生成AIで業務効率化する方法とおすすめのツールを紹介！導入成功事例や注意すべきポイントも解説

近年、多くの企業で生成AIの導入が急速に進んでいます。生成AIは文章作成やデータ分析、画像生成など幅広い領域で活用でき、適切に運用すれば従来の業務効率を劇的に向上させることが可能です。

しかし、導入にあたって「どのような業務に使えるのか」「情報漏洩などのリスクにどう対処すべきか」など疑問や不安を感じている企業様も多いでしょう。

この記事では、生成AIで効率化できる業務内容やおすすめのツール、導入時に注意すべきセキュリティ上のポイントを詳しく解説します。自社に最適な活用方法を見つけ、生産性の高い組織作りを進めるための参考にしてください。

■目次

AIとビッグデータの基本的な関係性
生成AIで業務効率化できる業務内容6つとおすすめの生成AIツール
生成AIで業務効率化する際の注意点4つ
業務効率化のために生成AIを導入する際の3つのポイント
業務効率化のための生成AI導入ならフリーコンサルタント.jpにお任せください
フリーコンサルタント.jpの生成AI導入支援により業務効率化に繋がった事例
生成AIによる業務効率化においてよくある質問2つ
まとめ

AIとビッグデータの基本的な関係性

まずは、AIとビッグデータの基本的な関係性を解説します。それぞれの定義や役割を理解し、どんな業務に使われているか理解していきましょう。
■生成AIが得意なこと

膨大な情報の要約
多言語の自然な翻訳
企画案の大量生成
文章の校正と添削

■生成AIが苦手なこと

事実関係の正確性の確認
最新情報のリアルタイム把握
倫理や道徳的な判断
感情に配慮した対話

たとえば、議事録の要約や企画案の量産などはAIに任せることで人間の業務負担を軽くすることができます。一方で、真偽の確認が必要な判断や感情へ配慮した文章の添削は、人間が最終的に引き受けるようにしましょう。人間がAIの情報をチェックすることで、トラブルリスクの発生を防げます。

生成AIを活用する際は、得意分野は活用しつつ、苦手な部分を人間が補うことで業務の質を向上することが可能です。

生成AIで業務効率化できる業務内容6つとおすすめの生成AIツール

生成AIの進化により、従来の事務作業や専門的な開発業務の在り方が大きく変化しています。AIを活用することで、次の6つの業務を効率化することが可能です。

データ分析とレポート作成
新しいアイデア提案や壁打ち
文章生成
画像生成
顧客対応
プログラミングコードの生成

適切なツールを活用すれば、作業時間の短縮だけでなくアウトプットの質を向上させることもできます。

1.データ分析とレポート作成

データ分析とレポート作成の業務で生成AIを活用すれば、膨大なデータを整理して傾向を可視化することが可能です。数億行のCSVデータであっても、AIを活用すれば成型から分析までを素早く完了させられます。手作業と違い集計ミスが無く、グラフや図表を用いた説得力の高い資料を自動生成できる点がメリットです。

複数のデータソースを自動でレポート化することで、以下のベネフィットを得られます。

データの解釈や方向性を提示してくれる
機械学習モデルの改善サイクルを早めてくれる
レポート作成の工数を削減してくれる

情報の集約や紐付けなどの単純作業をAIに任せれば、人間はより本質的な分析やコア作業に時間を使えます。AIが生成した数値を材料にして、次の事業戦略を練るクリエイティブな時間に充てましょう。

2.新しいアイデア提案や壁打ち

新しいアイデア提案や壁打ちの業務で生成AIを活用すれば、ゼロからアイデアを考える負担を減らすことが可能です。プレゼンのネタ出しや企画の構成案作成において、対話を通じて自分の考えをブラッシュアップできます。

生成AIとの対話によってアイデアを具体化することで、以下のベネフィットを得られます。

思考の言語化と整理を行ってくれる
多角的な切り口から案を量産してくれる
企画の論理的な欠陥を事前に見つけてくれる
ネタ出しの時間を大幅に短縮してくれる

情報の収集から提案の組み立てまでの工数を削減できれば、人間は内容の精査や最終的なクオリティを向上させる作業に集中できます。AIを壁打ち相手にして、アウトプットの速度と質を同時に高めましょう。

3.文章生成

文章生成の業務に生成AIを活用することで、メールの返信・記事作成・規約の改定案など、様々なテキスト作成を自動化することが可能です。箇条書きのメモから数千文字の構成案を作成したり、専門的な法務書類のレビューを補助したりすることもできるため、情報収集の手間や文章考案の手間を省けます。また、手書きと違い、トーンの統一や誤字脱字の修正を瞬時に完了させられるため、迅速に校正を行いたい場合にも最適です。

文書作成を生成AIが補助することで、以下のベネフィットを得られます。

文書作成の心理的ハードルを下げられる
ニュースレターや資料の要約を自動化できる
個人向けの採用スカウト文なども作成できる
利用規約などの法的文書の改定案を素早く作れる

しかし、生成AIは必ずしも完璧であるとは言い切れません。作成された文章は必ず人間がファクトチェックを行い、事実関係に誤りがないかを確認してください。人によっては、これまでの文書作成時間を半減させる効果も期待できます。

4.画像生成

生成AIによる画像生成は、テキストで指示を入力するだけで広告バナーやプレゼン資料の挿絵を作成する活用方法が可能です。プロのデザイナーに頼まなくても、高品質なビジュアル素材を内製化できます。ゼロから描く手間が無く、複数のデザイン案を同時に比較して最適なものを選べる点がメリットです。

画像生成を内製化することで、以下のベネフィットを得られます。

ビジュアル素材の制作時間を短縮してくれる
外部への委託費用を削減できる
他社と被らないオリジナル画像を作成できる
チーム内でのイメージ共有をスムーズに行える

抽象的な指示でも画像を量産できるため、企画の初期段階で役立ちます。通常必要になる制作依頼から納品までの時間も短縮できるため、広告バナーの検証サイクルを早めることにも役立つでしょう。

5.顧客対応

顧客対応の業務に生成AIを活用することで、問い合わせ内容の自動仕分けや回答案の生成が可能になり、カスタマーサポートの負担を軽減できます。過去の対応履歴やFAQを学習させたAIを配置すれば、1年中いつでも回答が可能です。

また、人間による一次対応の漏れや遅れを防ぎ、定型的な質問への返信を自動化できるほか、以下のベネフィットが得られます。

問い合わせへの応答待ち時間を短縮してくれる
オペレーターの精神的な負担を軽減してくれる
多言語でのリアルタイムな対応を可能にする
担当者ごと対応の違いを均一化してくれる

人間が対応すべき複雑な問題と、AIで解決できる単純な質問を自動で切り分ける仕組みを構築しましょう。AIが作成した回答案を人間が確認して送信するフローを取り入れれば、誤った回答を送るリスクを抑えつつ、対応スピードを向上させられます。

6.プログラミングコードの生成

プログラミングコードの生成業務では、AIが開発者のパートナーになり、実装速度の向上と品質の担保を同時に進める活用方法が有効です。関数の定義やテストコードの作成、既存コードのリファクタリングまでをAIが補助します。定型的なコードは瞬時に生成できるため、エンジニアは設計などの本質的な作業に集中することが可能です。

生成AIがコーディングを支援することで、以下のベネフィットを得られます。

コーディングのスピードを向上させてくれる
テストコードの作成を自動化して品質を高めてくれる
不具合の早期発見や修正案の提示を行ってくる
新しい言語や不慣れな構文の習得を助けてくれる

AIが生成したコードは、必ず人間がデバッグやレビューを経てから本番環境へ反映させてください。複雑なアルゴリズムの提案や、処理の並列化などパフォーマンスの改善にも積極的に活用しましょう。

生成AIで業務効率化する際の注意点4つ

生成AIは業務を効率化させるツールである一方、特有のリスクを抱えています。安全に運用するためには、技術的な限界や法的なルールを正しく理解し、人間が主体となって管理する体制を整えなければなりません。

生成AIを業務で利用する際は次の4つの注意点に注意しましょう。

AIの生成した情報を過信しすぎない
責任の所在を決めておく
生成物の権利関係を確認する
社内データを使う際はセキュリティ対策を万全にする

1.AIの生成した情報を過信しすぎない

生成AIは、確率的に正しいと思う言葉をつないで文章を作るため、内容が真実かどうかを保証しません。そのため、事実とは異なる情報を回答する「ハルシネーション」が発生する可能性があります。誤った情報をそのまま活用すると、顧客からの信頼を損なうだけでなく、重大な判断ミスを招くリスクもあるため、AIの生成した情報は信じすぎないようにしましょう。

AIを導入する場合は、以下の点を徹底してください。

項目	内容
ファクトチェック	AIが出力した数値や事実に誤りがないか一次情報と照合する
下書きとしての利用	AIの回答を草案として扱い、人間が加筆・修正する
専門分野の検証	医療や法律などの高度な判断は必ず専門家が最終確認する

人間が内容を精査するフローを組み込むことで、正確性を担保しながらAIによる効率化を実現できます。

2.責任の所在を決めておく

AIの回答を基に作成した成果物でトラブルが起きた場合、責任はAIではなく利用した人間に帰属します。責任の所在が曖昧なまま運用を始めると、ミスが発生した際に組織としての対応が遅れ、被害が拡大するリスクを伴います。そのため、AIが生成した成果物の責任の所在をあらかじめ決めておきましょう。

組織内で安全にAIを活用するためには、以下のルールを定めてください。

最終的な承認者は人間であることを明記する
AIの利用範囲と禁止事項をガイドラインで共有する
トラブル発生時の報告基準を事前に設定する

AIは意思決定の補助を行うツールであり、最終的な判断と責任は人間が負うという原則を徹底することが重要です。ルールが明確であれば、現場の担当者も安心してツールを使いこなせます。

3.生成物の権利関係を確認する

インターネット上の膨大なデータをAIは学習しているため、出力された画像や文章が既存の著作物に酷似する場合があります。そのため、生成物の権利関係は必ずチェックしましょう。権利関係を確認せずに商用利用すると、知らぬ間に著作権侵害となってしまい、法的訴訟や損害賠償に発展する可能性があります。

権利侵害のリスクを未然に防止するには、以下の対策が重要です。

項目	内容
著作権の有無	既存の作品と似た構成や表現が含まれていないか検索する
ツールの規約	利用するAIサービスの利用規約で商用利用の可否を確認する
権利関係への配慮	著作権を侵害しない学習データのみを用いたツールを選択する

権利関係のトラブル防止のためには、生成物をそのまま公開するのではなく、人間が独自のアレンジやオリジナリティを加えてください。法的な安全性を確認した上で活用すれば、クリエイティブな業務を強化できます。

4.社内データを使う際はセキュリティ対策を万全にする

AIに機密情報や個人情報を入力する際は、データがAIの学習に再利用されない環境を整える必要があります。一般的な無料版サービスでは、入力した情報が他者の回答に引用されてしまうなど、外部へ流出する可能性も否めません。ときには、未公開のプロジェクトや顧客名簿が漏洩するなど、法的責任を問われるだけでなく事業継続に支障をきたす場合も考えられます。

社内データをAIツールで活用したい場合は、次の4つの点を徹底しましょう。

法人向けの専用契約（Enterprise版など）を利用する
オプトアウト（学習拒否）設定を必ず有効にする
社内規定で「入力禁止データ」を定義し周知する
データの送受信が暗号化されているツールを導入する

技術的な対策と社内教育を組み合わせることで、情報漏洩の不安を解消できます。機密性を守りつつ社内ナレッジをAIに学習させれば、自分専用のツールとして業務に役立てられるでしょう。

業務効率化のために生成AIを導入する際の3つのポイント

生成AIを導入して成果を出すためには、ツールを配布するだけでは不十分です。組織全体の生産性を高めるために必要な、戦略的な準備と体制作りが重要になります。

業務効率化のために生成AIを導入する際は、以下の3つのポイントを意識してください。

自社の課題を洗い出す
社内のネットリテラシー教育を行う
自社の業務内容に合ったツールを選ぶ

1.自社の課題を洗い出す

自社の課題を洗い出すことで、生成AIを導入する目的を明確にすることができます。現場の社員がどのような作業に時間を費やしているのかを把握しないまま導入しても、期待したほどの成果は得られません。従業員の声をしっかり拾ったうえで、導入するツールを決めましょう。

企業が抱えるよくある課題とAIの活用方法は、以下のとおりです。

課題	AIの活用方法
定型業務の負担	議事録作成やメール返信の下書きを自動化する
アイデアの枯渇	企画案の大量生成や壁打ち相手として活用する
情報検索の遅れ	社内ナレッジの要約や特定のドキュメントを高速で検索する

各部署のボトルネックを特定すれば、導入すべき機能や優先順位が自然と決まります。現場の声を丁寧に吸い上げ、課題解決につながる運用ルールを設計してください。

2.社内のネットリテラシー教育を行う

社内のネットリテラシー教育を行うことは、情報漏洩や誤った情報の拡散などのリスクを防ぐために重要です。生成AIは入力したデータを学習に利用する可能性があるため、機密情報の取り扱いには厳格なルールが必要になります。社員がAIを安全に使いこなせるように、技術の仕組みや法的な注意点を学ぶ機会を設けてください。

実施すべきネットリテラシーの教育カリキュラムには、以下のようなものがあります。

入力禁止データの範囲を周知する
ハルシネーションについて理解させる
著作権侵害のリスクを教育する
プロンプトの基礎技術を習得させる

ネットリテラシーが高まれば、AIの正しい使い方やAI活用時のトラブルがイメージしやすくなるため、企業全体のトラブルリスクが低減できるでしょう。

3.自社の業務内容に合ったツールを選ぶ

自社の業務内容に合ったツールを選ぶ際は、機能面だけでなく、セキュリティや既存システムとの親和性を重視します。汎用的なチャットツールで十分な場合もあれば、特定の開発業務に特化したAIが必要なケースもあるからです。

ツールを選ぶ場合は、以下の選定基準を参考にしてください。

ツール選定項目	選考基準
データ保護の性能	法人向け契約や学習除外設定が用意されているか
連携の容易さ	使用中のCRMやチャットアプリと接続できるか
UI/UXの使いやすさ	専門知識がない職員でも簡単に操作できるか

自社のインフラ環境に馴染むツールを導入することで、導入後のトラブルを最小限に抑えられます。自社に最適な環境の構築や、専門的な知見による導入支援を検討しているのなら、外部の専門家へ相談するのもおすすめ方法です。

次の章では、業務効率化に向けた生成AI導入に強みを持つ「フリーコンサルタント.jp」について解説します。

業務効率化のための生成AI導入ならフリーコンサルタント.jpにお任せください

業務効率化のために生成AIを導入するなら、実務経験が豊富なプロ人材が集まるフリーコンサルタント.jpの活用が効果的です。生成AIの導入には、高度な専門知識や社内環境の整備が求められますが、自社だけで体制を構築するのは難しいとされています。専門家の知見を取り入れることでAI導入の失敗を防ぎ、短期間で成果を出すことができるでしょう。

■フリーコンサルタント.jpが選ばれる理由

26,000名以上の即戦力人材から専門家を選べる
最短3日以内にプロ人材とのマッチングが完了する
新規事業からDX推進まで幅広い経営課題をサポートしてくれる
専任コーディネーターがミスマッチのないアサインを行う

フリーコンサルタント.jpには、AI技術に精通したエンジニアや、業務プロセス改革のプロフェッショナルが多数登録されています。外部の知見を活かせば、自社に最適なツールの選定から、現場への教育、セキュリティルールの策定も行うことが可能です。

フリーコンサルタント.jpの生成AI導入支援により業務効率化に繋がった事例

生成AIの導入支援を通じて、多くの企業が業務改善やコスト削減を実現しています。専門的な知見を持つプロ人材が現場に参画することで、実用性の高いシステムを構築した実例を2つ見ていきましょう。

大手Sler会社様
大手小売流通会社様

大手SIer会社様

大手SIer会社様では、生成AIを「デジタル社員」として実装し、社内の情報収集の業務を効率化するプロジェクトに取り組みました。導入前は、組織が縦割りであるために必要な資料の収集に時間と手間が掛かり、残業の常態化が課題とされていました。

プロ人材の参画によって実現した支援内容と結果は、以下のとおりです。

項目	支援内容と結果
解決した課題	縦割り組織による情報収集の停滞と専門知識の不足を解消
導入後の変化	必要な社内ナレッジをAIが収集する体制を構築
効果	実務レベルで活用できるデジタル社員の運用により業務が効率化

専門家がプロパー社員と共同で企画立案から実装までを担った結果、組織全体の生産性向上に寄与しています。現在はデジタル社員の回答精度をさらに高める新たな施策も始まっていることから、AIを有効的に活用できている事例といえるでしょう。

大手小売流通会社様

大手小売流通会社様は、経験と勘に頼っていた在庫管理を改善するため、AIによる需要予測プロジェクトを開始しました。プロ人材の参画によって実現した支援内容と結果は、以下のとおりです。

項目	支援内容と結果
解決した課題	工数の削減と予測精度の向上を同時に達成
導入後の変化	経験や勘に頼らないデータ主導の在庫管理体制を構築
効果	業務の効率化に加え廃棄コストの抑制を実現

従来は受発注業務に多くの工数が掛かっており、廃棄コストの削減も急務となっていました。しかし、予測精度が向上したことで、在庫の過不足が抑制され、廃棄コストの改善に成功しています。よって、AI活用に対する社内の意識も前向きに変化し、業務改革に向けた議論が活発に行われる好循環が生まれました。

生成AIによる業務効率化においてよくある質問2つ

生成AIを導入する際、コストや時短効果について疑問を持つ担当者様も多いです。多くの企業様が直面する課題に対して、実務的な視点から回答をまとめました。

無料で使える生成AIツールだけで業務効率化は可能か？
文章作成やコンテンツ生成で生成AIを導入するとどの程度時間が短縮できるのか

Q1.無料で使える生成AIツールだけで業務効率化は可能か？

無料の生成AIツールでも部分的な効率化は図れますが、組織的な業務改善を目指すなら限界があります。なぜなら、無料版は最新モデルに比べて回答の精度が低く、一度に処理できる文字数や利用回数に制限が設けられているからです。

また、入力データが学習に利用される可能性があるなど、セキュリティ面でのリスクも懸念されています。情報漏洩を避けるためには法人向けの安全な環境が必要なので、まずは限定的な検証から始め、段階的に有料プランの導入を検討しましょう。

Q2.文書作成やコンテンツ制作で生成AIを導入するとどの程度時間が短縮できるのか？

マサチューセッツ工科大学の研究結果によれば、生成AIを導入した場合、執筆業務（メール作成、報告書作成など）において、作業時間が40％短縮したという結果が示されています。ゼロから文章を書き始める手間が省けるだけでなく、構成案の作成や情報の要約を瞬時に完了できるようになったからです。

単純な執筆作業を任せることで、人間は内容の精査や戦略的な企画に専念できるため、組織全体の生産性は向上します。

まとめ

生成AIの導入は、業務プロセスを効率化させ、組織の生産性を高めるための基盤になります。文章生成やデータ分析、画像制作など、様々な分野での活用できるツールが揃っているため、適切に使い分けることで効率化を実現することが可能です。

ただし、自社に最適な環境を作るには、導入目的の明確化やセキュリティ体制の検証が必要です。また、ハルシネーションなどのリスクを理解し、人間が最終確認を行う運用ルールを徹底することで、安全な活用が可能になります。

しかし、AIツールの運用や導入については知識がなく、うまく進められないという方も多いです。もし、AI導入や仕組み作りにお悩みの場合は「フリーコンサルタント.jp」へご相談ください。専門知識を持つプロ人材が、貴社の課題に合わせた最適な活用を提案、実行いたします。

ツール名	機能	費用	特徴
Google Looker Studio	データ視覚化	基本無料	Google製品との連携が強く高度なダッシュボードを作れる
HubSpot AI	営業・マーケ分析	無料プランあり有料プラン 1,080円～18,000円	顧客管理データから予測やレポートを自動で生成する
Zoho Analytics	ビジネス分析	フリープランあり有料プラン 3,600円	AIアシスタント「Zia」との会話でデータ構築ができる

ツール名	機能	費用	特徴
ChatGPT	汎用対話型生成	無料プランあり有料プラン $8～$200	最新のGPT-5モデルによる高度な推論と多機能性が強み
Gemini	Google連携・長文読解	無料プランあり有料プラン 2,900円～36,400円	数千ページの資料読み込みやGoogleアプリとの連携に長ける
Notion AI	ナレッジ連携作成	無料プランあり有料プラン 1,650円～3,150円	Notion内の社内情報を参照して適切な文書を生成する
Claude	自然な日本語生成	無料プランあり有料プラン $17～$150	知的で滑らかな文章表現と、長大の理解が得意
DeepL Write	文章の推敲・校正	無料プランあり有料プラン 1,150円～7,500円	文法ミスを修正し、文脈に合う最適な言い回しを提案する

ツール名	機能	費用	特徴
Canva	デザイン編集・生成	無料プランあり有料プラン 8,300円～18,000円	数百万のテンプレートとAIを組み合わせてデザインできる
Adobe Firefly	著作権に配慮した生成	無料プランあり有料プラン 1,580円～31,680円	著作権を侵害しない学習データを使用しており商用利用も安心
NanoBanana Pro	高精度な画像生成	無料プランあり有料プラン $19.9～$127.9	精緻な描写や構図指定が得意でSNSやブログ用素材に最適

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Zendesk	サポート管理	有料プラン $19～$169	AIによる回答作成や感情分析が統合されている
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GitHub Copilot	コーディング補助	無料プランあり有料プラン $10～$39	文脈に沿った的確な提案ができる
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Replit Ghostwriter	ブラウザ内開発	無料プランあり有料プラン $20～$35	オンラインエディタ上で即座にAIと共同開発ができ、環境構築の手間を省ける