しく評価してしまったりすることを指します。

人事考課は機械的に行うことができないため、人間が評価しなければなりません。そのためヒューマンエラーが起きてしまうのは仕方ないことですが、できる限り避けなければなりません。

よくある人事エラーとして以下の8つを紹介しますので、人事考課を行う際は注意しましょう。

11.【業種別】人事考課の書き方例

人事考課の書き方例を表にまとめて紹介します。記入例は以下の通りです。

営業職	（例文） 昨年の売り上げが○万円だったが、今期は売り上げ○万円となっており、前年比○%となっている。 クレーム数も○件と申し分ない。 目標達成率も○%を超えており、非常に高く評価できるため、評価は○段階となる。 また、リーダーとしてチームを引っ張ることができており、一枚岩となって動けている点も評価できる。 ただし、既存顧客からの営業が多くを占めており、新規顧客獲得が進められていないため今後の課題として努めるべき。
事務職	（例文） マクロを使用したツールを作成することで、報告が簡略化され1ヶ月あたり○時間程度の業務効率化に貢献した。 定型業務のミスも少なく、質も問題ない。 更なる業務効率化のために、今後は自発的な業務効率化の提案を期待する。
企画職	（例文） ○○に対するアンケートを実施し、新たなターゲットを発掘し新規プロジェクトに繋げられた点、販売促進の企画も順調で申し分ない。 なお、初動よりも伸び率が落ちてきているため、今後の対策についても分析を用いた対策が必要となる。 また、大きなプロジェクトとなるためプレイヤーとして動くのではなく、チームの人間を動かす力も身につけてもらいたい。
技術職	（例文） 生産工程における粗悪品の発生率が○%減少し、○万円のコスト削減に繋がった。 また、社内で初めて○○の資格を取得したことで、若手従業員のロールモデルにもなっており高く評価できる。 今後は技術職の従業員のマネジメントにも力を入れてもらいたい。

また、上記4つの業種は、人事考課を行う際に以下のような特徴があります。

これらの特徴を踏まえた上で人事考課を行うことで、人事考課シートが比較的記入しやすくなるでしょう。

12.まとめ

公平かつ適切な人事考課を行うことで、従業員の努力や実力が給与やポジションに反映され、モチベーションの向上に繋がります。一人ひとりのモチベーションが向上することで仕事への理解度も深まり、結果的に企業の成長にも繋がるでしょう。

しかし、評価基準が固まっていない状態で人事考課を行うと逆効果になる可能性も高いため、正しい人事考課を行わなければなりません。時間や労力、コストがかかりますが、長期的な会社の成長のために人事考課への理解を深め、取り入れることをおすすめします。

なお、人事評価の基準を設定するのが難しいなどの悩みがある方には、外部のプロフェッショナル人材を招へいするのもひとつの選択肢となります。

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（株式会社みらいワークス　Freeconsultant.jp編集部）