リソース不足は「資源が不十分である状態」を指す言葉であり、お金や物資、人材が必要量に達していない状態のことです。少子高齢化による労働人口の減少や、働き方の多様化など労働者のニーズが複雑になっていることを受け、リソース不足に悩む企業が増えるようになりました。
そこで本記事では、リソース不足を解消する手法を解説します。リソース不足に陥る原因やビジネスにおけるリソースの分類まで解説するので、気になる方はチェックしてみましょう。
■目次
企業がリソース不足に陥る2つの原因
まずは、企業がリソース不足に陥る原因から解説します。
採用の力を抜いているわけでもないのになぜリソース不足が発生してしまうのか、原因を探っていきましょう。
1．人材の頭数が不足している
業務量に対して人材の頭数が不足しているとリソース不足になりやすく、ミスやトラブルが起こりやすくなります。結果、労働環境が悪くなり、さらに離職や休職が相次ぐなど、負のスパイラルに突入することも珍しくありません。
また、リソース不足に陥ると、生産性や品質の低下を引き起こし、顧客離れに繋がってしまうでしょう。さらに、事業縮小や倒産の危機に陥る可能性もあります。
人材不足によるリソース不足を感じた際には、人材の確保や労働環境の見直しなどを行い、早急に対応しましょう。
2．スキルが不足している
人材の頭数は足りていても、従業員のスキルが不足している場合、業務を回せなくなります。「必要な資格を持っている人が数人しかいない」「この業務に詳しいのは〇〇さんだけ」となった場合、業務の属人化が発生するので注意しましょう。特定の人にしかノウハウが蓄積されず、その人の退職や休職が発生すると途端に現場の機能が停止します。緊急対応もしづらく、従業員のレベルが標準化されないためいつまで経っても新人が育ちません。
こうした環境では、新人のモチベーションも下がることが多いです。業務に必要なスキルを学べない、自己成長を実感できない、ということが大きなストレスになります。「採用しても採用しても辞めてしまう」という課題がある場合、教育体制の見直しをしてみましょう。
なお、従業員のスキルが育たない原因は、主に下記の2つが挙げられます。
社内の環境を見直し、従業員が育ちやすい環境を整えられているかを振り返ってみましょう。
デジタル化が進んでいないなど社内体制の整備が不十分
デジタル化が進んでいないなど社内体制が十分に整っていない場合、従業員のスキル不足が深刻化する可能性があります。
たとえば、ペーパーレス化できておらず全ての帳簿を紙で管理している場合、情報の検索や更新、修正など全ての作業に膨大な時間がかかります。同様にクラウド化が進んでおらずテレワーク先の自宅や出張先のエリアから社内情報にアクセスできず、業務の進行に遅れが生じることもあるでしょう。同僚に頼んで毎回資料を送ってもらわなくてはいけないなど非効率が発生している場合、本業に集中することはできません。
作業効率が悪くなることで、同じ業務量に対して必要な人員数が多くなり、人手不足に陥りやすいです。その結果、従業員のスキルアップに費やせる時間が減ってしまったり、残業や休日出勤が常態化して人の離脱が起きてしまったりする負のループに突入するため注意しましょう。
労働時間や評価制度などの企業制度が適切ではない
労働時間や評価制度が適切ではない場合、自らスキルアップしようというモチベーションを喚起できません。たとえば、リソース不足による過剰な労働時間を課せられていたり、評価制度が不適切でどれだけ頑張っても評価されないシステムになっていたりする場合です。「頑張っても評価されないし無駄」という考えが蔓延し、最先端技術を学ぶ自己努力や経験の積み重ねに対するハングリー精神も失われてしまいます。
また、モチベーションが下がると教育や研修をしても理想的な効果が現れず、人材が十分に育ちません。やむを得ず適当に選んだ即戦力人材を高額で雇うなど行き当たりばったりな人事戦略になりやすく、数年続けているだけで経営状態が大きく悪化するので注意が必要です。
リソース不足を解消する6つの方法
次に、リソース不足を解消する方法を解説します。以下では6つのパターンに分けて解説しているので、自社課題に合った解決法を試してみましょう。
1．必要なリソースを特定する
必要なリソースを特定することで、闇雲に人材を採用して無駄にコストを使用してしまう可能性を防げます。まずは作業をする人間が欲しいのか、頭脳やスキルを持つ人材が欲しいのかなど、必要なリソースを特定してみましょう。そうすることで、現在求めている人材がどのような人物なのか明確になるため、問題解決までのスピードも速くなります。
たとえば、純粋なマンパワー不足であれば、積極的な大量採用がひとつの解消法となるでしょう。反対に、専門職や技術職人材が不足していて特定の分野で深刻なリソース不足が発生している場合、即戦力となる人材を高単価でも獲得する必要があります。人材獲得後はじっくり時間をかけてノウハウを共有してもらい、新人育成の礎にするなど工夫していきましょう。
上記のように、自社のどの部分でリソース不足が発生しているか特定することが、解消法を考案する第一歩となります。
2．職場の環境を改善する
社内制度を見直し、しっかり人材の育成や定着に手間とコストをかけてくれる会社だと評価されれば、人材の定着率が上がり教育時間や採用コストを削減できます。さらに、求人が殺到する会社として成長できるため、人的リソースの不足を防ぐことが可能です。
社内制度を見直す際は、労働条件の改善、指示伝達系統の見直し、マネジメント手法の更新など、職場の環境も改善しましょう。従業員満足度が低い会社は、そもそも職場環境が悪いことが多いです。「給与が低い」「休めない」「パワハラ上司がいる」など慢性的な不満があると、仕事内容にどれだけ満足していてやりがいがあっても定着を期待できません。
また、必要なツールや作業服の貸与、適切な福利厚生、オープンな社風など、目には見えない満足度も大切です。自社の社風を見直し、従業員の定着率向上を目指すことで、採用コスト削減などの効果も期待できるでしょう。
3．人材採用や人材育成を進める
不足しているリソースのボリュームに合わせて、新規で即戦力となる人材を雇うことができれば、人的リソース不足を解消できます。なぜなら、人手不足による業務効率の低下や、スキル保有者の不足による事業停滞などを防止できるからです。
人材採用を行う際は、マネジメント力やリーダーシップ、プログラミングスキルなど、自社の求めるスキルを持った人材に絞って採用活動を行うと良いでしょう。採用後はすぐに働いてもらえるため、リソース不足に対して早急に対応しなければならない場合に向いています。
また、人材育成を行うのも効果的です。従業員一人ひとりのスキルを伸ばすことでできることが増え、結果的にリソース不足の解消が期待できます。社内教育や研修、セミナーを利用したインプットや、プレゼンテーションやロールプレイを活用したアウトプット力の向上など、テーマは多数存在します。階層やスキル別の研修にすることもできるので、欲しいスキルセットと照らし合わせながら検討してみましょう。
4．プロジェクト管理ツールの導入
プロジェクト管理ツールなど便利なシステムを導入し、社内の作業を見える化することで、業務スピードの向上や、情報格差を防ぐことが可能です。
プロジェクト管理ツールは近年クラウド版が主流になりつつあり、社内はもちろん、テレワーク先の自宅や出張先のホテル、移動中の新幹線などあらゆる場所からアクセスできるようになっています。出張や外出の多い社員でもプロジェクトの状況がすぐに判断できるため、社内情報格差が生まれにくいです。かつリアルタイムでの更新や共有ができるので、業務のスピードが上がったり、意思決定が速くなったりする点もメリットと言えます。
円滑に業務を進めるためにも、自社の業務性質に合うツールを選定しましょう。
5．適材適所で人材を活用する
リソース不足を解消するには、適材適所で人材を活用する、タレントマネジメントの視点を導入することが重要です。適切な人材配置を行うことで、個々のスキルや強みを活かした生産性の高い働き方ができるため、リソースも確保できるようになります。また、従業員が仕事へのやりがいを見出しやすく、さらに生産性が向上する良い循環が生まれやすいです。
たとえば、人と話すのが好きで誰からも気に入られやすく、自分の意見をはっきり伝えられる人は営業職向きと言えます。反対に、研究肌でこまかなことにこだわりが強く、スピードとクオリティを追求できる貪欲さがある人は技術職向きと言えるでしょう。しかし、それぞれの人材を逆に配置してしまうと、強みを活かすことができません。
人材配置が適切でない場合、適性がないからこそ成果が出ず、生産性が著しく下がってミスややり直しが多くなってしまいます。上司から注意される場面も増え「仕事が楽しくない」「自分に向いていない気がする」と思われてしまうこともあるでしょう。その結果、離職の原因となってしまうケースも多いです。
リソースを十分に確保するためにも、一人ひとりのスキルを可視化し、どのように役立つか個別に考えていきましょう。
6．外部リソースを活用する
外部リソースを活用することで、スキルの高い人材をすぐに採用できるため、迅速にリソース不足を解消することが可能です。また「目の前の業務に追われる」状態から脱却しやすくなるため、自社の従業員はコア業務に集中できます。経営方針の立案、アイディア重視の企画、社内コミュニケーションなど、経営の根幹にかかわる部分をじっくりと検討できるため、自社の発展にも繋がるでしょう。
なお、外部リソースを活用する際は、契約期間や依頼する内容によって契約方法を選びましょう。たとえばIT業界の場合、SESやニアショア、オフショア、技術者派遣、フリーランスの活用などが挙げられます。
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5つの経営リソースが不足している場合の対処法
経営リソースは5つに細分化することができます。リソース不足の原因が分からなくなったときは、下記の5つに分類しながら分析するのがおすすめです。
ここでは5つの経営資源について解説しながら、それぞれが不足した場合の対処法を解説します。
1．ヒト
ヒト（従業員）が不足している場合、対処法として挙げられるのは以下の通りです。
- 新規採用
- 既存従業員の教育、研修
- 離職防止施策の実行
ヒトが不足しているときにやるべきことは「新しい人を採用しながら既存の従業員を辞めさせない」ことに尽きます。マンパワー不足であれば採用に力を入れ、教育のミスマッチや社内体制の悪化が原因であれば社内制度の見直しなど、離職防止施策を打つのが良いでしょう。社員が定着する会社になれば後々の採用コストもかからず、結果的に時間、カネともにコスト減にもつながります。
2．モノ
モノが不足している場合、設備投資や新たなビジネスパートナーの獲得で解消できます。十分な生産体制が取れるよう機械や設備を一新したり、貸与してくれるビジネスパートナーと円滑な関係性を構築するのが近道です。また、必要な資材を必要な分だけ卸してくれる取引先を見つけるなど、業態により解決法は多数存在します。
他にも、社用車、工場、パソコンやソフトウェア、オフィスで使う什器や設備なども「モノ」のひとつです。ただし、モノを充実させる範囲を広げすぎるとランニングコストも同時に膨れ上がってしまうので、慎重な判断をしましょう。
3．カネ
カネは、文字通り会社を経営するために欠かせない資金力のことです。設備投資にかかる費用、取引先に支払う報酬、従業員への給与、オフィス賃料や備品の購入費など、さまざまなシーンでカネが使われます。資金繰りが悪化していると財務状況が火の車になりやすく、やがて支払不能などの深刻な状態となるため注意しましょう。
カネ不足に陥らないためには、金融機関や投資家と円滑なパートナーシップを構築し、自社の将来性を正しく評価してもらいながら資金調達するなど、ハイレベルな対策が求められます。
4．情報
情報は「無形財産」と呼ばれることも多く、社内に蓄積しているノウハウやナレッジ、顧客情報、購買データや過去の市場分析データなどが含まれます。企業活動に必要なデータは全て「情報」に含めることができるのがポイントです。
トレンドの変遷や消費者ニーズの多様化が話題になっている昨今、いかに自社が必要な情報を素早く集められるか、それを意思決定に活かすことができるかが重要になっていきます。情報が少ないと、誤った意思決定をして会社を露頭に迷わせてしまったり、意思決定が遅くなって重大なビジネスチャンスを逃してしまったりするかもしれません。情報というリソースがどれだけ集められるのか次第で、自社の行く末が変わると心得ましょう。
なお、情報が不足している場合、各分野に強い外部の人材と契約するのがおすすめです。社内で最新情報の収集を怠らないのはもちろんですがプロに話を聞くことで、調べるだけではわからなかったことも出てくるかもしれません。
5．時間や知的財産
時間や知的財産が不足している場合、アウトソーシングなどを活用するのがおすすめです。今まで従業員が行っていた作業を外部に依頼することでリソースが空き、効率よく業務を勧めることができます。
時間や知的財産は、コストを投下しても確実に獲得できるとは限らないリソースです。知的財産には、特許技術や商標権、著作権などが含まれます。コストを投下してゼロから開発することも不可能ではありませんが、膨大な時間とノウハウがかかるのでそう簡単に手に入るものではありません。反対に、知的財産を持っていると同業他社との差別化を図りやすく、自社だけの価値として提供できるのが強みです。
ビジネスにおけるリソースの3つの種類と活用方法
ここから、ビジネスにおける3種類のリソースを紹介します。
それぞれのリソース不足解消法や活用法にも触れるので、目を通してみましょう。
1．ヒューマンリソース
ヒューマンリソースは、自社に所属する人間を単なる労働力ではなく、1つの資源として扱う考え方です。事業計画やビジネスアイデアがどれだけ優れていても、実際に着手する人材がいなければ、事業拡大はできません。従業員を資源として扱い、上手く活用することで、事業発展や人手不足を解消できます。
ヒューマンリソースの具体的な活用方法は、タレントマネジメント（適材適所への配置）や質の高い教育、研修等などです。その他、個々のキャリアプランを作成して社内キャリアアップに活かしたり、成果主義型の人事評価制度を導入して従業員の頑張りを正しく評価したりするのも良いでしょう。従業員の個性やニーズを把握し、従業員満足度を上げながら生産性向上を期待する施策を行うことで、リソース不足に陥るのを防止できます。
2．経営リソース
経営リソースとは、経営資源全般を指すことが多いです。前述した「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」「時間や知的財」の全てを含む用語であり、いずれも企業経営に欠かすことができません。それぞれの活用方法は、以下の通りです。
- ヒト：社内体制の見直しを行い、モチベーションを向上させる
- モノ：備品やオフィスの状態をチェックし、コストカットできる部分を見つける
- カネ：採用コストや予算分配を見直し、資金面に余裕を持たせる
- 情報：顧客情報をクラウド化するなど、社内での情報共有を円滑に行う
- 時間や知的財産：ツールなどを用いて時間短縮、セキュリティ対策を行う
まずは経営リソースのうち、特に何が欠けているかを可視化することが大切です。自社の弱点が浮き彫りになるため改善施策を打ち出しやすくなり、効果的な施策が考案できます。また、自社を取り巻く環境や社会的な要因についても分析することでビジネスチャンスを逃さずに、事業拡大や新規事業に繋げられます。
3．外部リソース
外部リソースとは、人材派遣やアウトソーシングなど、会社外の労働力のことです。外部リソースを活用することで、自社にはないノウハウや専門家ならではのスピーディーかつハイクオリティな作業が期待できます。
活用方法は、プロジェクトのボリュームや繁忙期などのタイミングに合わせてピンポイントで活用することが挙げられます。社内の人材はコア業務に集中できるほか、自社では知見が不足している分野の取り組みもスムーズに進められるでしょう。
特にフリーランスとして稼働しているプロ人材の場合、経験豊富で優秀な人材だからこそフリーランスとして独立できていることが多いです。また、派遣とは異なり毎朝行っている形式的な朝会や全社総会など、フリーランスの参加が不要なミーティングは稼働時間外にできるため、稼働工数を必要最低限に抑えられます。そのため、コスト調整がしやすいのが魅力です。
しかし、フリーランスの活用自体はまだまだ広がっていません。買い手市場になっているので、いち早くチェックしておきましょう。
企業がリソース不足に陥ると起こる3つのこと
最後に、企業がリソース不足に陥ると起こる3つのことを解説します。
深刻な課題が発生してから焦ることのないよう、早めの対策を心がけましょう。
1．従業員の離職に繋がる
深刻なリソース不足は、従業員にネガティブな印象を与える要因となってしまいます。「最近人がどんどん辞めてひとりに任される業務量が増えている」「人手不足なのに全く新人を雇う様子がなく今後が心配」など自社の将来性に期待できなくなった場合、当然ながら人は離れてしまいます。
また、従業員の離職が続くと、失ったリソース分の新たな人材を雇わなければならないため、採用コストも大きくなります。さらに従業員が離職してしまうことでノウハウが次世代に引き継がれないなど、業務面でのデメリットも多くなるのが課題です。
人材不足により一人ひとりの労働時間が増え、過労を原因とする休職などが相次いだ場合、労務コストが高くなるだけでなく社会的な信用を失ってしまいます。労働環境を見直し、従業員が定着しやすい環境づくりを心がけましょう。
2．生産性が低下する
リソース不足に陥ると、集中力や体力の低下により、ヒューマンエラーやミスが発生しやすくなります。エラーやミスをカバーすることやクレーム対応に人員が割かれてしまい、更にリソース不足が深刻になることも考えられるでしょう。また、ミスが多くなることで生産性が低下し、同じ人数で同じ時間数作業をした場合でも、以前と比べて著しく成果が下がってしまいます。
生産性が低下すると、遠くない将来自社の収益が大きく落ち込み、資金繰りやその後の開発にも影響するので注意しましょう。
3．市場での競争力が低下する
ヒトや時間、モノなどのリソースが不足することで生産性の低下が低下するのに比例して、市場での競争力も低下します。市場調査にまで手が回らず、サービスや品質面で競合他社に劣ってしまい、結果的に競争力が低下するのです。
また、社員教育に割くリソースが不足することで、他社と比べて従業員の対応の質が下がってしまい「教育を受けていない人間が現場に立っていて対応力に不安がある」「トラブルやクレームが多いので今後の利用を見合わせる」など、顧客離れが起きてしまうこともあるでしょう。悪評はどんどん広がり、新規顧客も獲得できなくなって収益減になるケースも珍しくありません。
自社独自の強みもなくなり、どんどん競争力が低くなってしまった場合、倒産や破産の可能性が見えてきます。取引先や従業員にも大きなダメージとなるので、最悪のケースを防げるよう対策しておきましょう。
まとめ
リソース不足はどんな企業にとっても深刻な課題であり、特に「ヒト」に関するリソース不足は即時の解決が難しいことでも知られています。リソース不足を解消するためには、人材採用や人材育成を行うほか、プロジェクト管理ツールの導入や外部リソースの活用などが効果的です。
なお、外部リソースを活用する際はフリーランス人材を有効活用できるマッチングサービス「フリーコンサルタント.jp」を検討してみましょう。プロジェクト経験や保有スキルを可視化しながら最適なフリーランスのプロフェッショナル人材を紹介するため、人事部や現場社員による採用工数の短縮にもおすすめです。コンサルタント人材やエンジニア人材など専門職も多いので、リソース不足に悩んでいる企業の方は、お気軽にご相談ください。
（株式会社みらいワ
