「人材不足はどうすれば解消できる？」
「優秀な人材が見つからず、採用してもすぐに辞めて困っている！」
過去に何度か改善を試みたが、人材不足の悩みが解消されない企業は少なくありません。
実は、人材不足の悩みは目先の対策だけでは解消されず、一時的に改善しても、再発することがあります。
本記事では、人材不足の主な3つの原因とその根本的な解決策について詳しく解説します。
最後まで読むことで、人材不足を解消し、より良い職場環境を実現する具体的なステップが分かります。
採用担当者や人事担当者は、ぜひ参考にしてください。
1.人材不足はどうすればいい？3つの主な原因とその解決策
人材不足をどうすればいいか悩んでいる企業は少なくありません。
その原因はさまざまですが、主な原因として次の3つが挙げられます。
それぞれ、順番に解説します。
① 良い人材が採用できない
良い人材が採用できない原因の一つは、企業の魅力を十分に伝えられていないことです。
求人情報が曖昧だったり、仕事内容や待遇が明確でない場合、求職者は応募を躊躇するかもしれません。
また、採用プロセスが複雑すぎたり時間がかかりすぎると、他の企業に優秀な人材を奪われるリスクもあります。さらに、企業文化や価値観が合わないと感じる求職者は、応募を避ける傾向にあるでしょう。これらの要因が重なると、良い人材を確保することが難しくなります。
② 従業員の定着率が低い
従業員の定着率が不足している原因は、職場環境や労働条件、キャリアパスの明確さなどが影響しています。例えば、職場の人間関係が良好でなかったり、労働時間や給与が不満であったりすると、従業員のモチベーションが低下し、退職の原因となります。
また、キャリアパスが不明確な場合、従業員が将来の見通しを立てづらくなり、転職を考えることが増えるでしょう。
これらを改善するためには、職場環境の整備、公正な評価制度の導入、従業員の成長を支援する体制を整えることが重要です。従業員が安心して長く働ける環境を提供することが、定着率向上の鍵となります。
③ 人員に対して業務負荷が増加
人材不足の一因として、人員に対して業務負荷が増えているケースも挙げられます。人員に対して業務負荷が増加する原因は、計画性の欠如やリソースの不足などです。
企業が急成長している場合、適切な人員配置や業務分担が追いつかず、既存の従業員に過度な負担がかかることもあるでしょう。
また、業務プロセスの効率化が進んでいない場合、無駄な作業や時間がかかり、結果として業務負荷が増加します。
さらに、適切なトレーニングやサポートが不足していると、新しい業務に対応する能力が不足し、業務が滞ることがあるでしょう。
人材不足の原因はさまざまですが、次の3つの要因が主なものでした。
それぞれ、根本的な解決策について順番に解説していきます。
① 良い人材が採用できない｜人材不足の根本的な解決策
良い人材が採用できない問題の解決策は次の3つです。
それぞれ、順番に解説します。
人事採用プロセスの改善と効率化
良い人材を採用するためには、人事採用プロセスの改善と効率化が不可欠です。まず、企業の求める人材を明確にし、必要なスキルや経験を具体的に示すことで、候補者の適性をより正確に評価できます。
必要な人材の数に合わせて採用人数や予算を適切に設定し、計画的に採用活動を進めましょう。採用スケジュールやペース管理を徹底し、予算内で効果的にリソースを活用することで、無理のない効率的な採用ができます。
さらに、選考フローや社内環境の見直しも重要です。面接の回数や内容を適正化し、候補者がスムーズに選考できるようにしましょう。応募から内定までの期間を短縮することで、優秀な人材を競合他社に取られるリスクも減らせます。
多様な採用チャネルの活用
良い人材を採用するためには、多様な採用チャネルを活用することが効果的です。従来の求人サイトや企業ホームページだけでなく、SNSや専門の人材紹介会社、イベント参加など、さまざまな方法でアプローチすることが重要です。
特に、SNSは若い世代に対する影響力が大きく、企業の魅力を伝える有効な手段となります。
さらに、リファラル採用（社員からの紹介）を活用することで、信頼性の高い人材を獲得することができます。多様なチャネルを組み合わせて利用することで、幅広い候補者にリーチし、適切な人材を見つけることができるでしょう。
企業文化の明確化と共有
企業文化を明確化し、共有することも良い人材獲得のために有効です。求職者は企業の文化や価値観に共感できるかどうかを重視するため、自社の特徴をしっかりと伝えることが大切です。
公式サイトなどで企業のビジョンやミッション、働き方や福利厚生について具体的に示し、社内の雰囲気やチームの一体感をアピールします。
また、現社員の声や成功事例を共有することで、実際の働き方をイメージしやすくなります。企業文化が明確であれば、共感する人材を引きつけ、長期的な雇用関係を築くことができるはずです。
② 従業員の定着率が低い｜人材不足の根本的な解決策
従業員の定着率とは、「就職後に一定期間働き続けた従業員の割合」を指します。
定着率向上のための根本的な改善方法は次の3つです。
それぞれ、順番に解説します。
効果的なオンボーディングプログラム
従業員の定着率を高めるためには、効果的なオンボーディングプログラムが必要です。オンボーディングプログラムとは、組織に新しく入った人が少しでも早く活躍できるようにするため、組織としてサポートする仕組みのことです。
新入社員が早期に会社の文化や業務に馴染むことで、早期離職を防ぎます。オンボーディングプログラムでは、入社初日からのスムーズな導入を目指し、会社のビジョンやミッション、業務の流れを丁寧に説明します。
また、メンター制度を導入し、先輩社員が新入社員をサポートすることで、安心して業務を進めることができるでしょう。
そして、定期的なフォローアップを行い、適切なフィードバックを提供することで、社員の不安を解消し、定着率を向上させます。
キャリアパスの明確化および研修の充実
従業員のスキル向上とキャリアパスを明示することは、良い人材を育てるとともに、企業の成長や定着率アップにおいて重要です。まず、従業員の教育とトレーニングに投資し、最新の技術や知識を習得させることが求められます。
具体的には、定期的な研修プログラムの実施、資格取得のための補助金、メンター制度の導入などが効果的です。
また、個々のキャリア目標を理解し、それに合わせたキャリアパスを設定することで、モチベーションを高めることができます。例えば、次のようなキャリアパスが考えられます。
- スタッフ：仕事の基本を習得し、ルール遵守とマナー意識を身に付けます。
- リーダー級：チームワークを強化し、当事者意識を持って後輩を指導します。
- 職長級：目標達成に努め、再発防止策を講じ、部下の教育に注力します。
- 課長級：課の方針を策定し、進捗管理や課員の育成に取り組みます。
- 部長級：部の方針を策定し、資源管理や部員の育成、新事業開拓を行います。
- 役員（取締役）：経営戦略を立案し、経営資源の管理や後継者育成に力を入れます。
昇進の条件や各ステージでの役割を明確に文書化することで、社員も昇進に向けてやる気を出しやすく、将来設計もしやすくなるでしょう。
キャリアパスの明確化により、従業員は自己成長を実感し、企業への忠誠心も高まります。
従業員の働きがいや職場満足度向上への取り組み
従業員の定着率を高めるためには、働きがいや職場満足度の向上が欠かせません。従業員が働きやすい環境を整え、やりがいを感じられるようにすることが重要です。
例えば、フレックスタイム制などの柔軟な勤務時間やリモートワークの導入、福利厚生の充実などが効果的でしょう。
また、定期的な社員アンケートや個別面談を通じて、社員の声を聞き、改善点を見つけて対応することも大切です。社員一人ひとりのニーズを理解し、働きやすい環境を提供することで、定着率の向上が期待できます。
③ 業務負荷の増加｜人材不足の根本的な解決策
人員に対する業務負荷が増加している問題の根本的な解決策は次の3つです。
それぞれ順番に解説します。
業務プロセスの見える化と効率化ツールの導入
業務負荷の増加を解決するためには、業務プロセスの見える化と効率化ツールの導入が重要です。業務プロセス可視化ツールを活用することで、従業員の業務内容や時間の使い方を把握し、改善点を見つけやすくなります。
例えば、作業時間や業務の進捗状況をリアルタイムに可視化するツールや、操作ログを記録して不正行為の抑止やインシデント発生時の検証に役立つツールがあります。
また、人手不足には業務効率化の見直しが必要です。業務を効率化する方法の一つに、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）導入があります。
RPAを導入することで、定型業務を自動化し、効率化を図ることが可能です。RPAについて詳細を知りたい方は、ぜひホワイトペーパー（WP）をご覧ください。
このWPでは、RPA導入のメリットや具体的な活用事例、導入プロセスなどが詳しく解説されています。
これらのツールを活用することで、業務の無駄を削減し、生産性を向上させることができます。
優先順位の明確化とタスク管理の改善
優先順位の明確化とタスク管理の改善は、業務の効率を上げ、従業員の負担を減らすために不可欠です。まず、すべてのタスクを洗い出し、「実施すべきタスク」と「実施しなくてもよいタスク」に分類します。
そして、重要度と緊急度を基に時間管理マトリックスを作成し、タスクを4つの象限に分類しましょう。
そうすることで、どのタスクに優先的に取り組むべきかが明確になり、その情報を社内で共有しつつ、リソースを適切に配分するとよいでしょう。ガントチャートを使ってスケジュール管理を行うと、タスクの進行状況や担当者の負担を一目で確認できます。
具体的なツールとして、「Trello」は視覚的にタスクを管理でき、「Asana」はプロジェクト全体の進捗を詳細に把握できます。
また、「Todoist」はシンプルなインターフェースで個人のタスク管理に最適です。これらのツールを活用して、業務の効率化と生産性向上を図りましょう。
一時的な外部リソースの活用（フリーランスや派遣社員の導入）
フリーランスや派遣社員を導入することで、専門知識やスキルを持つ人材を必要な時期に確保することができます。急な業務量の増加にも柔軟に対応でき、内部の従業員の負担を軽減できます。
業務委託は、高度なスキルを持つ専門家に業務を任せるため、質の高い成果を得やすい反面、費用が高くリモート作業が多いことが課題として挙げられます。
そのため、業務やアウトプットの目的を明確にし、業務内容や契約条件を整理し、適切なパートナーを選ぶことが重要です。
また、外部リソースの活用は、固定費の抑制や業務の多様化にも寄与します。定期的な評価を行い、適切なリソースを適宜導入することで、効率的な業務運営を実現します。
人材不足はどうすればいい？という悩みのよくある質問
ここからは、人材不足に関するよくある質問へ回答していきます。
優秀な人材を採用するために最も効果的な方法は？
優秀な人材を採用するためには、企業の魅力を高めることが重要です。具体的には、企業のビジョンやミッションを明確にし、働きやすい環境を整えることが求められます。
また、リクルート活動においては、適切な求人媒体を活用し、ターゲット層にアピールすることが効果的です。さらに、面接や選考プロセスを透明で公正に行い、候補者に対して真摯な姿勢で対応しましょう。
人材不足を解消するために効果的なトレーニングプログラムは？
人材不足を解消するためには、従業員のスキルアップを図るトレーニングプログラムが効果的です。まず、業務に必要な知識や技術を習得できる研修を定期的に実施します。
また、オンラインコースやワークショップを活用し、従業員が自主的に学べる環境を整えることも重要です。さらに、メンター制度を導入し、経験豊富な社員が若手社員を指導することで、効果的なスキル伝承が可能となります。
リモートワークやフレックスタイムの導入は人材不足解消に役立つ？
リモートワークやフレックスタイムの導入は、人材不足解消に大いに役立ちます。柔軟な働き方は、従業員に対するワークライフバランスの向上や働きやすい環境作りが出来ます。
また、通勤時間の削減やストレスの軽減にも寄与し、従業員の満足度と生産性が向上します。
従業員の定着率を上げるために今日からできることは？
従業員の定着率を上げるためには、まず感謝の気持ちを伝えることが大切です。日常的に従業員の努力や成果を認め、感謝の言葉をかけることで、モチベーションを高めることができます。
定期的にフィードバックを行い、成長の機会を提供することも重要です。また、職場環境を改善し、従業員が働きやすいと感じる工夫を行うことも効果的でしょう。
短期的な人材不足に対処するための最善の方法は？
短期的な人材不足に対処するためには、外部リソースの活用が最善の方法です。具体的には、フリーランスや派遣社員を迅速に採用することで、必要な人材を補うことができます。
また、既存の従業員に対して一時的な役割変更や追加業務を依頼し、負担を分散させることも効果的です。
まとめ
本記事では、人材不足を解消するために企業が直面する3つの主な悩みを理解し、それぞれの原因に対応することが重要であるとお伝えしました。
まず、良い人材が採用できない問題に対しては、採用プロセスの改善や多様な採用チャネルの活用、企業文化の明確化と共有が必要です。
次に、従業員の定着率を向上させるためには、オンボーディングプログラムやキャリアパスの明確化、働きがいや職場満足度の向上が重要です。
最後に、人員に対して業務負荷が増加する問題には、業務プロセスの見える化や効率化ツールの導入、外部リソースの活用が有効です。
これらの対策を講じることで、人材不足を解消し、持続可能な成長を実現できるでしょう。まずは、人材不足の主な原因を特定し、できることから始めてみてください。
（株式会社みらいワークス Freeconsultant.jp編集部）
