プロジェクト管理は、チーム全体の目標を達成するため、資源を効果的に計画、実行、監視するプロセスです。プロジェクト管理がうまくいけば、チームメンバーのスキルやプロジェクト予算を効率的に活用できる他、商品のヒットや目標達成も叶えられます。
本記事では、プロジェクト管理について解説します。成功させるための手法や便利に使えるツールにも触れるので、ご参考ください。
■目次
1.プロジェクト管理とは？
プロジェクト管理を怠ると、納期遅延や品質不備、予算超過などのトラブルが発生する可能性が高まります。プロジェクト管理の重要性を理解し、管理の概要を知っておくことが大切です。
まずは、プロジェクト管理の目的と、その流れを見ていきましょう。
プロジェクト管理の必要性
プロジェクト管理の必要性が高まっている理由は、プロジェクトを計画的に進める必要があるからです。
近年、グローバル化、技術革新、市場の変動などにより、業務の構造が複雑になることが増えました。リモートやハイブリッドワークの普及によりチームメンバーが働く場所も分散し、対策しなければコミュニケーションのギャップや見落としも発生しやすくなっています。本来であれば「便利なツール」「働きやすい制度」のはずが、却って足枷となり、生産性を下げてしまう事例も出てきました。
プロジェクト管理は、企業の戦略や目標とプロジェクトをしっかりつなげ、計画から成果までを一貫して管理する手法です。全体像を見失わずに進めることで目的を確実に達成できる環境が整うため、近年プロジェクト管理への注目度が上がっています。
2.プロジェクト管理の目的
プロジェクト管理の目的は、「プロジェクトの目標達成による利益の最大化」と「プロジェクトを決められた予算と時間内で実行すること」の2つです。
プロジェクト目標の達成は、チームの最重要課題です。プロジェクトを適正に管理することは、プロジェクト目標の達成に寄与します。目標達成後の展望を含めてプロジェクト管理を進めれば、より利益を拡大できるでしょう。
また、プロジェクトの進行にはトラブルがつきものです。トラブルはスケジュールの変更や新たな予算の確保などのタスクを生むため、最悪の場合、プロジェクトを頓挫させることになりかねません。
トラブルの発生を考慮し、余裕をもって進捗を管理することで、トラブルにもスムーズに対応できるようになるでしょう。
プロジェクト管理で得られる3つの効果
プロジェクト管理は、組織の成果を高める手法です。以下から、プロジェクト管理を導入することで得られる主な効果を紹介します。
➀品質管理体制を万全にできる
プロジェクト管理を適切に行うと、製品やサービスの品質を高いレベルで維持、向上できます。
たとえば、プロジェクト開始時に品質の基準や目標を明確に定めることで、チーム全体で共通認識を持てるのがポイントです。目指すべき品質レベルがはっきりし、ブレのない成果物を作れるようになるので、結果的に自社の利益に貢献できるでしょう。
同様に、プロジェクトの各フェーズで品質チェックを組み込んでおくと、問題点や改善点を早期に発見、対処しやすくなるのでおすすめです。後で大きな手戻りが発生することを防ぎ、業務効率や生産性も上がります。
その他、バグ管理システムやレビュー管理ツールなどを導入し、品質に関わる情報を一元管理する企業も増えています。情報共有を円滑にするためにも、プロジェクト管理は欠かせません。
➁スケジュールを見える形で管理できる
プロジェクト管理をすると、プロジェクトの進行状況や予定が一目でわかるようになります。
まずは、ガントチャート、カレンダー、タスク管理ツールなどを使い、各タスクの開始日、終了日や担当者を明確に示しましょう。誰が何をいつまでに行うのかが全員に共有され、遅延に早く気づけたり、業務バランスを調整しやすくなったりするのがメリットです。
また、タスク間の依存関係を整理し、優先順位をつけることで効率的に作業を進められます。進捗状況に応じてスケジュールをリアルタイムで更新できるため、急な仕様変更にも強いチームが作れるでしょう。
見える化されたスケジュールは、チーム内のコミュニケーションツールとしても機能します。テレワークやフレックスタイム制度を導入する企業が増えている今だからこそ、情報共有の場としてプロジェクト管理を活用するのがおすすめです。
③コストを管理が簡単になる
プロジェクト管理をすると、プロジェクトの予算や経費を効率的にコントロールできます。
プロジェクト開始時に必要なコストを細かく見積もり、予算計画を立てておけば資金配分が可視化されるので試してみましょう。「どこにどれだけ費用がかかるか」「予算からのズレや過剰な支出がないか」など、誰が見てもわかりやすく把握できます。
また、コスト状況が見える化されているため、削減可能な部分や優先的に資金を割くべき部分を判断しやすくなるのもポイントです。効率的なコストマネジメントができ、会計ソフトやプロジェクト管理ツールと連携することで部門間連携も促進できます。
無駄なコストを抑制したいときこそ、プロジェクト管理の視点が重要です。
3.プロジェクト管理の流れ
プロジェクトを成功に導くには、プロジェクトを管理する流れが非常に重要です。次の3つの流れを理解していることで、プロジェクトが複雑化しても問題なく運用することができるでしょう。
順番に解説していくので、各流れのポイントについて改めて考えてみてくださいね。
①目的を明確にする
プロジェクト管理を行う際は、事前に目的を明確にしておくことが大切です。 目的が明確であり、かつチーム内で共有できていれば、プロジェクトチーム全体が同じ目標に向かって業務に取り組めます。そのため、進行中のプロジェクトの意思決定にも一貫性を持たせることができ、達成するべき目的の優先順位もつけやすくなるでしょう。プロジェクトの進捗や成果を評価するための基準もわかりやすく、適切にPDCAを回すことができます。
反対に、目的が明確でないとチームが何を目指しているのかわからなくなり、作業が散漫になります。意思決定の方向性がブレたり、重要なタスクとそうでないタスクの区別がつかず、リソースの無駄遣いが生じるケースも少なくありません。プロジェクト管理を成功させるには、事前に目的を明確にして、定期的に振り返ることが成功への第一歩となります。
②目標タスクの洗い出しを行う
次に、前項で決めた目的、目標の達成に何が必要なのか、具体的なタスクをリストアップして洗い出しましょう。やるべきことが可視化されるため、迷いなくスムーズに実務へ移れるのがメリットです。また、各タスクの重要度や緊急度に基づいて優先順位を設定しやすくなり、スケジュールの遅れを防ぐ効果も期待できます。
なお、洗い出したタスクは、担当者ごとに割り振りを行いましょう。作業の重複を避けることができる他、タスクごと、担当者ごとの進捗も可視化できるので最適な業務分担ができます。
③進捗を把握、修正を行う
タスクの洗い出しと実行が完了したら、タスクがスケジュール通り問題なく完了できているか、定期的に進捗の把握をしていきます。定期的にチームメンバーとミーティングを行い進捗状況を確認する他、週次や月次レビューのようにタイミングを決めて確認を行うこともおすすめです。
もしプロジェクトに遅れが生じていたら、リソースの配分を見直したり納期、締切を見直したりして、軌道修正をおこないましょう。定期的に進捗状況をまとめたレポートを作成し関係者と共有すれば、中長期的な進捗も可視化しやすくなります。進捗が遅れている原因を分析していくことで、プロジェクトをより円滑に進行させることが期待できるでしょう。
4.プロジェクト管理の成功に必要な項目
プロジェクト管理の成功に必要な項目は、以下の通りです。
| 管理項目 | 概要 |
|---|---|
| コスト管理 | ・予算の見積り、調達、実績との比較 ・コスト調整 ・プロジェクトの費用の可視化 |
| 要員管理 | ・必要な人材の確保 ・業務の割り振り ・負担状況のチェック ・リソース調整 |
| 品質管理 | ・成果物やプロセスの品質確保 ・品質目標の設定、計画、実行 |
| スケジュール管理 | ・工数の見積り ・進捗管理 ・ガントチャートやWBSを用いた計画書の作成 |
| リスク管理 | ・想定されるリスクの洗い出し ・対応策の検討 ・進行中の監視 |
チーム内外の円滑な情報共有は、プロジェクト成功の鍵となります。スケジュール、予算、リスク含む緻密な計画を立て、計画に基づく進捗管理をしていきましょう。
その他、プロジェクトに関する知識や技術が備わっていること、リーダーにリスクマネジメント能力が備わっていることも重要です。予算や期日の通りに業務を遂行し、円滑なコミュニケーションで連係ミスを防ぐことも意識しましょう。
5.プロジェクト管理の2つの手法
ここでは、プロジェクト管理に役立つ2つのツールについて解説します。自社で導入しやすい方を選択し、活用していきましょう。
クラウド型のツール
クラウド型のプロジェクト管理ツールは、データやアプリケーションがインターネットを介して提供されるタイプのツールであり、インターネット接続があればPCでもスマートフォンでもアクセスできるのが強みです。そのため、テレワークや外回りの営業職とも相性が良く、利用しやすいでしょう。また、ソフトウェアの更新やハードウェアの管理はサービスプロバイダーが行うことから、自社での管理工数が少ない点も利用しやすいポイントです。
代表的なクラウド型プロジェクト管理ツールとして、以下が挙げられます。
- Trello
- Asana
- Notion
- Backlog
クラウド型の場合、プロジェクト管理ツールを利用する人数や使用する機能によって月額料金が変動することが多いです。そのため、社員数の少ない中小企業でも使いやすく、最小限の機能だけをコンパクトに使えます。機能を制限したミニマムなプランから、機能に制限のないオールインワン型のプランまで幅広く提供されているので、自社の用途にあったものを選定しましょう。
インストール型のツール
インストール型のプロジェクト管理ツールは、企業のサーバーにインストールして運用するタイプのツールであり、データが企業内のサーバーに保存されます。そのため、自社データのセキュリティレベルを高くできるのがメリットです。外部のクラウドサービスに依存することなく使えることから、個人情報、顧客情報、社外秘情報を多く扱う会社で重宝されるようになりました。なお、自社サーバーに依存するため、テレワークなどリモートでの働き方との相性はいまいちですが、出社が必須の業種では使いやすいでしょう。
代表的なインストール型プロジェクト管理ツールとして、以下が挙げられます。
- Lychee Redmine
- Bitrix24
- Wrike
また、インストール型のプロジェクト管理ツールは、自社の管理手法に併せて柔軟なカスタマイズができるのも魅力です。いらない機能はとことん省き、反対に自社で必要な機能があればオーダーメイドで作って機能を搭載できるなど、フレキシブルに活用できます。必要に応じて独自のインターフェースを実装できるツールもあるので、相談してみましょう。
6.プロジェクト効率化！おすすめのプロジェクト管理ツール5選
プロジェクト管理には、さまざまな手法が用いられます。
一般的に使用されている、5つのプロジェクト管理手法を簡単に見ていきましょう。
ガントチャート
ガントチャートは表の横軸に日付や時間、縦軸に業務内容や担当者名を記載したものです。時間、担当者、業務内容を一枚の表に落としこむことで、タスクや納期を明らかにできます。
全体の状況を一目で把握できるだけでなく、将来的に必要となる作業も予測できるため、ガントチャートはトラブルが発生した場合にも役立ちます。
ただし、ガントチャートは優先すべきタスクの洗い出しや、急に発生したタスクを組み込むのには向いていません。
PERT（Program Evaluation and Review Technique）
PERTは、タスクや作業のつながりを図にまとめて、依存関係を把握する手法です。工程が可視化でき、それぞれにかかる時間も把握しやすいのが特徴です。
プロジェクトの進行が遅れている場合、どの工程がボトルネックになっているのかPERTを用いれば一目でわかります。新しいタスクが発生した場合でも、すぐに各工程に追加できるため、予算や人員配置の見直しにも役立つでしょう。
WBS（Work Breakdown Structure）
WBSは、プロジェクトの作業を細分化して構造化し、今何をすべきかを洗い出す手法です。細かいタスクの把握ができるため、必要な時間や予算を計算しやすくなります。
タスク同士の関係性も明らかにできるため、どのタスクを優先的に進めるべきか把握しやすくなります。ガントチャートなどの他の管理手法と組み合わせると、よりプロジェクトを管理しやすくなるでしょう。
QFD（Quality Function Deployment）
QFDは製造業向けの品質管理手法です。顧客が求める品質と、それを実現させるために必要な要素を整理し、優先すべき製品の品質を把握します。把握したニーズを製品に反映させれば、より顧客に求められる製品になるでしょう。
QFDを用いると、顧客ニーズの把握により商品開発に役立つほか、各工程の目標と課題を明確化できます。
ウォーターフォールモデル
ウォーターフォールモデルはプロジェクトを複数のフェーズに分けて、上流工程から順番に終わらせていく手法です。ウォーターフォールモデルを利用すると、進捗状況や予算の把握が容易になります。
ただし、ウォーターフォールモデルは、プロジェクトの内容が具体的に決まっていない場合には利用できません。プロジェクトの実行途中で新しいタスクが増えることが予想される場合は、その他のモデルの利用を検討してみましょう。
7.プロジェクト管理を成功させるための6つのポイント
ここでは、プロジェクト管理を成功させるためのポイントを解説します。以下の点を意識するだけでプロジェクト管理のやりやすさや成功率が変わるので、チェックしてみましょう。
1.プロジェクトに余裕を持たせる
スケジュールや予算は、トラブルを見越して余裕を持って管理しましょう。問題なく進行するのが理想ですが、プロジェクトは往々にしてトラブルに見舞われます。
また、プロジェクトを取り巻く環境は日に日に変化するため、状況に合わせて柔軟に対応できるようすることも必要です。
あらかじめプロジェクト推進の懸念点を洗い出しておき、予算とスケジュールに余裕を持たせておくと、問題発生時も適切に対処できるでしょう。
②プロジェクトを見える化する
プロジェクト全体の進捗、課題、工数、リソース状況などを「見える化」することで、問題の早期発見や共有がスムーズになります。
たとえば、担当者の負担状況が可視化されれば「あの人にだけ業務負担が集中している」「納期まで時間のあるタスクばかり手をつけている」などの状況がわかるでしょう。タスクの偏りを防ぎ、業務負荷、リソースの最適化が実現することで、人的リソースを効果的に活用できます。
また、プロジェクトを「見える化」すると遅延、トラブル、コスト超過などの兆候を見逃さず迅速に対応できるので、結果的に自社の利益となります。報告や確認が不要になり、情報共有が円滑に進む効率の良さや、データドリブンな意思決定がしやすくなることもメリットといえるでしょう。
3.情報共有を徹底する
プロジェクトの成功には、メンバー間の連携が欠かせません。各種タスクの進行状況や今後の予定などの最新情報を、プロジェクトメンバー全員がすぐ把握できるような体制を整えておきましょう。
最新情報を共有できていなければ認識のズレが生まれ、トラブルの原因となってしまいます。また、進捗報告のタイミングや、共有したい情報がある場合の周知方法などをあらかじめ決めておくと、情報が錯綜せずに済むでしょう。
④徹底したコスト管理をする
プロジェクトのコスト管理は「費用を計画的に見積り、予算を策定して実際の支出を追跡、制御する一連の流れ」として位置づけられています。予算の範囲内でプロジェクトを完遂し、利益や成果物の品質を確保することを目的に、コスト管理を実施しましょう。
大切なのは、過去の類似プロジェクトや専門家の知見を活かしてタスクごとの人件費、材料費、外注費などを詳細に見積ることです。全体の予算（ベースライン）を策定し、常にチェックしておけば、大幅に予算をオーバーすることもありません。
予算とのズレを定期的に分析し、超過が見られた場合は原因を調査、修正することで無駄なコストを抑える効果もあります。
- 予算計画
- 実績管理
- 予測
- 報告
- 改善
上記のようなサイクルを確立することで、計画通りの進行、収益性の確保、信頼性構築が実現します。
⑤円滑なコミュニケーションを行う
プロジェクトにおいて、円滑なコミュニケーションを取ることは重要です。関係者が同じ目標に向かい、適切な判断と協力が行える状態を保つために、密なコミュニケーションを取りましょう。
具体的には「情報を正確かつタイムリーに伝えること」「課題やリスクも密に共有すること」を意識するのがポイントです。
- メール
- チャット
- 対面
- オンライン会議
上記のように、相手に応じて最適なコミュニケーション手法を使えば、ミスコミュニケーションや報告の面倒さも解消されます。また、週次レビュー、進捗会議、チャットのステータス更新など情報共有の機会を定例化し、進捗や課題を継続的に共有するのも良いでしょう。
コミュニケーションが強化されればチームの連携強化、透明性向上、プロジェクト成功の可能性が大いに広がります。時には部門間連携も意識しながら「チーム戦」として稼働するのがポイントです。
6.ツールを活用するなら使用環境を整える
プロジェクト管理ツールはプロジェクト管理における課題の解決に役立ちます。しかし、導入しただけではツールを活用できません。
ツール導入時はスケジュールを立てたうえでメンバーに周知し、使用方法や運用ルールを教育する時間を十分に設けましょう。
また、ツール導入後は定期的に運用状況をチェックし、その機能が発揮されているかを確認・改善することも大切です。ツールを活かせるような体制を構築し、よりスムーズに仕事ができるような環境を整えましょう。
8.プロジェクト管理の支援、人材育成ならフリーコンサルタント.jpへお任せください。
プロジェクト管理、人材育成にお困りの方は、みらいワークスへご相談ください。みらいワークスはプロフェッショナル人材に特化した人材調達支援事業を手がけており、PM/PMOやコンサルティング経験者を豊富に保有しています。大規模なシステム開発から小規模な企画まで幅広く企画、進行、管理できる人材がいるため、自社にノウハウがなくて困っている方の助けとして稼働できます。
なお、プロジェクト管理ツールの選定や運用方法に関するアドバイスも可能です。よりわかりやすくタスク状況や進捗を可視化しつつ、日々の実務に役立つようなツールがほしいときにもお問い合わせください。
9.まとめ
本記事では、プロジェクト管理におけるツール導入の有効性や、実際に取り組む際の注意点などについて詳しく解説してきました。
一方で、管理だけを完璧にこなしたとしても、プロジェクト全体が成功するとは限りません。そこで、企業における新規プロジェクトの成功を左右する要因について、事例を基に詳述した資料をご用意いたしました。
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